Jak snížit náklady zaměstnaneckého cestovního ruchu

S určitou sympatií vůči zaměstnavatelům, kteří se snaží ovládat cestovní náklady, požádat zaměstnance, aby sdíleli pokoje, není to místo, kde začít - nebo dokončit.

Tyto nápady jsou méně stresující a urážlivé pro průměrného zaměstnance, který cestuje za zaměstnance pro svého zaměstnavatele. Zaměstnanci jsou normální lidé, kteří jen chtějí nějaké soukromí a vzdálenost od spolupracovníků během služební cesty, zvláště pokud strávili den s kolegy.

Zaměstnavatelé nepotřebují žádat zaměstnance o sdílení místností.

Existují i ​​další způsoby, jak šetřit náklady na pracovní cesty zaměstnanců. Například:

• Požádejte zaměstnance, aby cestovali ve stejný den, kdykoli je to možné.
• Vypracovat a zavést pevnou cestovní politiku, která poskytuje konkrétní podrobnosti o denních platbách v různých destinacích, preferovaných hotelových řetězcích, kde zaměstnavatel může mít zavedenou diskontní sazbu, náhrady výdajů a limity, které vyžadují podpis správce předem, pokud je překročena .
• Držte zaměstnance k písmenu zákona, jak je uvedeno v cestovní politice bez předchozího povolení výjimek. Nezaplatte náklady, které nebyly povoleny zásadou nebo výjimkou.
• Obnovte nebo sjednejte firemní sazby s hotelovými řetězci společnými pro vaše destinace. Podívejte se na hotely, které nabízejí komfort, jako je bezplatná snídaně, bezplatná koktejlová hodina, odpolední občerstvení a předkrmy a ledničky a kávovary v pokojích. Požádejte zaměstnance, aby používali tyto hotely a vybavení, pokud jsou k dispozici.

• Při rezervování použijte méně nákladný hotelový řetězec. Většina zaměstnanců by rozdávala hvězdu pro soukromou místnost. Neočekávejte nižší standardy v oblastech, jako je čistota a další komfort vybavení zaměstnanců z hotelů, které mají nižší počet hvězdiček. Průzkum pravidelně vybízející zaměstnance, aby se ujistili, že vybrané lokality odpovídají jejich potřebám.
• Použijte konzistentní rezervační službu, jako je služba American Express Global Business Travel, která vám pomůže řídit náklady. Pomohou vám plánovat, přijímat politiky, šetřit náklady a omezit výdaje zaměstnanců. Dokonce i místní cestovní služby vám mohou pomoci ušetřit na služebních cestách, ale výhodou pro společnost American Express je jejich dosah na celostátní i mezinárodní úrovni a jejich online služby.
• Ujednejte s jednou leteckou společností, aby využívala své služby, kdykoli je to možné, aby získala korporátní slevu na každý let. Požádejte zaměstnance, aby využívali rezervační službu letecké společnosti, například společnost Southwest Airlines Corporate Travel. Zaměstnavatelé mohou také ušetřit, když jsou letadla rezervována předem.
• Zaměstnanci, kteří rozhodují o cestování na poslední chvíli, obdrží povolení. V jednom případě, v klientské společnosti, letenka, která by měla za cenu 300 USD, pokud by byla objednána několik týdnů předem, stála více než 1200 dolarů, když zaměstnanec provedl rezervaci dva dny před událostí.To by se mělo stát jen v nouzové situaci, jelikož většina vstupenek je převoditelná, i když nejsou vratné.
• Snižte cestovní náklady v jiných oblastech, například jídlo a alkohol na diety a dopravu. Změňte ceny podle umístění. New York je dražší než Las Vegas. Menší, non-resort oblasti jsou ještě cenově dostupné. Vaše cestovní politika by měla odrážet náklady, které vám zaměstnanci zažijí, když cestují do různých států a míst.

• Experimentujte s virtuálními schůzemi, službami jako je Skype for Business a videa. Zatímco nejprve nepohodlné, neuspořádané setkání jsou získané dovednosti. Zaměstnanci se stanou pohodlnějšími, protože využívají tyto služby v průběhu času. Webináře fungují dobře pro různé druhy školení, zejména semináře, které umožňují více zaměstnancům navštěvovat.
• Požádejte své zaměstnance, aby používali levnější veřejnou dopravu a kyvadlovou dopravu, pokud jsou k dispozici, spíše než taxíky, zvláště když zaměstnanci cestují mezi letišti a hotely. Většina velkých konferencí nabízí bezplatnou kyvadlovou dopravu mezi hotelem a konferenčním centrem. Méně taxi nebo požadavek, že se zaměstnanci shromažďují, aby zaplatili za skupinové taxi, může ušetřit spoustu peněz.

Požádat dospělé zaměstnance, aby včas učinili výhrady, rozpočtové výdaje na služební cesty a prozkoumat jiné možnosti než cestování na setkání a školení, je správným přístupem ke zjednodušení nákladů na služební cesty.

Mají úctu k zaměstnancům.

Mají prospěch zaměstnavateli, protože zaměstnanci se cítí respektováni a pečují o to, co vytváří pozitivní morálku. Udržují pozitivní vztahový cyklus pohybující se správným směrem.

Další informace o služebních cestách naleznete v tématu Business Travel.