4 Důvody, proč vaše podnikání potřebuje zdokumentované procesy

Většina podnikatelských podniků začíná ekologicky a přijít na to, "jak děláme věci kolem tady". Majitelé a manažeři jsou často příliš zaneprázdněni, aby dokázali své procesy, pokud není podnik vysoce technický nebo vědecký, nebo pokud řízení procesů není pověřeno klienty, jako je vláda. Jste-li šéfem v podnikání, od stravování potravin až po maloobchodní oděvní butiky až po správu bohatství, nedostanete se za to, že nemáte zdokumentované procesy.

(Koneckonců, jste šéfem.) Ale budete mít chybějící obrovské příležitosti.

Důvody pro vytváření písemných procesů

Existují přesvědčivé důvody, proč vaše malá firma má mít napsané procesy, a to i tehdy, když jste jediný, kdo je právě zapojen:

1. Přidávání a školení zaměstnanců: zapsáno, můžete zaměstnanci jednodušeji a rychleji trénovat. Pokud nebudete zdokumentovat své procesy, budete odolávat přidávání zaměstnanců, protože myšlenka na jejich školení je příliš skličující. Catch-22!
2. Schopnost získat podnikatelské úvěry: Pokud potřebujete financovat vaši firmu, banka nebo jiný věřitel bude muset pochopit vaši činnost. Je to mocné prohlášení, když můžete ukázat věřiteli, jak jste organizováni a že máte opravdu zvládnutí procesů.
3. Zabezpečte větší zisky: Procesy dokumentace odhalují nedostatky v tom, jak děláte věci. Uvidíte překážky a nesrovnalosti, které jste si neuvědomili, že tam jsou. Extra pohyb v obchodním procesu vám ušetří čas a peníze. Odstranění se rovná uloženému času a většímu zisku.

1. Pozice pro eventuální prodej: Chcete-li prodat vaši firmu někdy, kupující bude nejprve chtít vyhodnotit vnitřní fungování. Zobrazením kupujícího procesní příručka se zvyšuje pravděpodobnost prodeje, jakož i vnímaná hodnota vaší společnosti kupujícím. Koneckonců, pokud jsou vaše procesy čisté a dobře zdokumentované, kupující si může snadněji představit, že vstoupí přímo a pokračuje v tom, co jste udělali. Čas ušetřený pro kupujícího se rovná nižším nákladům na silnici, což pro vás znamená vyšší cenu.

Začínáme

Tak jak byste měli jít s tím, že máte procesy pevně (nebo ne tak pevně) v hlavě a dostat je zapsané? Musíte definovat a dokumentovat své procesy. Řekněme, že jste v oboru stravování. Ať už si to uvědomujete nebo ne, máte určité zásadní procesy, které jsou společné všem cateringovým společnostem. Například, každý kuchař musí získat práci, dělat události a následovat s klienty, abyste získali více pracovních míst. Každé z těchto akcí je vlastní proces.

Takže pro vaši firmu napište své kroky a pokuste se je uspořádat v pořadí (i když tam bude překrývání).Pokud proces má více než sedm kroků, zkuste sloučit několik procesů jako dílčí procesy jiného klíčového kroku. V opačném případě je proces příliš obtížné řídit a vysvětlit ostatním.

Můžete se seznámit se seznamem, jako je tento, pro poskytovatele kuchařů a pak v rámci každého procesu zdokumentujete dílčí procesy, které jsou jeho součástí:

1. Získání zaměstnání: Marketing, tvorba návrhů, prodej proces, smlouva
2. Příprava události: Tvorba menu, přípravu jídel, personální obsazení, výběr místa a přípravu
3. Následné sledování události: Provádění klientů, vlastní zpráva
4. Zdroje Je velmi užitečné používat vizuální schémata pro správu procesů než lineární seznam, i když nejste skvělé aplikace Excel nebo jiných programů, seznam je lepší než nic. Naučte se, jak dělat diagramy toku procesů v aplikaci Excel a zjistěte, zda funguje pro vás. Výhodou použití diagramu je, že můžete snadno vidět vstupy a výstupy každého kroku procesu. Dobrý proces je jako dobrý kus psaní: existují přechody mezi odstavci. Pokud krok procesu činí skok k akci a není jasné, jak jste se tam dostali, jděte zpět a ujistěte se, že vstup a výstup jsou jasné a silné.

Pokud chcete číst nejlepší knihu o řízení procesů, podívejte se na Reengineering Corporation od Michael Hammer a James Champy.

I když je kniha téměř dvě desetiletí a byla napsána s velkými organizačními procesy, je to dokonalý zdroj i pro mladé začínající firmy. Pomůže vám to vidět překážky v tom, co děláte, a opravit je.