Vyhnout se těmto 8 chybám při plánování událostí fundraisingu

Základy fundraisingu jsou fantastickým způsobem, jak získat finanční prostředky a uvědomit si vaši věc. Je smutné, že existuje spousta fundraisingových událostí, které ztrácejí peníze nebo jen sotva pokryjí své náklady.

Nebojte se však - shromáždili jsme si osm hlavních chyb, které většina neziskových organizací dělá, druhy chyb, které vedou ke ztrátám, nikoliv k ziskům.

8 chyb při plánování fundraisingových akcí

Pokryjeme tyto osm chyb a poskytneme vám poradní pokyny, jak bojovat s každou chybou.

1. Čeká se příliš dlouho, než začne plánovat událost.
2. Nevybíráme téma pro fundraiser.
3. Předcházející značky produktů na vaší akci.
4. Obtěžování se sponzorstvím Zeptejte se.
5. Výběr ne segmentovat databázi.
6. Účastníci účastníků na fundraisingu čekat.
7. Nepožadují-li se od dárců příspěvek.
8. Zapomněli jste Děkuji svým milým dárcům.

Nyní se dostaneme dolů k podnikání a přijdeme řešení pro každou z těchto selhání:

1. Čekejte příliš dlouho, než začnete plánovat událost.

První chyba je nováček. Je to snadné. A snadno se vyhnout. Buďme upřímní. My všichni jsme tam byli; všichni jsme nadhodnocovali naše schopnosti a podceňovali potíže a skryté výzvy. Tak jsme čekali, dokud to není jen pár měsíců, než bychom v ideálním případě rádi uspořádali nějakou událost, která by hodila něco společného.

Čekání na poslední chvíli není prospěšné pro někoho, alespoň pro vaši organizaci.

Jak děláte rozhodujete, kdy je správný čas začít plánovat událost?

Začíná stanovením vašich cílů pro získávání finančních prostředků. Musíte se nejprve zeptat, "Co doufáme, že s touto událostí dosáhnete? "

Odpověď vám poskytne prostor pro vaši akci na fundraising. Pokud se chcete zaměřit na získání tisíců dolarů za konkrétní projekt, víte, že to budete potřebovat ještě mnoho hodin na přípravu.

Pokud však nemáte na mysli konkrétní cíl, můžete určit, než začnete plánovat svou událost.

V konečném důsledku je vaším cílem to, co zakotví zbývající část vašich rozhodnutí.

Jakmile zjistíte cíl a určíte rozsah vaší události, můžete začít zkoumat dobu, kterou může každý typ události trvat (Silentní plánování aukcí například může trvat až 9-12 měsíců!) .

Není pravidlo tvrdé a rychlé, bohužel, když přijde čas na začátek plánování. Nicméně, čím více času si dáte, tím více času budete muset dýchat a opravit všechny výmoly, které narazíte na cestě.

Jednoduchá oprava: Udělejte si alespoň 6-12 měsíců, abyste mohli naplánovat každou danou akci.Pokud máte pochybnosti, je lepší nechat více času, než si myslíte, že budete potřebovat.

2. Nevybíráme téma pro fundraiser.

Nakonec je téma jednoduchým sjednocujícím nápadem. To je to, co přináší všechny vaše úsilí dohromady pod stejným deštníkem. Většina lidí považuje téma jako něco podobného "pod mořem" nebo "Las Vegas Casino Night. "Ve skutečnosti jsou to skvělé témata. Nejsou však tím nejlepším nápadům, které jsou k vašemu účelu možné.

Pokud chcete získat peníze od dárců, vaše téma musí pocházet z poctivého místa. Musí mít nějaký význam za tím.

To znamená, že tradiční téma může být přepracováno tak, aby splňovalo tato kritéria. Řekněme například, že tento rok je rok, kdy plánujete výrazně růst. Chcete to sdělit účastníkům akce. Ale jak? S zábavným motivem samozřejmě!

Představte si toto: večerní večerní akce, která se cítí jako skutečná džungle, plná stromů a divočiny a nejlépe všech možností. Uhodl jsi to! Téma je "Grow With Us. "

Nejlepšími tématy jsou ty, které se zdvojnásobují jako vzrušující a provokující.

Nezapomeňte, že zvolený motiv vám podává podvědomou zprávu svým účastníkům, proto si zvolte moudře!

Jednoduchá oprava: Bez ohledu na to, jaký druh fundraiser plánujete, nikdy to neublíží, aby to bylo zábavné. Vyberte si lákavé, smysluplné téma a běžte s ním!

Existují desítky nápadů a témat, které je třeba zvážit.

3. Předcházející značky produktů na vaší akci.

Může být snadné odmítnout produkty jako součást vašeho setkání s fundraisingem. Zdá se, že jsou to dodatečné náklady, aniž by to mělo mnoho výhod.

Pravda je však: návratnost investic (ROI) na fundraisingové produkty je astronomická.

Pokud o tom přemýšlíte, může mít značný produkt, který mohou vaši účastníci v příštích několika letech nosit nebo popíjet, je prakticky neocenitelný. Je to reklama vašich dárců!

Kromě toho mohou účastníci vaší události nosit košili nebo nápoje z láhve s názvem vaší organizace, která je na ní viditelně zobrazena (plus jména vašich sponzorů) na další roky. Používají-li tento výrobek po dobu pěti let, znamená to nespočet reklamních příležitostí.

Stovky přátel, rodinných příslušníků a známých si mohou přečíst zprávu na košili nebo láhev s vodou a zeptat se: "Co je to za všechno? "S trochou štěstí, to bude zužitkovat jejich zájmy, a ti přátelé a rodinní příslušníci se podívají na zapojení do vašeho neziskového.

Získávání finančních prostředků je výhodné pro všechny.

Možná přemýšlíte: "A co přeplnění? Co děláme se všemi doplňky, které jsme si objednali? "Koneckonců, tričko musí být objednáno v několika velikostech.

Nicméně, crowdfunding vašich produktů řeší přeplnění (a velikosti problémů). V případě triček může každý účastník předem vybrat svou velikost, styl a barvu. Tímto způsobem nikdy nemáte žádné doplňky, které by ležely kolem, a každý dostane přesně to, co chce.

Prostřednictvím platformy crowdfunding si každý účastník může zvolit propagační předmět, který by chtěl, umístit objednávku a tento produkt bude dodán přímo k nim.

Jednoduchá oprava: Pokud jste tak ještě neučinili, ujistěte se, že ve své strategii pro události obsahujete značkové produkty. Produkce fundraisingu je více než jen skvělá trička. Existují desítky nápadů na výběr výrobků.

4. Kroužky s sponzorstvím Zeptejte se.

Není to žádné tajemství: za nejvýznamnějšími fundraisingovými akcemi je alespoň jeden velký sponzor. Problémy, s nimiž se mnoho neziskových organizací setkává, je nastavení toho počátečního dotazu. Je to nehorázné a požádat firmu o sponzorování události, stejně jako je to trapné požádat někoho o peníze. Nepochází přirozeně. Nicméně, musíte

myslet na to takto: sponzorství nejsou peníze za nic; jsou dohodou o partnerství. Máte něco, co by si všichni tržně vědomi podnikání přáli. Máš hodně příčinu. Průzkum trhu ukázal, že více než 70% lidí by změnilo značky na podnik, který podporuje dobrou věc. Navíc drtivá většina lidí také velmi doporučuje jakýkoli produkt nebo společnost, která se spojuje s uznávanou neziskovou organizací.

Jednoduché a jednoduché, protože marketing dělá neuvěřitelné věci pro jakékoli podnikání.

Tak proč je tak těžké, aby se zeptal?

Je to nedostatek výzkumu. Abyste se co nejlépe zeptali, musíte vědět, o čem mluvíte, s kým mluvíte a co přesně máte k dispozici. Prvním krokem je vyřešení veškerých možných připojení, která můžete mít v rámci firmy. Mít někoho zevnitř by měl pomoci objasnit, jaké jsou cíle společnosti.

Pokud nemáte žádné vnitřní spojení, nemějte strach. Každou osobu můžete kdykoli kontaktovat a zahájit neformální konverzaci. Informační rozhovor, pokud ano.

Dalším cílem je zjistit, jaké jsou vaše marketingové cíle potenciálních sponzorů. Co chtějí od neziskové organizace, jako je vaše? Je to vystavení publiku? Jinak je to spíše o přidružení k dobré věci?

Jakmile to všechno víte, můžete určit, co musíte obchodovat za sponzorství.

Mají-li všechny informace na ruce, zabrání tomu, aby se dotazoval.

Navíc, potenciální sponzor na konci dne má prospěch z partnerství stejně jako vaše organizace.

Jednoduchá oprava:

Předem provádějte rozsáhlý výzkum, abyste se ujistili, že přesně víte, co můžete požádat od svých potenciálních sponzorů - a co je na oplátku nabídnout. 5. Volba není segmentovat vaši databázi.

Když děláte seznam návštěvníků události (a dvakrát jej kontrolujete), možná se divíte: "Kdo s největší pravděpodobností po této události udělí významný dar? "Je to skvělá otázka!

Pokud se však přestanete přemýšlet, možná vám chybí nějaké skvělé příležitosti k zodpovězení vaší otázky. Správným postupem akce je dozvědět se více o vašich příznivcích a následně segmentovat databázi podle toho.

Prvním krokem můžete dosáhnout provedením výzkumu vyhlídek.

Existuje několik přístupů, které můžete prověřit a vyhodnotit své dárce. Můžete si udělat DIY a zkusit získat informace z internetu.

Nebo můžete najmout výzkumného pracovníka nebo poradce. Seznam dárců můžete odeslat také společnosti zabývající se výzkumem prospektů.

V každém případě nechte informace, které shromáždíte z vašeho výzkumu, informujte o svých rozhodnutích o segmentaci. Řekněme například, že provádíte nějaký průzkum a zjistíte, že máte pár dárců, kteří by byli vynikajícími kandidáty na velké dárky.

budete chtít segmentovat vaši databázi, abyste zdůraznili, že tito dárci mohou být významným přispěvatelem vašeho neziskového sektoru. Získání těchto znalostí může také informovat o způsobu, jakým uspořádáte své schůzky na setkání s fundraisingovou událostí.

Navíc může ovlivnit způsob oslovení jednotlivých účastníků. Někteří účastníci mohou skončit vyžadováním osobnějšího dotyku (telefonního hovoru spíše než e-mailu) a pozvat je k vaší události.

Bez tohoto výzkumu a oddělování vašich dárců do smysluplných kategorií byste mohli vynaložit příliš mnoho energie na účastníky, kteří pravděpodobně nedali. Ještě horší je, že možná jste ignorovali rozhodující příznivce! Naštěstí nyní víte, že je důležité, abyste před časem trochu kopali.

Jednoduchá oprava:

Vykonávejte průzkum vyhlídek účastníků vaší události a segmentujte svou databázi před událostí, takže nikdy nevynechejte příležitost správce potenciálního významného dárce. 6. Účastníci účastníků na fundraisingu čekají.

Jedná se o další novou chybu, kterou bohužel mnoho neziskových organizací učiní, když zřídí akci na fundraising.

Jak říkají: "Ztrácíte tisíc dolarů každou minutu kolem 21:00. "To je, posílejte své hosty domů dříve než později.

Účastníci setkání s fundraisingem nechtějí být navždy drženi v zajetí. Mají život, děti a práci, a nechtějí trávit šest hodin na vaší akci, ať už je to báječné.

Ve skutečnosti se vaši fanoušci milují vaši organizaci. Neukázali by se na vašem fundraiseru ani nenalezli způsob, jak darovat vaší věci jinak.

Nicméně

neznamená, že byste mohli navždy udržet jejich pozornost. Jistě, existuje spousta způsobů, jak připravit další příležitost k získávání finančních prostředků, ale ani ta nejzajímavější "hlavní událost" nemůže ospravedlnit fundraiser, který trvá několik hodin déle, než se očekávalo.

Když máte pochybnosti, to nikdy neublíží, aby se zkrátila dobrá událost trochu krátká.

Možná budete chtít, aby se dobré časy valily, ale vezměte stránku ze playbooku The Beatles a opusťte, když jste vpřed.

Jednoduchá oprava:

Ponechte své akce na fundraising krátké, sladké a na místě. Vždy chcete nechat své hosty chtít víc! 7. Nepožaduje-li od účastníků žádost o dar.

To by mohlo být nevýrazné a možná se divíte, proč je dokonce i na tomto seznamu. Nicméně, abych vám řekl pravdu, většina neziskových organizací nikdy nepřijde přímo a neřekne, co chtějí.Nikdy se opravdu neptali na dary, i když si myslí, že mají.

Mnoho neziskových organizací pokrčí rameny a říká: "Požádal jsem o podporu! "Celkově to není dost. Pokud se nikdy zeptáte svých příznivců na dary, pokud nikdy nejste konkrétní o vašich potřebách, jak můžete očekávat, že pro vás přijdou? Nejlepší způsob, jak tuto nesrovnalost napravit, je ponořit se do těchto specifik na vaší akci na fundraising. Řekněte svým účastníkům o vašich vznešených cílech a cílech. Nechte je v plánování vašich nadcházejících iniciativ.

Jsou pravděpodobně zvědaví na projekty, které hodláte řešit. Navíc chtějí vědět, jak mohou pomoci - jak se mohou dostat do přízemí dobré práce, kterou sledujete.

Tak se zeptat!

Požádejte dárce o pomoc. Řekněte jim, že jejich dary záleží a že každý dolar počítá s dosažením vašich neziskových snů.

Může se nejprve cítit nepřirozeně žádat o peníze, ale vaši dárci by radši věděli pravdu, než aby pokračovali, aniž by věděli, jak by mohli skutečně pomoci vaší věci.

Jednoduchá oprava:

Zeptejte se přímo účastníků vaší události. Možná vás překvapí, jak pozitivní jsou jejich odpovědi.

8. Zapomenete Děkuji svým milým dárcům.

Jednou z největších omylů, které mnozí fundraisři dělají, není poděkování svým účastníkům a dárcům. Nebo pokud ano, nemusejí své dárce poděkovat správným způsobem. Například, pokud dárce po získání finančních prostředků dává 10 dolarů, je naprosto přijatelné jim poslat e-mail s poděkováním.

Pokud však váš dárce dává neziskové $ 5 000, můžete se vsadit, že e-mail nestačí. Dobře promyšlené poděkování je v pořádku. Kromě toho může být oficiální telefonát, který by potvrdil jejich štědrý příspěvek.

Tento bod je:

Aby bylo možné poskytnout nejlepší zkušenost se správou, je důležité zvážit každého ze svých dárců jako jednotlivce. Je také důležité si uvědomit, že uznáním vašich dárců je to, co jim brání v návratu do vaší organizace.

Dobré spravování je klíčem k vysokým mírám retencí dárců.

Dárci často uvádějí nedostatek komunikace a / nebo vděčnosti za důvod, proč zanechali neziskové organizace. Nejen že to, co říkáte, záleží, ale to také záleží , když to říkáte

.

Osvědčené postupy pro poděkování vašim účastníkům akce jsou zaslání potvrzení během prvních 48 hodin po získání fundraiseru. Prakticky řečeno, to znamená, že byste nejspíš měli nejprve poslat vděčnost prostřednictvím e-mailu a poté se přesunout na více personalizované způsoby, jako jsou telefonní hovory a posíláte dopisy poděkováním. Jednoduchá oprava: Ujistěte se, že děkuji svým dárcům časně, často a způsobem, který vyhovuje jejich zapojení do vaší organizace.

Ačkoli může být spousta chyb, které by neziskové organizace mohly snadno provést s fundraisingovou událostí, existuje také tolik rychlých oprav. Využijte tato řešení a můžete uspořádat fundraisingovou akci s důvěrou, že získáte více peněz, než jste vynaložili.