Jak snížit náklady na tisk ve stavebnictví

Pokud jste ve své kanceláři právě teď, zastavte to, co děláte, a prohlédněte si. Konkrétně se podívejte na váš stůl. Teď přemýšlejte o tom, co vidíte. Existuje obrovská hromada papírů na jednom rohu - důležité dokumenty, jako faktury, smlouvy a aktualizace projektů?

Než se dostaneš obranná; dostáváme celý koncept "organizovaného chaosu", který jste pravděpodobně šli s vaším stolem. Všechny tyto dokumenty - formuláře LEED, RFD, aplikace a další - mají místo, kam patří.

Všechny je třeba spravovat před podáním. Některé musí být podepsány, jiné musí být skenovány, další musí být zpracovány a odeslány vašim klientům.

Takže řekněme: "Pokud je vaše kancelář nepořádek, způsobuje problémy. Dobrou zprávou je, že je pro vás ještě naděje.

Řešení pro "přetížení dokumentu"

Pokud se k vám něco vzbudilo, nemějte strach. Jste v dobré společnosti. Jedná se o běžné problémy mezi stavebníky. Naštěstí je vám k dispozici software pro správu výstavby, který vám dokáže vyřešit velkou většinu.

Dobré systémy pro řízení stavby představují obrovský počet možností správy dokumentů a tato řešení slouží řadě užitečných účelů. Mohou vám rychle a snadno umístit formuláře a dokumenty, což snižuje množství času, který strávíte vyplněním (přečtěte si: "nález") veškeré vaše papírování.

Čas, který uložíte, můžete využít ke zvýšení viditelnosti zákazníků a zaměřit se na aktuální produktivní část své práce.

Je čas se dostat do pořádku

Nejdůležitějším prvkem softwaru pro správu dokumentů je schopnost organizovat důležité soubory. To eliminuje potřebu fretky přes obrovské skříňové skříně nebo hromady papírů na stole.

Jednoduše připojte hledaný dokument do vyhledávače softwaru a vypadá to téměř okamžitě.

Software může také pomoci při nahrávání existujících souborů, což vám umožní snadno rozlišovat mezi minulými soubory fyzicky sedícími ve skříňce a těmi, které již byly přidány do vašeho softwarového systému. S mnoha aplikacemi můžete také přistupovat k dokumentům prostřednictvím úložiště v cloudu, což vám umožní přístup k vašim souborům na cestách. Správa stavebních dokumentů založená na cloudu je inteligentní volbou vzhledem ke své schopnosti pomáhat vám zpracovávat dokumenty rychleji a efektivněji.

Dvěma softwarová řešení, která to udělají, jsou Viewpoint a Aconex. Oba jsou postaveny na vyhledávacích systémech podobných algoritmu společnosti Google, což způsobuje rychlé vyhledávání. Viewpoint se od sebe odděluje s přidáním schopnosti vyhledávat a indexovat e-maily prostřednictvím aplikace Outlook, které jsou také připojeny k systému Vista.

Vynikající možnosti spolupráce

Software pro řízení dokumentace pro stavební dokumenty usnadňuje práci s vaším týmem. Například nástroj Construction Management Tool společnosti Procore umožňuje manažerům povolit uživatelská oprávnění. Uchovává starší verze vašich souborů, ale má také zabezpečené bezpečnostní prvky, které neustále sdílejí stejné koncepty souborů, takže uživatelé nespouštějí chybu při editaci chybných verzí.

Ještě lépe funguje s většinou hlavních mobilních a desktopových platforem, což je dobrá zpráva pro společnosti, které používají iPady a další tablety jako součást svého systému správy.

Ekonomická řešení

Způsoby, jakým může dobrý software pro správu stavebních dokumentů ušetřit peníze pro vaše podnikání, je spousta. Mezi zřetelnější patří drastické snížení potřeby dodávek jako jsou tonery, papír, fotokopie a jednotky fyzického archivace. Ještě více než to může ušetřit tisíce dolarů ročně v ceně práce. Na spodním konci mnoha podniků - nejen konstrukcí - se ukládá tisíce dolarů, které prostě nemusejí trávit čas při podávání úkolů.

Software pro správu dokumentů také šetří čas (a nakonec peníze) při hledání ztracených dokumentů. Odhaduje se, že obnovení nesprávně umístěných dokumentů může stát až 250 dolarů.

Kolikrát jste se zajímali o ztracené dokumenty právě tento rok?

Spodní linie

Software pro správu dokumentů vám nabízí efektivní způsob, jak ušetřit peníze a čas pro vaše podnikání. Pokud jste to nezkoušeli, je čas udělat první krok a podívat se na některé z výše uvedených zdrojů.