Tipy na přípravu Vaší společnosti

Jste plánovač měsíčního nebo pravidelného jednání společnosti nebo oddělení? Mohou být smrtelně nudné, pokud nejste opatrní. Víte, jak to chodí. Spousta mluvících hláv se připravuje, aby lidem poskytla informace o společnosti.

Lidé mají zájem, ale nejefektivnější schůzky si přivádějí pozornost s otázkami a odpověďmi vyvolávajícími myšlenky, audiovizuálními materiály a účastí. Tyto tipy vám přinášejí úspěch.

• Spusťte schůzky, prezentace a školení s aktivitou rozbíjení ledů nebo zahřátím. Na velkém setkání nebo na krátkém setkání může být ledoborce jednou otázkou, díky níž lidé přemýšlejí a mluví se sousedem. Jako příklad si položte otázku, která způsobuje, že lidé zvednou ruce. Délka rozbíječe ledu závisí na délce vašeho setkání, takže plánujte moudře.

• Diverzifikujte své prezentační metody. Pokud každý řečník hovoří s publikem, v přednáškovém formátu, i zainteresované hlavy brzy přikývnou. Požádejte lidi, aby mluvili v malých skupinách.
  Používejte audiovizuální materiály, jako jsou videozáznamy, diapozitivy a prezentace PowerPoint a obrázky. Pokud mluvíte o novém malbě, ukažte svým zaměstnancům před a po lakování dílů. Projděte pozitivní průzkumy zákazníků a komentáře.
• Pozvat hostující hosty pro účast a nadšení publika. Vaši zákazníci mají hodně své pracovní síly k informování o svých potřebách a požadavcích na kvalitu. Jedna organizace klientů, která spolupracuje s neziskovými charitativními sdruženími, nabízí hostující řečníky z organizací, které dostávají své dary. Přednášející z finančně podporovaných organizací jsou dynamite.
• Povzbuďte otázky, abyste se dostali k dialogu. Požádejte ostatní, aby napsali své otázky před schůzkou a během schůzky. Povolte čas na otázky adresované každému z přednášejících.
  Pokud nemůžete odpovědět na otázku okamžitě a správně, řekněte lidem, že se s nimi vrátíte, když máte správnou odpověď. Pokud jsou otázky překročeny, naplánujte setkání na téma.

• Často přehlížená, ale zásadní a úspěšná taktika pro setkání je požádat každého řečníka, aby opakovaně opakoval všechny otázky , o které je požádán. Osoba, která položí otázku, ví, že mluvčí tuto otázku pochopil. Ostatní lidé, kteří se na schůzce účastní, mohou slyšet a znát tuto otázku, a to nejen odpovědět na otázku - možná nesprávně - z reakce mluvčího.
• Nastavte cíle pro pravidelné schůzky. Nemůžete prezentovat všechny aspekty podnikání společnosti na jednom hodinovém setkání. Takže rozhodněte o důležitých, aktuálních otázkách a věnujte jim čas na schůzku. Vezměte v úvahu i zájmy většiny účastníků.
  Nezapomeňte, že máte jiné způsoby komunikace firemních informací, které zahrnují takové programy jako Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype pro firmy, Flowdock, e-maily a IM. Sdělení strategických informací o společnosti nemusí probíhat na schůzi.
• Pečlivě formulujte agendu. Identifikujte potřeby a zájmy většiny účastníků. Začněte s dobrou zprávou, díky níž se účastníci budou cítit dobře.
  Změňte pořadí mluvčích na pořadu jednání každý měsíc. Nechcete, aby lidé byli znuděni stejnými. Rozdělit potřebné položky do pořadu jednání, aby lidé nevyladěli konec schůzky nebo si mysleli, že konečné položky jsou méně důležité.
• Článek v časopise Wall Street Journal před několika lety uvedl, že manažeři Spojeného království by ušetřili 80% času, kdy stráví na schůzkách, kdyby správně provedli dvě věci. První měla mít vždy program. Druhá byla začala včas a skončila v čase . Dodávám, že potřebujete umožnit každému řečníkovi čas potřebný k pokrytí svého tématu. Držte je na jejich časový limit - pěkně.
• Uspořádejte fyzické prostředí , aby lidé pozorně sledovali obsah schůzky. Nikdo by neměl sedět za nebo podél reproduktorů. Ujistěte se, že jsou k dispozici sedadla pro všechny účastníky, a pokud je třeba poznámky, je třeba také psát. Ujistěte se, že vizuální prvky jsou viditelné a že lidé mohou slyšet. Možná budete muset použít mikrofon. Můžete projít rekvizity nebo vzorky kolem místnosti pro prohlížení.
• Nikdy nepodceňujte sílu jídla na schůzce. Jídlo uvolňuje atmosféru, pomáhá lidem cítit se pohodlně, pomáhá lidem udržovat pozitivní energetickou hladinu a staví kamarádství týmu. Ujistěte se, že splňujete různorodé potřeby vaší skupiny s jídlem, které sloužíte. Jako příklad nabídněte ovoce a jogurt kromě koblih. Nabídněte vegetariánské a kosherské hot dogy s pravidelnými franky.

Co potřebujete pro úspěšnou schůzku:

• Stojan nebo stolek reproduktoru
• Mikrofon
• Agenda
• Vizuální pomůcky

Více informací o zasedáních

• > Vedoucí setkání: role a odpovědnosti
• Jaké jsou zápisy z jednání a kdo je zaznamenává?
• Jaký je cíl týmu?