Jak úspěšně řídíte projekt?

Vítejte v prvním projektu!

Blahopřejeme! Právě jste byl pověřen důležitým novým projektem. Je zřejmé, že váš šéf nabízí tuto příležitost jako hlas důvěry ve vaše schopnosti. A když jste nadšeni, je to váš poprvé odpovědný za celkový projekt a je to trochu děsivé.

Řada otázek prochází vaší myslí:

• Jak začít?
• Jaké kroky jsou nutné k přesunutí projektu od zahájení do uzavření?

• Jak vytvořím vysoce výkonný projektový tým?
• Kdo požádám o pomoc v tomto procesu? Existuje výkonný sponzor?

Tento příspěvek je zaměřen na pomoc někoho nového, aby vedl projekt, výbor nebo týmovou iniciativu pro činnost, která je pro danou organizaci jedinečná. Ať už organizujete svátek nebo vedoucí nové iniciativy pro vývoj produktů, existují nástroje a procesy řízení projektů, aby vaše pravděpodobnost úspěchu byla mnohem vyšší.

Nejprve porozuměte 5 etapám v procesu projektu:

Zatímco vás povzbuzuji, abyste si podrobně přečetli podrobnosti o každé z pěti etap, zjistěte, že jsou:

Zahájení:

1. zahájením projektu. Plánování:
2. plánování veškeré práce projektu. Provedení:
3. skutečně prováděné dílo. Správa a ovládání:
4. veškerá práce, kterou provádíte během projektu, abyste sledovali průběh. Uzavření:
5. Dokončení a doručení projektu a přerušení týmu.

Tyto kroky jsou stejné pro každý projekt.

13 Základní kroky pro projekt Nováček:

Definujte rozsah:

1. Prvním a nejdůležitějším krokem v každém projektu je definování rozsahu projektu. Co to má být dosaženo nebo vytvořit? Jaký je cíl projektu? Stejně důležité je definování toho, co není zahrnuto do rozsahu vašeho projektu. Pokud od šéfa nedostanete dostatečnou definici, objasněte sami sebe a odešlete ho zpět na schránku k potvrzení. Zatímco příklad je mírně mimo obchodní téma, můžeme všichni se týkat svatební hostiny. Při plánování svatební hostiny můžete mít jako svůj cíl: připravit svatební hostinu pro 100 hostů, doplněnou večeří, otevřeným barem, svatebním dortem a živou kapelou k tanci do určitého data za cenu nepřesahující 20 000 $. Určete dostupné zdroje:
2. Jaké osoby, vybavení a peníze máte k dispozici pro dosažení cílů projektu? Jako projektový manažer obvykle nemáte přímou kontrolu nad těmito prostředky, ale budete je muset spravovat prostřednictvím maticového managementu. Porozumět časové ose:
3. Kdy musí být projekt dokončen? Jak vyvíjíte svůj plán projektu, můžete mít určitou flexibilitu v tom, jak budete během projektu používat čas, ale termíny jsou obvykle pevné, jako v případě příjmu svateb.Pokud se rozhodnete použít přesčasové hodiny k plnění plánu, musíte to vážit proti omezením svého rozpočtu. Sestavte svůj projektový tým:
4. Spojte lidi do týmu a spusťte dialog. Jsou technickými odborníky. To je důvod, proč jejich funkční školitel jim přidělil projekt. Vaším úkolem je řídit tým. Detail díla, část 1:
5. Jaké jsou hlavní části nebo součásti, které musí být vytvořeny k dokončení projektu? Například svatební hostina vyžaduje vysokou úroveň: přijímací halu, jídlo, pití, dort, hosty a zábavu. Samozřejmě, každá z těchto větších položek může být rozdělena na mnoho dalších položek. To je další krok. Detail práce, část 2:
6. V našem příkladu svatebního příjmu výše, pravděpodobně máte tým nebo osobu odpovědnou za různé komponenty. Spolupracujte s členy týmu, abyste vysvětlili podrobnosti potřebné k dosažení všech důležitých položek. Osoba odpovědná za potraviny musí porozumět možnostem, omezením nákladů a provést volby, které podporují dosažení rozsahu . Uveďte menší kroky v každém z větších kroků. Kolik stupňů hloubky se dostanete do podrobnějších kroků závisí na velikosti a složitosti vašeho projektu. Vytvořte předběžný plán:
7. Sestavte všechny kroky do plánu. Dobrým způsobem, jak to udělat, je použít tabulku priorit určující, které položky musí předcházet ostatním položkám. Formální postupy řízení projektů vyžadují vývoj toho, co se nazývá síťový diagram a identifikace kritické cesty. Zatímco to může být nad vaší potřebou nebo úrovní znalostí, hlavní otázkou je posloupnost aktivit ve správném pořadí a poté přidělení zdrojů proti činnostem. Otázky k dotazování: Co se stane nejdříve? Jaký je další krok? Které kroky mohou probíhat současně s různými zdroji? Kdo bude dělat každý krok? Jak dlouho to trvá? Existuje mnoho vynikajících softwarových balíčků, které vám mohou automatizovat mnoho detailů. Zeptejte se ostatních v podobných pozicích, co používají. Vytvořte svůj základní plán:
8. Získejte zpětnou vazbu o vašem předběžném plánu od vašeho týmu a od ostatních zúčastněných stran. Upravte časové lhůty a pracovní harmonogramy tak, aby odpovídaly projektu v dostupném čase. Proveďte veškeré nezbytné úpravy předběžného plánu s cílem vytvořit základní plán. Požadavek na úpravy projektu:
9. Pro projekt je téměř nikdy nedostatek času, peněz nebo talentu. Vaším úkolem je dělat více s omezenými zdroji, než lidé očekávají. Na projekt, který je prostě nerealistický, jsou však často stanoveny limity. Musíte udělat svůj případ a předložit jej šéfovi a požádat o změnu těchto nerealistických limitů. Požádejte o změny na začátku projektu. Nečekejte, až bude mít potíže, abyste požádali o změny, které potřebujete. Pokud však váš projekt zahrnuje svatbu, neočekávejte, že budete úspěšní žádat o mnoho významných změn! Pracujte svůj plán, ale nezabíjejte:
10. Plán je důležitý, ale plán lze změnit.Máte plán pro jízdu do práce každé ráno. Pokud je některá křižovatka zablokována nehodou, změníte svůj plán a jděte jiným způsobem. Udělte totéž s vašimi projektovými plány. Změňte je podle potřeby, ale vždy mějte na paměti rozsah a zdroje. Sledujte vývoj týmu:
11. Na začátku projektu učiníte malý pokrok, ale začněte sledovat, co dělá každý. To usnadní potírání problémů dříve, než se stanou problémy. Dokument vše:
12. Uchovávejte záznamy. Pokaždé, když se změníte ze základního plánu, zapište si, co byla změna a proč to bylo nutné. Pokaždé, když je do projektu přidán nový požadavek, zapište si, odkud pochází požadavek, a jak byla kvůli tomu upravena časová osa nebo rozpočet. Nemůžete si pamatovat všechno, tak je zapište, abyste je mohli vyhledat v přehledu projektu a učit se od nich. Uchovávejte všem informovaným:
13. Udržujte všechny zúčastněné strany projektu o celém pokroku. Dejte jim vědět o vašem úspěchu, když dokončíte každý milník, ale také je informujte o problémech, jakmile se objeví. Informujte také týmy. Pokud se uvažujete o změnách, řekněte týmu o nich co nejdále. Ujistěte se, že všichni v týmu jsou si vědomi, co dělají všichni ostatní. Zrátané podtrhy:

Nemusíte být oficiálním projektovým manažerem, který by vedl projektovou iniciativu. Měli byste však použít nástroje a logiku projektového řízení k práci, která objasňuje vaše cíle, podrobně popisuje práci, vytváří tým a provádí a monitoruje práci. Nejlepší úspěch!

Aktualizováno Art Petty