Jak připravit dokument o požadavcích na podnikání

Vaše malé firmy se připravují na rozšíření - nebo prodávají nové produkty - nebo různé změny. A hledáte poradce nebo dodavatele, který vám pomůže s tímto projektem. Jedna z prvních věcí, kterou budete muset udělat, je připravit dokument o požadavcích na podnikání.

Uveďme příklad: Společnost (nazýváme je ZXYW LLC) se rozhodla outsourcovat své účetní funkce společnému servisnímu středisku v USA. Začíná procesem hledání místa, nastavení služeb, pronájmu a řízení zaměstnanců.

Je to složitý zákrok a trvá to mnoho měsíců. Začíná týmem, který připravuje dokument o požadavcích na podnikání.

Co je dokument o požadavcích na podnikání?

Cílem dokumentu o požadavcích na podnikání je poskytnout úplný obrázek o projektu nebo novém podnikatelském plánu, takže každý je jasný, co je třeba udělat a kdy.

Dokument o obchodních požadavcích (BRD) lze posoudit ve dvou fázích. V první fázi projektu je to dokument, který stanoví všechny požadavky na projekt, včetně nákladů, podrobností o realizaci, předpokládaných výhodách, milníkůch a časovém plánu realizace.

Ve druhé fázi se BRD může stát smlouvou mezi oběma stranami, formálně stanovující požadavky náborové společnosti (v tomto případě ZXYW LLC) a dodavatel, který dělal práci. Více o smluvním jazyce se dozvíte níže.

Jak se dokument o obchodních požadavcích liší od podnikatelského plánu?

Zatímco oba dokumenty mohou obsahovat stejný typ sekcí (například shrnutí), záměr je jiný.

Podnikatelský plán je vytvořen pro vedení nového nebo stávajícího podniku, ale častěji jeho účelem je poskytnout věřiteli financování spuštění nebo expanzi.

Podnikatelský plán obsahuje obecné informace o společnosti a jejích plánech a strategiích, které umožňují vytvářet výnosy za splacení úvěru.

Účetní závěrka je klíčovou součástí obchodního plánu, zatímco finanční dokumenty v BRD mohou být zcela odlišné, zaměřené na konkrétní projekt.

Jak je dokument o požadavcích na podnikání odlišný od žádosti o nabídku?

Rozdíl mezi oběma dokumenty je malý, ale důležitý. Obvykle je vytvořena žádost o návrh (RFP) za účelem žádosti o návrhy od různých prodejců. v příkladu ZYXW je RFP zaslána potenciálním společnostem, které poskytují outsourcingové služby, aby požadovaly nabídky.

Na druhé straně je společnost BRD připravena pro konkrétní prodejce nebo společného partnera, který již byl vybrán nájemní společností.BRD obsahuje více podrobností a více specifikací a termínů, které je třeba splnit na cestě a na konci projektu.

Při vytváření RFP je k dispozici termín a požadavky pro podání nabídek. Nabídky jsou vyhodnoceny po uplynutí lhůty.

Co by mělo být zahrnuto v dokumentu o požadavcích na podnikání?

Dokument o obchodních požadavcích je v některých ohledech podobný ostatním typům obchodních návrhů. Služba BRD by měla obsahovat:

1 . Souhrnný výkaz , někdy nazvaný shrnutí, které obecně popisuje požadavky na projekt.

Souhrnný výpis je obvykle psán po dokončení BRD.

2. Cíle projektu. Tyto cíle by měly být ve formátu SMART; konkrétní, měřitelné, dosažitelné, realistické a časově omezené.

3 . Výchozí a potřebné prohlášení nebo zdůvodnění projektu. Toto je důležitá část dokumentu, takže ji nenechávejte. Vysvětlení, proč je projekt zapotřebí, je primárním ovladačem projektu a jeho úspěch bude záviset na tom, jak dobře to potřeba splňuje.

4. Rozsah projektu - co má být zahrnuto a co nemá být zahrnuto. Ve výše uvedeném příkladu společnosti ZXYW společnost uvedla, že cílem není zahrnovat vedení vrcholového managementu - tyto osoby by společnost poskytla.

5. Účetní závěrka. Účetní závěrka je nezbytná pro celkový pohled na dopad projektu na rozvahu a výnosy společnosti za určité časové období.

Samozřejmě, jak bude společnost financovat projekt, je důležité i zde diskutovat.

6. Funkční požadavky a funkce. Toto je místo pro poskytnutí podrobností, včetně diagramů, organizačních diagramů a časových horizontů.

7. Personální potřeby. Kdo musí být najat a kdy. Které kategorie zaměstnanců budou potřebné a jak budou zaplaceny. Kdo je zaplatí a kdy. Vzhledem k tomu, že ZXYW vytváří zařízení pro lidi, je to klíčovou součástí jejich BRD.

8. Plán, časová osa a termíny. V této části by měly být podrobně popsány fáze projektu, aby se ujistil, že všechny strany pochopí, co je požadováno a kdy. v projektu ZXYW byla první fází výběr místa, včetně průzkumu několika potenciálních měst.

9. Předpoklady. Tato část dokumentu je často přehlížena. Vysvětlení předpokladů pomůže vyhnout se problémům později. Například ve výše uvedené smlouvě společnost chtěla pronajmout, nekupovat, kancelářské prostory.

10. Náklady a přínosy. Analýza nákladů a přínosů je podrobným seznamem všech nákladů na projekt a úspory z projektu by měly být zahrnuty.

Co vytváří obchodní požadavky dokumentovat smlouvu?

Jak bylo uvedeno výše, v počáteční fázi je BRD návrh. Možná jste si všimli, že ze seznamu výše uvedených částí chybí něco - platba za poskytnuté služby. Bez prohlášení o platbách dodavateli a načasování těchto plateb neexistuje žádná smlouva.

Předtím, než se obě strany odhlásí na dokument, musí být přidán standardní smluvní jazyk za pomoci právního zástupce, včetně

• Slibuje se platit a slibovat poskytnutí služeb
• Restriktivní smlouvy, které brání dodavateli obchodní tajemství společnosti nebo sdílení s ostatními.
• Co se stane, pokud jedna ze stran nesplní své požadované povinnosti (to znamená porušuje smlouvu)
• Ustanovení o pojištění a odškodnění (neškodné)
• Ustanovení o soudních a arbitrážních ustanoveních
• A samozřejmě podpisy příslušnými úředníky společnosti a dodavateli.