Před vytvořením outsourcingového plánu potřebujete informace o tom, jak vytvořit plán outsourcingu

Spousta diskusí o outsourcingu v médiích způsobuje, že to vypadá složitě, ale je to docela jednoduché. Dokonce i v našich domovech "zadáváme" mnoho úkolů: vaření, údržbu našich trávníků a péči o děti, abychom jmenovali jen několik. Když nemáme čas, zaměření nebo dovednosti, abychom mohli sami pracovat, hledáme někoho, kdo může, a někdo, kdo bude pracovat za cenu, kterou si můžeme dovolit zaplatit. Korporace pracují stejným způsobem, i když jejich rozhodnutí mohou zahrnovat více faktorů a rozhodovacích činitelů.

Proces vývoje plánu outsourcingu

Stejně jako rodiny dělají různá rozhodnutí, mohou se korporace dostat k překvapivě odlišným rozhodnutím o outsourcingu. Neexistuje žádná šablona, ​​která by fungovala pro všechny firmy, ale existuje proces, který je třeba vzít v úvahu pro všechny firmy:

Realizace

V minulosti mnoho firem nemuselo ani vědět, co je outsourcing. Dnes už vědí o outsourcingu, ale nemusí si uvědomit, kolik outsourcingových (a outsourcingových) programů již funguje: kopírovací centra, poštovní místnosti, facility management, IT a dokonce i části firemního právního oddělení. Outsourcing nemusí vyřešit všechny problémy, ale učení o předchozí generaci smluv zjistí nové projekty a poskytne cenné informace.

Nastavení cíle

Chcete-li být úspěšní při vytváření outsourcingového programu, musíte definovat konkrétní cíle, jako například snížit celkové firemní náklady o pět procent, zaměřit se na efektivitu pro jedno umístění nebo pouze podívejte se na funkce prováděné v jedné obchodní jednotce.

Cíle nepotřebují ohromné ​​detaily. Jak se vaše zkušenosti s outsourcingem zvyšují, definice se změní.

Účast

Potřebujete účastníky z mnoha oblastí odborných znalostí, abyste poskytli vstup do plánu, ověřili předpoklady a poskytli odborný posudek. Když přecházíte od obecného plánu na konkrétní projekty, opakujte tento proces a vytvořte podskupiny s ještě konkrétnějšími poznatky.

Identifikace

Nyní, když máte cíle a odborníky k identifikaci a interpretaci informací, je čas určit konkrétní projekty pro váš outsourcingový program. Každá firma rozvíjí různá kritéria a je řízena kulturou stejně jako finanční nebo provozní analýzou, ale existují společná kritéria, která byste měli zvážit:

• Předchozí rozhodnutí: Vaše firma pravděpodobně dřívější rozhodnutí o použití non- zaměstnance, jako jsou dočasní pracovníci nebo smlouvy o poskytování služeb. Práce s odběrateli a vaše PMO (Office pro řízení projektů) pro podrobnosti. Podívejte se, jak řešili problémy v tomto seznamu a sestavili získané poznatky.
• Odborné znalosti: Vykonáváte funkce nebo produkujete produkty bez dostatečných odborných znalostí nebo máte problémy se správou?Má současný management plán na řešení těchto problémů? Pokud tomu tak není, může to být dobrý projekt outsourcingu.
• Kvalita: I když má nějaká funkce lidi se správnými dovednostmi a zkušenými manažery, nemusíte získat úroveň služeb, které potřebujete. Řídí manažer průzkumy zákazníků? Co říkají zákazníci o produktech nebo službách? Nedostatek kvality nebo nedostatek zájmu o zákaznický servis je dalším příznakem outsourcingu.
• Cena: Výjimečně kvalitní služba není nutně dobrá hodnota. Jak se vaše náklady srovnají s konkurencí? Vyvolává funkce měsíční hlášení: Jednotkové náklady, provozní náklady, trendy nákladů na více let? Pokud tato funkce nemůže tyto zprávy vytvářet, může externí služba poskytnout větší transparentnost vašim operacím.
• Měřítko: Když prozkoumáte celou firmu, uděláte mnoho nečekaných objevů. Zůstaňte soustředěni! Jeden velký projekt je lepší kandidát na outsourcing než řada menších projektů. Tento jediný velký projekt bude vyžadovat mnohem méně administrativních a řídících zdrojů. Uchovávejte ucelený seznam, ale vyberte pouze kandidáty, než poskytnete velký dopad na první vlnu projektů.
• Bezpečnost: Nyní máte dobrou představu o potenciálních projektech. Je čas je filtrovat podle bezpečnostních standardů. Bezpečnost je komplexní a kontroverzní téma. Různé standardy platí pro různé průmyslové odvětví a některé firmy jsou více vědomy bezpečnosti než jejich konkurenti. Pochopte vnitřní a průmyslové standardy a omezte projekty outsourcingu podle toho. Zahrnujte právní, IT, firemní bezpečnost, soulad (pokud se týká) a jakékoli oddělení "rizik" ve vašich diskusích.
• Určení priorit: Každá položka výše (a možná i další charakteristiky) musí být zaznamenána a každý projekt by měl být přiřazen k celkové "hodnotě outsourcingu". Nepochybně bude mnoho diskusí o tom, které charakteristiky jsou nejdůležitější, pokud jsou jejich skóre přesné a jestliže by měly být vzaty v úvahu jiné charakteristiky. Nebuďte překvapeni, pokud tento proces trvá měsíce nebo dokonce roky.
• Komunikace: V době, kdy upřednostňujete potenciální projekty, jste uspořádali mnoho setkání a mluvili s mnoha lidmi. Očekávejte, že tyto diskuse budou veřejné informace v odděleních, které jste zaměřili na outsourcing. Vždy předpokládejme, že tyto diskuse se dostanou k vaší zaměstnanci, často v reálném čase. Pečlivě promyšlená firemní komunikace musí být připravena a připravená. Nikdy nedovolte, aby se fámy staly lepším zdrojem informací než skutečností.

Provádění plánu outsourcingu

Na konci tohoto procesu budete mít svůj počáteční plán outsourcingu. Existuje mnohem více kroků při provádění tohoto plánu: Potvrzení dat, vytváření dílčích komisí pro konkrétní projekty, identifikace dodavatelů, spuštění pilotů, zadávání zakázek apod. Rozvoj vašeho plánu však poskytuje první a nejdůležitější kroky.