Psaní dovedností - komunikace se slovy

Ze všech tříd, které jsem absolvoval na vysoké škole a na absolventskou školu, dvěma, které mi nejvíce pomohly v mé kariéře, byla anglická kompozice a obchodní angličtina. V těchto třídách jsem se naučil efektivním psacím dovednostem, které jsem použil při každé práci, kterou jsem kdy měl. Žádná jiná práce než práce na tomto webu obsahovala psaní jako součást mého popisu práce. Navzdory tomu jsem musel psát v každé práci a bylo to samozřejmé, že bych to mohl udělat.

Tak je tomu u většiny úloh - ať už je třeba psát interní poznámky, korespondovat s klienty nebo napomáhat při navrhování prodejních materiálů. Psaní krásné prózy a poezie je talent. Úspěšné psaní je však dovednost, kterou lze naučit.

Uspořádejte své psaní

Ať už vytváříte připomínku svému spolupracovníkovi, nebo zprávu pro svého šéfa, měli byste se rozhodnout, jaké informace chcete předat. Zde je postup:

1. Seznamte všechny položky, které musíte probrat ve své poznámce nebo přehledu.
2. Uveďte je do pořádku - od většiny po nejmenší.
3. Napište stručný přehled celé poznámky - to bude váš první odstavec.
4. Rozbalte každou položku uvedenou v kroku 1.
5. Pokud příjemce musí přijmout jakoukoli akci, uveďte jej v závěrečném odstavci.

Některé tipy

Vyvarujte se zbytečnosti. Řekněte nahlas, co se snažíte psát. Poslechněte, jak se slova ozývají. Například rozsudek "zjistil jsem, že bych se měl podívat na naše minulé údaje o prodeji, abych přišel s plánem, který by nám pomohl přehodnotit naši prodejní techniku", by mohl být jednodušeji označen jako "musím vzít podívejme se na naše minulé údaje o prodeji, abychom přehodnotili naši prodejní techniku. "

Napište své publikum.

Použijte jednoduchý jazyk. Nechcete, aby čtenář potřeboval slovník, aby rozluštil to, co se snažíte říct. Nesnažte se svým čtenáři zapůsobit svým obrovským slovem. Je pravděpodobné, že místo toho bude váš čtenář zklamat. Většina lidí současně žongluje několik úkolů a má zájem o získání pouze potřebných informací.

Jste zodpovědní za to, aby se to stalo. Místo toho, aby řekl: "Jeho obyčejný povaha připouští, že je jako vynikající kandidát na tuto práci," říká: "Jeho přátelství z něj dělá nejlepšího kandidáta na práci."

Zůstaňte pryč od žargonu, který váš čtenář nechápe. Pokud je vaše práce velmi technická, ale člověk, s nímž píšíte, není v této oblasti dobře zvyklý, držte se slov, která mu bude rozumět. Například pokud jste návrhář webu, tato věta v poznámce k vašemu klientovi, psychologovi, nebude mít smysl: "Co byste chtěli použít jako BGCOLOR pro vaše stránky: # ADD8E6 nebo #FFFFFF?" Každý, kdo má znalosti v návrhu webových stránek, ví, že tato otázka může být přeložena na "Co byste chtěli, aby barva vašeho webu byla: světle modrá nebo bílá?"Nicméně neočekávejte, že by váš klient mohl být více obeznámen s tímto technickým žargonem, než byste byli s jeho diskusí o psychologickém termínu, jako je trichotillomania.

Klišé denně drží čtenáře pryč - nebo alespoň to není aby se vaše písmo zapamatovatelné Protože slyšíme klišé často, stáváme se jim desensitized.Ty slova, pak, nejsou jednoznačně spojeny s vaším písem

Spíše než říkat " Nedělejte až zítra to, co můžete dělat dnes "v poznámce k podřízenému, kterého se snažíte motivovat. Stačí říct:" Přestaňte odkládat. "

Je-li to možné, použijte aktivní hlas. Aktivní hlas činí váš věc silnější a obvykle kratší. Vyzkoušejte tyto příklady: Pasivní hlas:" Tržby vzrostly kvůli tomu, co jsem udělal. : "Mé sítě si zvýšily tržby."

Nelze být nadbytečné. Není nutné říkat "2 p. m. v odpoledních hodinách "nebo" očekávaná těhotná žena ". m. "nebo" 2 v odpoledních hodinách "nebo" očekávaná žena "nebo" těhotná žena "všichni vysvětlují, co chcete říct, a jsou méně mluvící

Samozřejmě věnujte pozornost gramatice. > Elements of Style , které jsou k dispozici na webu.