10 Způsobů, jak udržet vaše digitální soubory

Sledování vašich elektronických dokumentů může být v dnešním "kabelovém" světě daleko.

Kromě ukládání dokumentů lokálně na stolní počítače, notebooky nebo mobilní zařízení stále více firem používá cloud pro základní obchodní aplikace a ukládání souborů. (Proč Cloud Computing je ideální pro malé firmy a 5 nevýhody Cloud Computingu.)

Dalším komplikovaným problémem s ukládáním je potřeba mnoha firem sdílet dokumenty mezi zaměstnanci - v kanceláři se to obvykle provádí pomocí souborového serveru nebo síťové úložné zařízení (NAS).

Je-li vyžadován sdílený mobilní přístup, mohou být dokumenty uloženy v cloudu a sdíleny přiřazením přístupových oprávnění.

Organizace je klíčem

Kdekoli jsou dokumenty uloženy, je důležité je udržovat v organizaci a aktuální. Cílem správy elektronických souborů je zajistit, abyste mohli najít to, co hledáte, a to i v případě, že ho hledáte roky po jeho vytvoření.

Většina obchodních lidí se v jednom nebo druhém okamžiku ocitla v trapném postoji, že má zákaznické volání a není schopen rychle vyhledat příslušnou fakturu nebo jiné důležité doklady pro zákazníky. Stejně nepríjemné se na konci roku pokouší najít dokumenty týkající se firemních účtů pro účetního nebo dokonce horší, daňovník.

Správná organizace elektronických dokumentů je obzvláště kritická ve sdíleném prostředí - pokud některý z vašich zaměstnanců chybí (dočasně nebo trvale!), Měli byste být schopni snadno najít všechny dokumenty vytvořené nebo spravované touto osobou.

(Mějte na paměti, že potenciální ztráta dat s nespokojenými odchodovými zaměstnanci je dalším důvodem k ochraně vašich obchodních údajů. Viz 6 Pravidel ochrany obchodních údajů).

Tyto tipy pro správu souborů vám pomohou uchovat vaše soubory přístupné:

1. Použijte výchozí instalační složky pro programové soubory.

Při instalaci aplikačních programů použijte výchozí umístění souborů.

V systémech Windows se soubory programů konvenční aplikace nacházejí pod adresářem (Drive Letter:) -> Program Files. Instalace aplikací jinde je matoucí a zbytečná.

2. Jedno místo pro všechny dokumenty.

Umístěte všechny dokumenty pod jednu složku "root". Pro jednoho uživatele v prostředí Windows je výchozí umístění složka Dokumenty.

V prostředí sdílení souborů se snažte udělat totéž - vytvořte jednu kořenovou složku (nazývanou například "Shared Documents") a uložte všechny dokumenty do podadresářů uvnitř kořenové složky. Jednoduché umístění všech dokumentů usnadňuje hledání věcí a spouštění záloh a archivů.

3. Vytvoření složek v logické hierarchii.

Jsou to zásuvky počítačové schránky, abych tak řekl. Použijte jednoduchý jazyk pro pojmenování složek; nechcete se podívat na tento seznam složek v budoucnu a přemýšleli, co znamená "TFK" nebo jakákoli jiná zajímavá zkratka, kterou jste vymysleli.

4. Nest složky ve složkách.

Vytvořte jiné složky v těchto hlavních složkách podle potřeby. Například složka s názvem "Faktury" může obsahovat složky s názvem "2013", "2012" a "2011". Složka pojmenovaná pro klienta může obsahovat složky "customerdata" a "correspondence".

Cílem je mít každý soubor ve složce spíše než mít spoustu osiřelých souborů uvedených.

Nevytvářejte však složité, hluboce vrstvené struktury složek - místo toho použijte popisné názvy souborů.

5. Dodržujte konvence pojmenování souborů.

Některé operační systémy (například Unix) nepovolují mezery ve jménech souborů nebo složek, takže se vyvarujte, pokud je vaše počítačové prostředí smíšené - místo toho použijte podtržítka jako oddělovač (např. Doe_John_Proposal. Doc.) Jiné znaky jako / ? : * | "^ jsou také zakázány v názvech souborů nebo složek pod Windows

Používejte popisné názvy souborů pro snadnou identifikaci a vyhledávání, ale nepřejíždějte přes palubu - názvy souborů / cest mají omezení délky, které se liší mezi operačními systémy. délka cesty pro soubor (např. písmeno jednotky + názvy složek + název souboru) je 260 znaků

Použijte obvyklé zkratky kdekoli je to možné

6. Specifikujte

v názvech souborů, pokud je to možné.Chcete-li jmenovat soubory, musí být schopen zjistit, o jaký soubor jde, aniž byste je museli otevřít a podívat se.Takže pokud dokument je dopis zákazníkovi připomínající mu, že platba je po splatnosti, jako "overdue_20120115", spíše než něco jako "dopis" Jak víte, kdo je dopis bez otevření?

Pokud sdílíte soubory prostřednictvím e-mailu nebo přenosných zařízení, možná budete chtít název souboru obsahovat více specifických informace, protože informace o složce nebude součástí sdíleného souboru. Například pokud je váš dokument umístěn v položce Moje dokumenty Faktury 2014 Zákazníci Doe_John_20140416. doc a soubor je sdílený nebo zaslaný e-mailem, všichni vidí příjemce je Doe_John_20140416. doc a nemusí být schopen zjistit, že soubor je zákaznická faktura bez jeho otevření.

7. Soubor po cestě.

Nejlepším časem pro podání dokumentu je při jeho prvním vytvoření. Vezměte si zvyk používat dialogové okno "Uložit jako" pro uložení vašeho dokumentu a jeho pojmenování, a to na prvním místě.

8. Objednejte si soubory pro vaše pohodlí.

Pokud existují složky nebo soubory, které hodně používáte, přetáhněte je do horní části seznamu souborů jejich přejmenováním pomocí a! nebo AA na začátku názvu souboru.

9. Pravidelně odstraňujte soubory.

Někdy je zřejmé, co je staré, jako v příkladu složky s názvem "Faktury" výše.Pokud tomu tak není, udržujte své složky přehledně vyčištěním starých souborů.

Do ne odstraňte soubory související s obchodem, pokud si nejste zcela jisti, že soubor nikdy nebudete potřebovat. Místo toho ve své hlavní sbírce složek pod kořenovou složkou vytvořte složku s názvem "stará" nebo "neaktivní" a přesuňte staré soubory do ní, když narazíte na ně.

10. Zálohujte soubory pravidelně.

Ať už kopírujete soubory na jinou jednotku nebo na pásku, je důležité nastavit a postupovat podle běžného režimu zálohování. Viz 3 kroky k úspěšnému zálohování.

Správná správa souborů umožňuje najít jednoduché řešení

Správa elektronických dokumentů by měla být součástí celkové strategie správy dokumentů pro vaše podnikání. Správný plán správy dokumentů by měl zahrnovat všechny aspekty zpracování dokumentů, včetně ukládání, vyhledávání, zálohování a zabezpečení.

Funkce vyhledávání je úžasná věc, ale nikdy nebude odpovídat snadnosti přímého přechodu do složky nebo souboru. Pokud budete tyto rady pro správu souborů postupovat důsledně, i když nevíte, kde je něco, víte, kde by to mělo být - obrovskou výhodou při hledání toho, co hledáte. Správné postupy správy souborů vám ušetří čas a peníze.