Jak učinit vaše vedení setkání produktivní akce

Nemusíte se dívat daleko na to, abyste našli články od odborníků na řízení času, vedoucí pracovníky a další guruové a znalce, kteří vás obtěžují a navrhovali, abyste se vyhnuli, odpadky.

Nicméně, někdy se musíme potkat. A ano, odborníci mají k dispozici velké rady ohledně řízení času, kontroly agendy a pravidel.

Zaměření je trochu odlišné a nabízí některé osvědčené a pravdivé pokyny, které pomohou manažerům přenést pět společných typů schůzek na bezbolestné a produktivní události.

Pět řešení společné schůzky

1. Odstranění úmrtí podle aktualizací kolem počítače. Znám tuto schůzku. Cram osmnáct lidí v místnosti a pak vyžadují, aby každý člověk sdílel nějakou aktualizaci, která se obvykle zdá být pokusem ospravedlnit jejich existenci a učinit případ za jejich zakotvení ve skvělé hale slávy pro zaměstnance. Vedoucí představitelé a vedoucí představitelé jsou pro běh těchto setkání proslulí a naivní se domnívají, že je to skvělý způsob, jak všichni slyšet, co se děje ve firmě. Ve skutečnosti lidé většinou vyladí a soustředí se na plánování své vlastní aktualizace, kterou nikdo nebude poslouchat.

Místo toho: Všichni se spojte se svými vrstevníky, členy týmu nebo klíčovými kolegy, ale nepodcházejte přístupu "kolem stolu". Nabídněte informace na základě výjimek.

Sdílejte relevantní zprávy, včetně finančních výsledků, velkých výher zákazníků nebo aktualizací iniciativ v rámci celé organizace. Dále rozšiřte nabídku jednotlivcům o to, abyste se sepsali důležité otázky. Pokud se objeví něco pozoruhodného a není příliš známé, měl by to někdo sdílet. Pokud jedna skupina potřebuje pomoc od jiné skupiny, zvedněte požadavek.

Jinak nenechte všechny účastníky sdílet.

2. Stavové schůzky obecně. Mohou to být brutální zabijáci času, zvláště když se zablokují jako opakující se události a jsou špatně zvládnuty.

Místo toho : Nikdy nevolte schůzku pro něco, co můžete vyhledat. Využijte technologické nástroje dnešního dne, abyste zajistili, že vaše pracovní týmy budou udržovat aktuální a viditelnou aktualizaci stavu, kde si je všichni uvidí kliknutím myši. Pokud se musíte setkat s plánovaným časem setkání na polovinu nebo použít agilní přístupy a spustit krátké "stand-up" zasedání. Buďte drakoničtí, pokud jde o odchylky a rozptýlení, které prodlužují tato zasedání. Zaměřte se na sdílení stavu a vyžadujte, aby lidé řešili problémy mimo toto fórum.

3. Nestrukturované schůzky na brainstorming. Většina brainstormingových setkání je tak špatně ulehčena, že skončíme potlačením nápadů, podporováním šéfovych nápadů nebo vytvářením skvělých seznamů chladných věcí na poště, které nejsou nikdy slyšeny ani viděny znovu.

Místo toho: Pracujte na definování tématu brainstormingu a sdílejte ji s pozvanými před zasedáním. Sbírejte jejich vstupy a konsolidujte a zaúčtujte je nebo je sdílejte, aniž byste jim přisuzovali nápady. Použijte živou relaci, abyste mohli skočit a postavit se na předložených nápadech přidáním do seznamu.

Odolajte nutkání zhodnotit nápady v této relaci. Zahrňte další techniky, které minimalizují tlak na socializaci, jako je psaní mozku. A hlavně konsolidujte myšlenky a vytvořte proces, který je bude vyhodnocovat a archivovat pro snadné seskupení v budoucích relacích a situacích.

4. Operace recenze, které dělají Inquisition vypadat krotká. Pokud jste někdy utrpěli relací, kdy vedoucí schůzky - obvykle výkonný - se zaměřuje na jednu bojující funkci nebo hledá slabé místo v prezentaci každého a potom poslušně poskvrňuje posly, víte, jak je tento formát destruktivní. Neprovádějte tento proces.

Namísto toho: udržujte soukromé zkoušky hlubokých funkcí a firemních proktologických zkoušek a zaměřte se na sdílení klíčových provozních indikátorů, problémů a příležitostí.

Schůzka skupiny není časem nebo místem, kde byste mohli oddělovat oblast s nízkou výkonností nebo jednotlivce. Na místě zorganizujte následné schůzky, ale nikomu jinému nepodměrujte své viditelné křížové zkoumání. Nezakládejte se na zodpovědnost za zlepšení, ale odstraňte krutost a to, co je zřejmé z vašeho repertoáru pro vedení setkání.

5. Setkání, která vyvolávají problémy vyžadující spontánní rozhodnutí. Jedinečně nebo ironicky je zasedací místnost jedním z nejhorších míst pro rychlé rozhodování. Problém se poprvé objeví a volá po rozhodnutí, že lidé na místě, a oni vás budou odporovat za použití tohoto přístupu.

Namísto toho: Neustále pracujte před skupinovými schůzkami a zapojte klíčové zainteresované strany do problematiky a možností. Vyžádejte si jejich vstup, nabídněte své perspektivy a pracujte na zprostředkování společných zájmů. Fórum pro schůzky použijte k ověření zájmů zúčastněných stran a určení jejich doporučení. Zatímco stále nemusíte získat okamžité rozhodnutí bez dalšího kroku nebo dvou, budete posílit své pracovní vztahy s předzávodem.

Spodní linie pro teď:

Jsme obyčejní tvorové od přírody a dokonce i s řadou technologických nástrojů, které nám umožňují připojit se bez toho, abychom byli na stejném místě, někdy pomáhá být tváří v tvář, tvář. Využijte tento čas moudře a ukažte úctu k účastníkům tím, že vytvoříte schůzky, které minimalizují časové investice a maximalizují sdílení informací v neohrožujícím prostředí.