5 Kroků do systému udržování záznamů o podnikání

Pravděpodobně jste slyšeli výraz "Garbage In, Garbage Out. "Tato fráze, původně aplikovaná na počítačový hardware a software, funguje také pro finanční stránku vašeho podnikání. Pokud chcete uspět, budete muset vytvořit finanční systém, který vyčistí odpadky a který vám poskytne přesné a užitečné informace, abyste zjistili, jakým způsobem děláte, a víte tedy, kdy budete jednat podle těchto informací.

Zde je pět jednoduchých kroků při vytváření jednoduchého finančního systému pro uchovávání záznamů: Zachycení, kontrola, záznam, kontrola, jednání.

Nejprve ZACHyberte informace.

Pokud tam není, neexistuje. Když začínáte podnikat, máte zvyk zachytit všechno, takže se stává automatickým. "Capture" je nejtěžší a nejdůležitější součástí procesu; je to otázka formování zvyku shromažďovat informace. Sledujte každou částku, kterou utratíte za vaši firmu, a každou částku, kterou jste přijali jako prodej. Nebojte se v tomto okamžiku o tom, že s informacemi děláte něco. Jen se ujistěte, že vše, co zachytit, zahrnuje a) popis položky, b) částku a c) datum.

Za druhé, ZKONTROLUJTE, aby byly informace úplné a správné.

Každé dva týdny, strávili hodinu procházkou a kontrolou. Zkontrolujte, zda jsou všechny informace, které máte k dispozici, připraveny k nahrávání.

Ujistěte se, že jste zahrnovali datum a částku a dostatek podrobností o tom, jaké náklady byly, abyste je mohli přesně zaznamenat. Například poznámka pro "papír, $ 3. 55, 7/12 "nemusí být dostatek informací. Proč byl papír? Bylo to noviny, které jste koupili pro kancelář? Nebo jste si koupili papír pro počítač?

Nastavte určitý čas pro schůzku se sami na konci alternativních týdnů (každý druhý pátek, například), abyste vše zkontrolovali. Nečekejte příliš dlouho; čím déle počkáte na to, tím obtížnější bude zapamatování a shromažďování informací.

Za třetí, ULOŽTE informace, které chcete uložit.

Nahrávání znamená uvedení finančních informací do použitelné formy. Poté, co je vše zaškrtnuto, přečtěte ji ke svému účetnímu, abyste ho mohli nahrávat, nebo si ho sami nahrátte. Udělejte to měsíčně. Zadejte informace do tabulkového procesoru nebo účetního softwaru. Mohli byste také zjistit, že online software pracuje pro vás, takže vy i váš účetní můžete oba informace vidět a diskutovat o nich. Jen se ujistěte, že každý měsíc zaznamenáváte vše, abyste si je mohli prohlédnout.

Začtvrté, konsolidujte a aktualizujte informace.

Jakmile jsou vaše finanční informace zaznamenány každý měsíc, vytiskněte čtyři zprávy:

• rozvaha
• výkaz zisku a ztráty (p & l)
• výkaz o stárnutí pohledávek a zpráva o závazcích
• .

Pro každý přehled uveďte srovnání se stejnými informacemi z minulého měsíce. Zvláštní pozornost věnujte specifickým informacím v těchto zprávách.

Nakonec ACT, na základě toho, co víš.

Ve většině případů může "ACT" znamenat nic nedělat, pokud vše vypadá dobře.

V ostatních případech by to mohlo znamenat změnu. Vytvořte "spouštěcí body", kde vás informace přimějí jednat. Zde jsou některé navrhované spouštěcí body:

1. Rozvaha . Pokud vidíte, že pasiva se zvyšují každý měsíc po dobu tří měsíců (což pravděpodobně znamená, že se také zvyšují aktiva a / nebo výdaje), snižte výdaje.
2. Výkaz zisku a ztráty . Pokud vidíte, že určitý náklad se zvyšuje jako procento z prodeje, zeptejte se sami sebe, proč se zvyšuje. Je-li zvýšení nutné, možná budete chtít snížit výdaje na další výdaje, abyste udrželi úroveň zisku.
3. Stárnutí pohledávek . Buďte asertivní při chodu po pomalých plátcích. Čím déle necháte splácet dluh, tím méně je pravděpodobné, že dostanete peníze. Nastavte systém sbírek, jak jsem popsal výše, abyste se ujistili, že jste zaplatili okamžitě a že pomalí plátci nemají pocit, že nechcete, aby vaše peníze.
4. Účty splatné . Zaplať co nejrychleji. Pokuste se zaplatit dříve, než získáte slevy. Pokud nemůžete zaplatit všechny své účty, zaplaťte ty, které vám způsobí, že budete mít sankce, nebo které ovlivní vaše hodnocení. Dokonce i když je za placení účtů odpovědný někdo jiný, vy jste ten, kdo je konečně zodpovědný za to, že vaše obchodní dluhy budou placeny.

I když nejste obeznámeni s finančními systémy, měli byste být schopni nastavit tento systém a udržet jej v chodu. Nejtěžší je shromažďování informací. Jakmile vytvoříte "sbírkový zvyk", zjistíte, že zbytek bude s ním.

Nezapomeňte, CCRRA - Zachyťte finanční informace pro vaši firmu, Kontrola , že každý druhý týden, Record Ubytování Informace měsíční , pak Act podle potřeby, aby se vaše finanční situace udržovala hladce. Pokud budete postupovat podle tohoto jednoduchého pětistupňového systému, minimalizujete "odpad" a problémy, které s ním přicházejí, a maximalizujete tak finanční situaci.

Dobře organizovaný finanční systém udržuje vaše podnikání finančně životaschopné po mnoho let.