Pokyny pro šablony faktur pro externí spisovatele

Když najám nové spisovatele (což někdy dělám pro práci s grafikou), musím jim často vysvětlit, jak jednoduchá může být faktura. V některých e-mailech je těžké číst tón, ale myslím, že někteří z nich mohou paniku, když říkám, že chci fakturu. Není třeba paniku!

Co to potřebují?

Faktura slouží k několika účelům. Není to jen katalyzátor, který vás dostane za zaplacení, ačkoli bych se chtěl říci, že je to role # 1, že?

Ale tato faktura je často potřebována kupujícím z jiných důvodů. Potřebují ten záznam. Potřebují dokázat, že vám zaplatili, často, aby mohli zaplatit platbu. Ve svých letech psaní jsem měl jen jednoho klienta, časopis, který nepotřeboval fakturu. Nejsem si jistý, proč nebo jak to zvládli.

Druhy faktur / Software

V původním článku, který jsem psal o fakturách, jsem uvedl, že se jen držím dokumentu Word. Pokud budu mít čas, změním to na PDF, ale to se vždy nestane. Další běžná praxe, kterou jsem viděl, je použití tabulky aplikace Excel pro generování faktury. Ale jedna důležitá úvaha, o které jsem se tehdy nezmínil, je nadbytek účetního softwaru tam. Vzhledem k cenově dostupným možnostem zaměřeným na malé firmy, jako jsou např. Freshbooks nebo Quickbooks, nemusí být nikdy nutné vygenerovat fakturu. Slyšel jsem o těchto žádostech úžasné věci, ale ještě je musím vyzkoušet.

Myšlenky? Ujistěte se, že ve svém příspěvku na blogu nechávám myšlenky o tématu.

Co obsahovat

Od původního článku jsem objasnil některé z důležitějších částí písemné faktury. Je to samozřejmě prostřednictvím pokusů a omylů.

• Vaše jméno a poštovní adresa by měla být přímo na samém vrcholu, aby vám šek mohl dosáhnout velmi rychle a aby jste od té doby žádali o to týden.
• Zahrnujte logo pro účely značky (pokud máte).
• Datum fakturace! Některé společnosti a vydavatelé mají na vaší faktuře povinnou čekací lhůtu - 30 dní, dokonce i 60 dní - a chcete, aby tam bylo správné datum. Opět se jedná o zabránění zpoždění platby.
• Pokud děláte více projektů pro tohoto klienta, pojmenujte je! Použijte nějaké fráze, které označuje tento projekt od toho, který před ním byl nebo od něho po něm. Bude to omezovat mix-up a (uhádli jste) dostat zaplaceno včas.
• Učiňte platební instrukce jasně. Chcete-li provést kontrolu papíru, měla by být vyhotovena pro vás nebo pro vaši firmu? Pokud chcete platbu Paypal, pak v každém případě zahrnout příslušné informace.
• Některé větší společnosti a majitelé stránek budou na fakturu odkazovat pouze na číslo faktury. Někdy dokonce diktují toto číslo nebo konvence vašeho čísla.Pokud ne, jednoduše použiji datum: Fakturu # 112811.
• Výše ​​uvedená částka představuje pár let fakturačních tanců. Ujistěte se, že si přečtete základní informace o tom, co se má na faktuře psát.

Tipy pro spisové faktury

Od některých klientů jsem slyšel, že nemusí nutně potřebovat dlouhou položku, kterou jsem vložil do minulých faktur. Zároveň jsem se setkal s klienty, kteří mě požádali o rozdělení faktury na velmi specifické části.

Pokud jde o generování faktur, je důležité si uvědomit, že to děláte bez peněz. Takže je to jednoduché a rychlé. Líbí se mi tento nápad od čtvrtka Bram u Žena o psaní. Říká, že dělá faktury v sadách, v jeden den v týdnu. Můžete také vytvořit šablonu, uložit ji a znovu ji použít.

Zde jsou některé tipy:

1. Stick s tím, co víte. Neznám mnoho spisovatelů, kteří nemohou používat aplikaci Microsoft Word a / nebo Publisher ve spánku, proto zvážit použití jedné z šablon dodaných s těmito softwarovými systémy k vytvoření faktury.

2. Značka. Chcete, aby vám tento zaměstnavatel v budoucnu pamatoval, pokud mají k dispozici jiné psací pozice. Pokud máte logo, nebo dokonce určitý font, citát nebo rozvržení, které jsou pro vaši konkrétní službu jedinečné, zvažte jeho použití na faktuře. Přinejmenším musíte do záhlaví faktury zahrnout své jméno, adresu a další identifikační údaje.

3. Uveďte podrobnosti. Hlavní část faktury by měla podrobně uvést poskytovanou službu. Pokud jste službu dokončili hodinovou sazbou, nezapomeňte vyjmenovat odpracované hodiny. Pokud jste dokončili projekt na stránku nebo na slovo, uveďte i tyto podrobnosti. Budete chtít podrobně upřesnit, co jste udělali, jak a jak dlouho.

4. Nakreslete to. Zahrnout sloupec o poplatku, který ukáže vaši sazbu (tj., Centy za slovo nebo dolary za hodinu) a pak ji vyčteme do sloupce celkových poplatků. To nejen pomáhá eliminovat chyby v matematice, ale také poskytuje klientovi snadný způsob, jak odhadnout náklady na pronájem pro budoucí práci!

5. Tučné číslo. Zajistěte, aby účetní oddělení bylo snadné zjistit, možná vám bude zaplaceno mnohem rychleji!

6. Uveďte své podmínky. Doufejme, že to nebude pro vašeho klienta překvapením, neboť termíny jsou obecně diskutovány předem. Bez ohledu na to, s jakou jste souhlasili, jemně připomenete zaměstnavateli přidáním věty za jeden a dva věty pod celkovou splatností. Příklad: celková splatná čistá 10 dnů.

7. Proofread. A pak znovu zopakujte! Nyní není čas vynechat prostor a ztratit potenciální budoucí účet. Ujistěte se, že vaše faktura je stejně bezvadná a bezchybná jako váš projekt předtím, než jej zapnete.

8. Zaplatit. Oslavte svůj úspěch!