Vytváří politika efektivního zaměstnaneckého kreditu

V dnešní době se malé i velké podniky pokoušejí minimalizovat výdaje, které souvisejí s cestováním nebo jinými nákupy zaměstnanců ve prospěch podniků. Jedním z nejlepších způsobů, jak snížit zbytečné výdaje zaměstnanců, je vytvoření politiky zaměstnanců kreditních karet. Aby se snížilo zneužití kreditní karty společnosti, měla by společnost stanovit pravidla a předpisy týkající se používání obchodní kreditní karty.

Nicméně mnoho společností si není vědoma nejlepších způsobů, jak rozvíjet politiku kreditních karet. Mnoho majitelů podniků má vždy touhu vytvořit tyto politiky, ale postrádá směr, jak to udělat. Kvůli tomu je zde živý popis toho, jak mohou společnosti efektivně vytvářet politiky zaměstnanců kreditních karet.

1. Povinnosti držitele karty

Pokud společnost vydává svým zaměstnancům kreditní karty, musí být stanovena pravidla, která řídí používání karty. Zaměstnanci by měli být zodpovědní za bezpečnost karty, jakož i za ochranu soukromí všech informací týkajících se společnosti. Zaměstnanci by měli zajistit, aby byla karta držena na bezpečném místě, že karta není podvodná a že identifikační číslo karty je chráněno. Společnost by také měla uvést, že podniková kreditní karta je omezena pouze na použití zaměstnancem a nikoli jinou osobou.

2. Limity výpovědní hranice

Společnost by měla mít možnost přijít s pravidly, která určují činnosti nebo transakce, na které by měla být kreditní karta použita.

Ve skutečnosti by výdaje měly být omezeny na potřeby konkrétních zaměstnanců. Každé oddělení by mělo mít vlastní výdajové limity. Jako společnost je dobré informovat každého zaměstnance o limitech výdajů v době vydání. Kromě toho by každý zaměstnanec neměl překročit tento limit, a pokud tak učiní, převezme nadlimitní poplatky.

Konečně, kreditní karty společnosti by nikdy neměly být použity na pokrytí hotovosti.

3. Pravidelná zpráva o použití

Každá společnost by měla zaměstnávat zaměstnance odpovědné za použití jakékoliv kreditní karty společnosti. Řekněme, že na konci každého měsíce by měl každý zaměstnanec předložit podrobné vysvětlení všech poplatků, příjmů a správných účetních kódů. Každý zaměstnanec by měl zajistit, aby k výkazu výdajů připojili výpisy výdajů do měsíčního výkazu před tím, než budou společnosti předloženy k ověření. Všechna tato opatření by měla být provedena včas, aby se předešlo pozdějším platbám. Tímto způsobem bude zajištěno, že společnost bude snižovat měsíční výdaje a zjednodušuje se audity.

4. Použití karet na individuální výdaje

Společnost by měla být velmi přísná na používání kreditní karty zaměstnanců, protože nikdo ji nesmí používat na osobní výdaje.Stručně řečeno, použití karty by mělo být omezeno na činnosti spojené s obchodem. Definice osobního užití je v tomto případě jakýkoli náklad, který nesouvisí s provozem podniku. Společnost by měla být velmi obtížná vůči všem zaměstnancům, kteří karty používají na své vlastní platby.

5. Použití Review

Pokud společnost vydá zaměstnané kreditní karty, doporučuje se po určitém časovém období provést recenzi karty.

Přezkoumání karty by mělo být provedeno bezprostředním nadřízeným zaměstnanců společně s členem účetního oddělení společnosti. Vedoucí zaměstnance by měl zajistit, aby používání karty bylo omezeno na to, proč byl určen. Na druhé straně účetní oddělení by mělo ověřit, zda jsou všechny doklady o příjmech a jiné výdajové doklady předložené zaměstnancem platné.

Proto by každá společnost měla mít účinnou a spolehlivou politiku kreditních karet zaměstnanců, která by zabránila zneužití karty jednotlivci. To bude mít společnost v dobré finanční situaci, protože žádný zaměstnanec nebude zneužívat jeho kartu pro osobní výdaje. Společnost by se měla také ujistit, že supervizor i účetní oddělení rozumí všem aspektům politiky.