Jak napsat požadavky na RFP a RFQ

Nyní, když jste analyzovali vaše obchodní požadavky a dokončili vyhledávání prodejců, jste připraveni začít maso a brambory v procesu výběru dodavatele. Dobře napsaná žádost o nabídku (RFP) nebo Žádost o nabídku (RFQ) je klíčem k výběru nejlepšího dodavatele v nejlepší hodnotě pro vaši společnost. Psaní RFP nebo RFQ není obtížné, pokud rozumíte cílům a funkci dokumentu.

Rozhodnutí:

Žádost o nabídku nebo Žádost o nabídku Žádost o nabídku

služby nebo složité produkty, u nichž se bude kvalita, servis nebo konstruovaný konečný produkt lišit od každého dodavatele, který reaguje.
- RFQ se používá pro komodity, jednoduché služby nebo jednoduché / nekomplikované součásti s malým nebo žádným místem pro rozlišování produktů nebo služeb mezi respondenty prodejců. Jednotlivé body projednávání by mohly obsahovat plány dodávek, možnosti balení atd.

Cíle RFP nebo RFQ

Získejte podrobné návrhy s cílem vyhodnotit odpovědi každého dodavatele, aby byly splněny nejlepší zájmy vaší společnosti na všech frontách > Využijte konkurenční povahu procesu výběru dodavatele k vyjednávání o nejlepší možné dohodě
Ujistěte se, že budou splněny zájmy všech zainteresovaných stran ve vaší společnosti a dosažení konsensu Umožňuje společnosti ovládat celý proces výběru dodavatele a nastaví pravidla výběru vpředu

Začíná budovat partnerství mezi vámi a prodejcem hned od začátku

• Části žádosti o nabídku nebo žádosti o nabídku
• RFP nebo RFQ by měly obsahovat následující oddíly. Mějte na paměti, že každý dokument se bude lišit v závislosti na typu společnosti a produktu, který hledáte.
• Upravte každou sekci podle vašich individuálních potřeb.
• Údaje o předkládání

Termíny, poštovní adresa vaší společnosti, kontaktní osoba pro otázky a vysvětlení

Úvod a shrnutí

Napište tuto sekci po dokončení celého dokumentu. To slouží k tomu, aby potenciálním dodavatelům poskytl stručný přehled o vaší společnosti a požadavky na váš produkt nebo službu.

1. Přehled a pozadí podnikání
   Uveďte stručný přehled o vaší firmě, produktech a tržním sektoru, na které se zaměřujete. To pomůže vašim budoucím dodavatelům pochopit, jaké obchodní potřeby se snažíte naplnit procesem výběru dodavatelů. Poskytněte také důležité informace o pozadí, které budou přínosem pro dodavatele při reakci.
2. Podrobné specifikace
   Toto by mělo být nejdelší část dokumentu.Pro RFP bude obsahovat
   kvalitativní
3. opatření a požadavky, které povedou rozhodnutí o výběru dodavatele. U RFQ by tato část měla poskytnout kvantitativní
   opatření
   , které budete hledat v reakci dodavatele. Příklad kritérium zahrnuje:
4. výkresy produktu
   Inženýrské tolerance Úroveň služeb milníky Dodávky a časový rozvrh Technické nebo Obchodní Požadavky
   • Funkce Software
   • Hardwarové nároky
   • < Předpoklady a omezení
   • Zde musí být uvedeny všechny předpoklady a / nebo omezení, na které musí být seznámeni potenciální dodavatelé. Nedostatek přímého prodeje a předem s prodejcem otevře dveře k novému jednání o dohodě a později bude mít možnost napínat vztah, který máte se svým dodavatelem. Možná témata zahrnují cestovní výdaje, náklady na upgrade / úpravu, licenční práva apod.
   • Smluvní podmínky
   • Všechny smluvní podmínky musí být uvedeny v objednávce, aby dodavatel mohl spravedlivě a poctivě reagovat . Mohou zahrnovat možnosti financování, délku smlouvy, možnosti obnovy, záruky, pokuty za doručení, úrovně služeb apod.

Kritéria výběru

1. Závěrečná část by měla být přehledem výběrových kritérií, která budete používat rozhodněte se. Některé společnosti dávají přednost tomu, aby tyto informace byly zcela důvěrné; zatímco jiné společnosti se domnívají, že to pomůže budoucím dodavatelům zaměřit se na to, co je pro vaši společnost důležité.
   Distribuujte RFP / RFQ vybraným dodavatelům
   Konečně vytvořte průvodní dopis a odešlete dvě kopie RFP nebo RFQ každému dodavateli, který jste vybrali z vašeho vyhledávacího procesu. Ujistěte se, že jsou k dispozici příslušné kontaktní informace, aby poskytly pomoc jakémukoli dodavateli, který jej potřebuje.
2. Další krok: Hodnocení návrhu a výběr dodavatele