To, co potřebujete vědět o časových rozdílech reklamních letáků < Může být jak požehnáním, tak prokletím reklamních agentur

Mnoho průmyslových odvětví se spoléhá na časové rozvrhy ke sledování produktivity zaměstnanců a výpočtu výdělků a přínosů. Někteří používají systém "stopování v" s oficiálními timecardy a jiní se spoléhají na systém řízení času, který zaznamenává složité detaily o tom, jak byl každý den vynaložen čas. Posledním z nich je reklamní, marketingové a designové agentury po celém světě.

Zadávání dat na těchto časových listech, obvykle zaměstnanci kreativního oddělení, zaznamenává hodiny, které byly vynaloženy na každou část projektu.

To neznamená pouze vytvoření kampaně, ale počáteční briefing, klientskou prezentaci a dokonce i čas strávený na výstřelcích a produkčních studiích. Pouze získáním jasného obrazu o způsobu, jakým byl čas vynaložen, může agentura účinně zvládnout pracovní zátěž, uspořádání fakturace klientů a způsob, jakým je čas přidělen mezi týmy.

Časopis v kostce

V prvních dnech reklamy, jako tolik úkolů té doby, byl čas zaznamenán ručně na papíře s pery a tužkami (a hodně vymazání). V těchto dnech je do počítače nebo do tabletu vložen čas pomocí sofistikovaného softwaru, který dokáže vytisknout zprávy všech odrůd.

Většina obchodů má velmi podobnou šablonu, která obsahuje:

- 9 ->

Číslo úlohy

• Klient
• Úkol
• Každý a každý přidělený personál
• Datum a počet odpracovaných hodin
• Přesčas
• Při spuštění projektu pro klienta otevře správce účtu nebo správce provozu číslo úlohy a začne sledovat hodiny.
• Obvykle se jedná o návrh nebo nabídku zadanou klientovi a bude rozdělena na hodiny strávené především v oblasti výzkumu, plánování a strategie, tvůrčího vývoje, výroby a správy projektů.

Pokud se vše plánuje, skutečné hodiny strávené na projektu budou korektně korelovat s odhadem, ale obvykle tomu tak není.

Rozvoj kreativ často často přináší více času než jakákoli jiná část procesu, kvůli změně směru, zpětné vazbě od zákazníků nebo neschopnosti spláchnout strukturu. To se může stát spory s klientem, protože nechtějí utrácet spoustu peněz za tvůrčí čas, protože kreativní oddělení má problémy s nalezením řešení.

Časový rozpis však musí být vyplněn správně, aby bylo možné sledovat tento čas, a ukázat klientovi, jak byly peníze vynaloženy, a jak funguje agentura. Je to dobrý způsob, jak zjistit, zda jsou některé projekty příliš pracovně náročné na to, aby se zisk stal, nebo jestliže ostatní jsou tak lukrativní, že si zaslouží investovat do tohoto klienta pro další práci. A v kostce, to je role časového rozvrhu.

Profesionální časopisy
Zde je důvod, proč jsou časové rozvrhy životaschopné pro každou agenturu:

Peníze

- časové rozvrhy ukazují agenturu (dokonce i vlastní) kolik hodin bylo zaznamenáno pro každou část každé kampani. Je tedy snadné zjistit, jestli je klientovi zadržena hodnota, nebo je čas, aby se klient dal na projekt podle projektu. S vlastní agenturou nemusí tento čas přímo vést k fakturám, ale ukazuje řízení, jak efektivně využívají čas tvůrčího oddělení. Pokud je zjištěno, že utrácejí 90% svého času pouze na jednom aspektu podnikání, mohou vytvořit některé červené vlajky.

• Transparentnost

- Pokud jsou časové rozvrhy prováděny správně, je snadné vidět, kde fungují věci hladce a kde se nedostávají nedostatky nebo nedostatky. Proč jeden copywriter tráví polovinu času na jednoho klienta než jiný ? A pokud je zapotřebí více kreativ, rychle se podíváme na časový rozvrh, jestli bude oddělení přepracováno.

• Závazek a odpovědnost - Většina klientů očekává určitý počet hodin, které budou vynaloženy na projekt. Pokud se domnívají, že správné množství úsilí nebylo uvedeno do zaměstnání, časové rozvrhy mohou dát údaje jinak. Je to také způsob, jak ukázat některým klientům, jakou hodnotu mají od agentury.

• Analýza - Minulý výkon je často dobrým ukazatelem budoucnosti. Pokud klient vysává život z agentury a dělá to peklo všem, údaje z časových rozvrhů mohou ukázat, zda stojí za to udržet toho klienta kolem, nebo jestli je čas je nechat jít. Na druhé straně rovnice to může ukázat agentuře ziskovost některých klientů, které vyžadují minimální tvůrčí práci a úsilí, ale maximální návratnost investice.

• Nevýhody časových rozvrhů
  U všech těch plus bodů, jaký je problém? Existuje důvod, proč jsou časové rozvrhy univerzálně znepokojeny skoro všemi, s výjimkou těch, kteří se chovají v agentuře:

Čas

- Mnoho lidí v agenturách, zejména v kreativních odděleních, nechce věnovat svůj čas správa. Jako kreativita může být škodlivé odklonit se od velkého kreativního brainstormingu, který vyplňuje hodiny. Mnoho správců účtů má stejné problémy. Je ironické, ale čas na časové rozvrhy je zřídkakdy alokován.

• Chyby - To jde přímo do prvního bodu. Mnoho kreativ vynechá časové rozvrhy až do poslední minuty před koncem měsíčního vyúčtování. A to znamená, že přesnost časového rozvrhu se pohybuje od poměrně dobrých až po otřesné. Je těžké si vzpomenout, kolik minut jste strávil před dvěma týdny na jednom pracovním místě, takže je to často nějaký odhad. Jsou-li časové rozvrhy hádány, tak je téměř zbytečné.

• špatné zaostření - čas není skvělý ukazatel vynikající reklamy. Jedna prodejna by mohla strávit 40 hodin a neprodukovat nic, navíc by mohlo pracovat 10 a vyrobit mistrovské dílo. Pracovní listy nezaznamenávají kvalitu myšlení, jen čas strávený touto činností.

• Budoucnost časových rozvrhů
  Přehledy jsou zde k pobytu, a musí být provedeny ručně. Automatizované sledování času nefunguje, protože vyžaduje manuální spuštění a zastavení. Pokud zapomenete zapnout hodiny, ztratíte hodiny. Zapomeňte na to, a některé chudé klienty se účtují za hodiny práce, které byly vynaloženy na jiný projekt. To by mohlo vést k problémům (a dokonce k soudním sporem) s nadhodnocením a ztrátou cenného klienta.

Jediným způsobem, jak zaručit správné sledování času, je naléhat na každou osobu v časopisech o aktualizaci agentury alespoň dvakrát denně, jednou před obědem a pak znovu, než se vrátíte domů. Pokud tak učiníte, časové listy budou přesné a užitečné. A pokud se to nestane, agentury by měly být motivovány motivy. Najděte způsob, jak motivovat proces sledování času. Dejte těm zaměstnancům, kteří si pečlivě zaznamenávají svůj čas, týdenní bonus nebo pár hodin v pátek. Může se to zdát jako ztrátou času a peněz, ale přesné časové rozvrhy mohou být pro agenturu mnohem více než za pár set stovek tuků každý týden.