12 Jednoduchých kroků pro plánování efektivních schůzek

Jste-li jako většina lidí, které znám, myšlenka strávit den v setkáních zpět-dozadu přináší pocity strachu. Setkání mohou být nudné, jsou často zbytečné a určitě si vyloučí čas od jiné práce. Setkání však mohou být velmi efektivní a produktivní, pokud jsou plánovány správně.

12 jednoduchých kroků pro plánování efektivních schůzek

Opravdu potřebujete setkání?

Nejprve se rozhodněte, zda je plánování skutečně nutné.

Často si myslíme, že formální setkání je nejlepší způsob, jak sdílet informace nebo diskutovat o tématu. Pokud však vaše zprávy mohou být doručeny prostřednictvím e-mailu nebo konferenčního hovoru, nebo jen tím, že shromáždí pár lidí ve vaší kanceláři po dobu 15 minut, pak přeskočte na formální setkání.

Invite pouze lidi, kteří opravdu potřebují, aby tam byli

Byli jste někdy pozváni na schůzku a přemýšleli jste - do poloviny - proč jste tam? Neztrácejte čas lidem tím, že je pozvete na setkání, které se nemusí účastnit. To nebude účinné setkání. Musí být někdo z účetnictví přítomen na schůzce, aby odpověděl na otázky rozpočtu? Poté zvete jednu osobu z účetnictví, která je pro tento úkol vhodná.

Pokud je kolega nebo školitel třeba informovat o tom, o čem se diskutovalo na schůzce, nemusíte je pozvat na vlastní schůzku. Jednoduše připravte shrnutí schůzky a pošlete je poté. Ocení spořič času a máte jistotu, že - protože jste zadali informace písemně - jsou plně informováni o diskusích.

Odeslání připomenutí schůzky

Život je zaneprázdněn a kalendáře se rychle zapisují s naplánovanými aktivitami. Pošlete upozornění na další schůzku dva dny před svolením. To potvrdí ty lidi, kteří odpověděli, že budou v přítomnosti, a také vám předem informuje, pokud se změnily plány a klíčové účastníci nemohou uskutečnit plánovanou dobu setkání.

Vytvořte agendu

Chcete-li naplánovat efektivní schůzky, musíte nejprve naplánovat, o čem se bude diskutovat. Jaký je cíl setkání? Co se snažíte dosáhnout?

Předem připravte program schůzek a rozdělte jej účastníkům. Uveďte počáteční čas a uveďte krátký seznam témat, které je třeba řešit. Nezačněte své vlastní setkání s dlouhou a příliš podrobnou agendu. Uveďte podle jména osoby, které budou odpovědné za hlášení o konkrétní oblasti.

Ujistěte se o očekávání

Když poprvé posíláte oznámení o schůzce, ujistěte se o jeho účelu a vašich očekáváních. Bude schůzka otáčet kolem prezentace a účastníci by měli být připraveni dělat si poznámky? Nebo je to brainstorming, kde se od návštěvníků očekává, že se budou prezentovat s nápady a návrhy?

V některých firemních kulturách se zaměstnanci shromažďují, aby poslouchali a pak se vrátili zpět do svých pracovních prostor. V ostatních společnostech se zaměstnanci svobodně účastní. Na dnešních spolupracujících pracovištích je interakce a sdílení nápadů nejen vítána na setkáních; je často cílem samotného setkání.

Začněte včas

Jste-li člověk, který se obvykle setkává na setkání včas, pak pochopíte, jak frustrující je to, když se skutečné schůzky nedostanou za 15 minut, když se lidé do místnosti dostanou.

Co se nevyhnutelně děje, jdeme vpřed, každý ví, že tyto schůzky nikdy nezačínají včas, takže se každý začíná objevovat pozdě.

Převezme si své schůzky. Začněte okamžitě v daném časovém úseku. Zavřete dveře a začněte. Ti stoupenci rychle dostanou zprávu, že přijíždějí pozdě a oni by měli jen jednou udělat chybu.

Udržujte je krátká a jednoduchá

Většina schůzek je hodnocena hodinu, kdy - v mnoha případech - stačí 30 minut nebo dokonce 45 minut. Když je přiděleno příliš mnoho času, obvyklým výsledkem je, že čas je zbytečný. Lidé se po skončení schůzky přestanou nebo mají příliš dlouhou dobu na daném bodu programu. Udržujte schůzky krátké a na místě.

Zůstaňte v tématu

Samotný program nebude fungovat efektivně. Držte se pořadu jednání a pokračujte v diskusích z odbočování na dotycích.

Vypracujte jakékoli mimořádné dotazy, uveďte, že je to téma pro další setkání, bude adresováno soukromě nebo podobně. Nikdo nemá rád neštěstí, kde se schůzka zadržovala na jiném rozhovoru.

Vezměte menší setkání mimo konferenční místnost

Sedět ve stejné známé konferenční místnosti shromážděné kolem stejného známého stolu je jen to - známé. Chcete-li povzbudit zaměstnance ke vzájemné interakci, kreativnímu rozmýšlení a živým diskusím, zvážit setkání mimo standardní konferenční místnost.

Zvažte setkání u stolu venku, pokud to dovolí místo a počasí. Zkuste se shromáždit ve společné místnosti, která má pohovky a malé stoly místo velkého konferenčního stolu a otočných židlí.

Nebojte se přijmout jiný přístup

Pokud přístup ke schůzce nefunguje, nebojte se přepínat kurz. Pokud například brainstorming přináší klidnou místnost s velmi malým rozhovorem, změňte směr. Buďte flexibilní a věnujte pozornost tomu, jak probíhá celková schůzka.

Používejte technologii

Plánujte technologii, aby se účastníci zapojili. V dnešním digitálním světě jsou většina lidí zvyklá na prohlížení grafiky nebo videa, která podporuje slova, která slyší. Odvolání k tomuto myšlení a začlenění audiovizuálních médií při plánování vašeho setkání.

Počítače promítané na velké obrazovky a prezentace Smart Board, které podporují interakci, jsou vítanou změnou ze standardních zdlouhavých prezentací aplikace PowerPoint.

Odeslání shrnutí schůzky

Do jednoho dne po schůzce zašlete stručné shrnutí toho, o čem se diskutovalo. Tuto skutečnost šířit e-mailem všem zúčastněným osobám, osobám, které se nemohly zúčastnit schůzky, a těmi, kteří je potřebují být informováni.Zahrnujte také všechny položky akce, které určují, kdo je zodpovědný za každou položku, stejně jako datum splatnosti.