Vzorová schůze pro první zasedání poradní rady

Poté, co jste zjistili, že lidé budou ve vaší poradní komisi vysílat pozvánky a vybírat členy představenstva, je čas začít plánovat první schůzi poradní rady. Klíčem k tomu, abyste dostali správní radu na správný start, je začít, jak chcete pokračovat.

Už jste se velice zamysleli nad tím, co doufáte, že získáte z poradního sboru a těšíte se na rady a odborné znalosti, které mohou členové poradní rady poskytnout v různých aspektech vašeho podnikání, jako je management, marketing , účetnictví, personální obsazení, zákaznický servis, technologie atd.

Takže si chcete být jisti, že právě na tomto prvním zasedání můžete přispět vašimi členy poradní rady.

Naplánujte schůzku kolem problému nebo tématu diskuse

Vaše první schůzka, tedy stejně jako všechny vaše schůze poradní rady, musí být naplánována kolem otázky nebo problému. Možná zjistíte, že je problém nejlépe uvést jako cíl. Například: "Chceme tento příští kvartál zvýšit o 25%. Jak to můžeme udělat?" Nebo můžete obecně diskutovat o tématu: "Jak můžeme snížit naše obchodní náklady?" nebo "Jak můžeme zvýšit produktivitu nebo jak můžeme zlepšit služby zákazníkům?"

Shromážděte příslušné podkladové materiály

Jakmile se rozhodnete pro téma diskuse, je čas shromáždit materiály, které budou potřebovat vaši členové poradní rady.

Protože se jedná o první zasedání poradní rady, měli byste zahrnout podnikatelský plán a další dokumenty týkající se tématu diskuze, jako jsou grafy, grafy a informační listy, které ilustrují pozadí diskutované témy.

Pokud je to možné, měli byste zaslat kopii těchto dokumentů všem členům poradní rady dva týdny předem spolu s kopií agendy.

Vytvořte schůzku schůzky

Níže je příklad Agenda (s komentáři pro efektivní fungování schůzky), které byste mohli chtít použít pro první schůzi poradní rady.

Všimněte si, že každá položka programu je načasována; budování časového harmonogramu do vašeho setkání a dodržování toho zajistí, že vaše schůzka nebude zaplavena a povzbuzuje diskusi na téma.

Zajistěte uspořádání pro záznam zápisu Minuty

Budete také chtít učinit nějaké opatření pro záznam zápisů ze schůzky. Nepokoušejte se to udělat sami; musíte se plně zapojit a poslouchat a přispívat dobře je práce na plný úvazek. Pokud nemáte někoho, kdo by se mohl zúčastnit a sloužit jako sekretářka, vyžádejte si od členů vašeho poradního sboru, aby schůzku zaznamenali.

Dostupné občerstvení

Dostupné občerstvení je dobrý nápad.Káva, čaj, voda, džusy a zdravé občerstvení, jako jsou ovoce nebo vdolky, jsou příjemný dotek a jsou na schůzkách vždy vítáni. Po prvním setkání budete mít pocit, že návštěvníci mají zájem o nápoje a občerstvení a mohou plánovat příští schůzku.

Relax!

Především se netrpěli na prezentaci. Jste zde, abyste sdíleli svou vizi a naděje pro Vaši společnost a hledali radu, abyste nezažili někoho s multimediálními prezentačními efekty.

Cílem na dlouhé vzdálenosti je vytvořit pracovní vztah důvěryhodnosti se členy poradní rady, a proto se zaměřte na to, abyste zajistili, že vaši členové poradní komise odjedou pocit, že byli slyšeni a přispěli k řízení vaší společnosti - a těšíme se na další zasedání správní rady.

Přidal jsem komentáře do této Agendy schůzky poradní rady, která vás provede procesem schůzky. Nebojte se vytisknout tuto agendu a přizpůsobit ji vašim potřebám - můžete ji přímo zkopírovat do Word, Excel nebo podobného kancelářského dokumentu výběrem textu a pomocí kopírování / vkládání (pomocí systému Windows, načrtněte text, který chcete vybrat pomocí myši a stisknutím kláves CTRL-C zkopírujte a CTRL-V vložte).

Název společnosti - (vyplňte)

Agenda

Datum - (vyplnění)

Umístění - (vyplnění)

Čas začátku / ukončení	- 10: 05 a. m.
Představení	(Za předpokladu, že se členové poradní rady nesetkali, představte se sami a všemi členy správní rady a uveďte stručný popis jejich odborných znalostí.) 10: 05 - 10: 10 a. m.
Proč poradní rada?	(Stručné vyjádření o tom, jak funguje poradní sbor a jaké příspěvky doufáte, že poradní rada může učinit vaši společnost. Uveďte podrobnosti o tom, jak často se rada setká.) 10: 10-10: 20 a. m.
Otázky	(Pokud neexistují, požádejte členy rady o to, jak fungují poradní sbory a jak doufají, že přispějí.)
Diskuse Téma:	(Vložte zde své prohlášení o otázce / problému.) 10: 20 - 10: 25 a. m.
Prezentace diskusního tématu	(Přehled historie tématu a jeho vlivu na tuto společnost v tomto okamžiku.) 10: 25 - 11: 35 A. m.
Diskuse	(Chcete, aby myšlenky plynulé v této fázi, neodmítněte nebo odmítněte myšlenky v tomto okamžiku.) 11: 35 - 11: 50 A. m.
Návrhy / usnesení	(Vyhodnocení nápadů, které skupina slyšela a zvolila nejlepší řešení). 11: 50 - 11: 55 a. m.
Shrnutí	(Shrňte téma, diskusi a výsledky pro skupinu a řekněte jim, co máte v plánu.) 11: 55 a. m.
Pozastavení	Datum příští schůzky - (vyplňte)

Používáte-li tento časový rozvrh, je to skvělý čas, abyste si poradili s dobrým obědem (zvláště pokud máte občerstvení během schůzky nebylo doručeno). Nezapomeňte, že schůzka skončila a oběd by měl být především sociální příležitostí!

Držte schůzky krátké

Nikdy byste neměli mít schůzku poradní rady, která trvá déle než dvě hodiny. Dvě hodiny jsou dost dlouhé, aby většina lidí dala svou nedělitelnou pozornost na úkol.

Začněte budoucí schůzky s přehledem předchozích témat diskuse

V budoucích schůzkách byste měli začít s přehledem toho, co jste udělali ohledně tématu, o kterém se diskutovalo o posledním zasedání, a pozvat připomínky členů poradní rady o vašich společnostech.

Vzhledem k tomu, že "scházejte a pozdravte", je mimochodem, možná budete chtít mít dvě diskusní témata na budoucích zasedáních vašeho poradního sboru. Možná budete mít i tři, pokud si myslíte, že se pohodlně vejde do dvouhodinového formátu. Ale nikdy byste neměli mít víc než tři.

Podívejte se také na:

Využijte sílu poradního výboru

Sekce managementu podnikatelského plánu

Zvyšte svůj obchodní úspěch s každodenním obchodním plánováním