Pracovníci Soubory a vzorové soubory

Osobní dokument je uchovávaná dokumentace zaměstnavatele o historii a stavu celého pracovního poměru s jednotlivým zaměstnancem. Zaměstnavatel uchovává tuto pracovní dokumentaci v osobním spisu ze tří důvodů.

• Zaměstnavatel chce mít přesné informace užitečné a organizované, když potřebujete přístup k informacím z jakéhokoli důvodu. Změny v tísňových kontaktech, adresy zaměstnanců, sledování hodnocení výkonnosti, disciplinární písemnosti, uznání zaměstnanců a materiály týkající se žádostí o zaměstnání jsou příklady informací, které zaměstnavatel bude chtít mít k rychlému přístupu.

• Zaměstnavatel musí uchovávat dokumentaci týkající se personálních otázek, jako je výběr zaměstnanců, výkonnost, historie práce, odůvodnění kompenzace a interní propagační aplikace, abychom jmenovali jen několik.
  Žádost o EEOC, soudní spory nebo dokonce potřebu odůvodnit nedostatek zvýšení nebo povýšení zaměstnance vyžadují, aby zaměstnavatel shromáždil a uchoval tento typ dokumentace zaměstnance.
• Některé záznamy zaměstnanců vyžadují federální nebo státní vlády, aby si zaměstnavatelé udrželi. Uspořádání informací o zaměstnance v personálním spisu má smysl pro přístup a právní shodu a připravenost.

Typy souborů osobních údajů

Zaměstnavatel obecně uchovává několik typů osobních spisů pro obchodní účely, důvěrnost zaměstnanců, soukromí lékaře a dodržování právních předpisů. Nevím o žádném zákoně, který říká, kolik souborů je zaměstnavatel povinen uchovávat.

Existuje však mnoho zákonů a existují nejlépe osvědčené postupy týkající se důvěrnosti zaměstnanců, které upravují obsah osobních složek a mají přístup k těmto informacím.

Toto jsou osobní soubory, které většina zaměstnavatelů v USA udržuje. (Celosvětové zákony a postupy se mohou lišit.)

• Personální soubor: Toto je hlavní soubor zaměstnanců, který obsahuje historii pracovního poměru.
• Mzdový soubor: Chcete zachovat samostatný soubor pro všechny mzdové otázky týkající se platu a výhod.
• Lékařský soubor zaměstnanců: Zákon o přenosnosti a odpovědnosti zdravotních pojišťoven z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje, aby zaměstnavatelé chránili zdravotní záznamy zaměstnanců jako důvěrné.
• I-9 Zaměstnanecké formuláře: Pro všechny zaměstnanecké (ne na zaměstnance) I-9 musíte mít samostatný soubor, protože nechcete, aby státní zaměstnanci, o okolnostech, přihlížejících prostřednictvím vašich hlavních, důvěrných osobních složek zaměstnanců.

Přístup zaměstnanců k osobním souborům

Zaměstnancům je umožněn přístup k osobním spisům zaměstnanců pod vedením a dohledem personálu lidských zdrojů.Soubory zaměstnanců zaměstnanců jsou považovány za majetek zaměstnavatele, který je odpovědný za jejich údržbu a ochranu.

Vzorové zásady pro souborové soubory

Následují vzorové zásady týkající se souborů osobních složek pro použití ve vaší společnosti. Diskutuje o různých doporučených souborech a o tom, kdo by měl mít přístup ke každému souboru.

Vzorová politika

Společnost má pro každého zaměstnance tři soubory zaměstnanců.

Pro každého zaměstnance společnosti (Vaše firma) je udržován osobní soubor . Tyto osobní záznamy obsahují důvěrné dokumenty a jsou řízeny a udržovány zaměstnanci lidských zdrojů.

Přístup k tomuto souboru je omezen na zaměstnance personálního oddělení a předpokládá, že manažer každého zaměstnance udržuje svůj vlastní soubor s dokumenty relevantními pro pracovní výkon zaměstnance.

Typické dokumenty v osobním spisu zahrnují žádost o zaměstnání, kontaktní formulář pro rodinné nouzové styky, dokumentaci o disciplinárních činnostech, životopis, příručku pro zaměstnance a podpisové listy zaměstnavatele, aktuální osobní údaje a reference práce.

Ne všechny osobní soubory obsahují stejné dokumenty, ale každý osobní soubor obsahuje některé dokumenty, které jsou stejné.

jsou také udržovány mzdové soubory ; mzdové soubory obsahují historii pracovních míst, oddělení, odměny a podobně. Přístup k mzdovému souboru je omezen na příslušný účetní a personální personál.

Také je zachován lékařský soubor pro zaměstnance . Obsah lékařského spisu není k dispozici nikomu kromě osobních zaměstnanců určených pro personální obsazení a zaměstnance, jehož záznamy jsou uchovávány v spisu. Na jméno společnosti), zdravotnické soubory dostávají nejvyšší stupeň bezpečného ukládání a důvěrnosti.

Zaměstnanec si může prohlížet svůj osobní soubor osobním zaměstnancem během běžných pracovních hodin. Žádný zaměstnanec nemůže změnit ani odstranit žádný dokument ze svého osobního spisu, který musí být prohlížen za přítomnosti personálu HR.

Také známá jako zaměstnanecké soubory, záznamy zaměstnanců, soubory lidských zdrojů, dokumentace

Odmítnutí odpovědnosti - Poznámka:

Susan Heathfield vynakládá veškeré úsilí, aby nabídl přesné, a poradenství na pracovišti jak na této webové stránce, tak i na této webové stránce, ale není právním zástupcem a obsah na webu, ačkoli je autoritativní, není zaručen přesnost a legálnost a neměl by být chápán jako právní poradenství .

Stránky mají celosvětové publikum a pracovní zákony a předpisy se liší od státu ke státu a zemi do země, takže stránky nemohou být definitivní pro všechny z nich na vašem pracovišti. V případě pochybností vždy vyhledávejte právní poradce nebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že právní interpretace a rozhodnutí jsou správná. Informace na tomto webu jsou pouze orientační, nápady a pomoc.