Jak se představit v e-mailu

Když posíláte e-mailovou zprávu, kterou chcete představit, je důležité poslat profesionální e-mailovou zprávu, která zapojí čtenáře, a jasně uvádí, proč píšete. Většina lidí je zaplavena e-mailem a je složité dostat e-mailovou zprávu od někoho, koho neznají otevřeno, natož číst.

Podívejte se na tyto tipy, jak dostat e-mailové zprávy otevírat, číst a reagovat na příklady formálních a náhodných e-mailových úvodů.

Napište zprávu o otevření předmětu. Kolik e-mailových zpráv používáte koš, aniž byste je někdy otevírali? Věnujte pozornost tomu, co jste zahrnuli do předmětu, takže vaše má šanci otevřít se. Buď konkrétní.

Adresu své zprávy osobě. Pokud najdete osobu, která bude psát spíše než obecnou e-mailovou adresu, jako je hr @ companyabc. com, budete se moci osobně spojit s osobami, které chcete setkat. LinkedIn, webové stránky firem a stránky sociálních médií jsou dobré způsoby, jak najít kontaktní osoby.

Použijte formální pozdrav. Pokud píšete s konkrétním požadavkem, použijte oficiální obchodní pozdrav jako pan nebo paní Křestní jména také fungují, pokud máte spojení s osobou nebo píšete na příležitostnějším základě a poskytnete informace spíše než hledat pomoc. Zde jsou příklady e-mailových pozdravů a tady je kopeček při výběru dopisů pozdravů a pozdravů.

Používejte připojení. Při psaní úvodního e-mailu nebo zprávy LinkedIn, pokud máte někoho společného zmínit. Referát je jedním z nejlepších způsobů, jak získat rady nebo pomoc.

Nerobte požadavek. Je mnohem lepší navrhnout nebo požádat o radu než o diktování někomu. Například: "Mohl byste mi dát zpětnou vazbu, pokud to čas dovolí? "Zní mnohem lépe než" Prosím, přečtěte si mé životopis a vraťte se ke mně. "Být zdvořilý a žádá vás bude dál, než někomu říct, co by mělo dělat.

Udržujte krátký . Většina lidí skimí e-maily a zřídka čte za první odstavec nebo tak. Udržujte svou zprávu krátkou - maximálně 2 nebo 3 odstavce. Do každého odstavce nezahrnujte více než několik vět. Před uzavřením a podpisem zanechte místo mezi jednotlivými odstavci a dalšími mezerami.

Ujistěte se, proč píšete. Vaše e-mailová zpráva by měla jasně uvést, kdo jste, proč píšete a co požadujete od čtenáře. Použijte první odstavec pro představení sebe, druhý pro vaši žádost a třetí pro poděkování čtenáři za jeho úvahu.

Použijte jednoduché písmo. Použijte jednoduché písmo (například Calibri, Times New Roman nebo Arial) a velikost písma, která je snadno čitelná.Velikost písma 11 nebo 12 bodů je čitelná, aniž by bylo třeba přitahovat. Zde je návod, jak vybrat styl a velikost písma.

Vyberte profesionální uzavření. Vaše uzavření je téměř stejně důležité jako úvod. Ukončete svůj e-mail krátkým profesionálním uzavřením. Zde je návod, jak ukončit dopis s příklady dobrých uzavření, které chcete použít.

Zahrnout podpis. Umožněte osobě, na kterou posíláte e-mail, snadné se s vámi znovu spojit. Zahrnout podpis s celým jménem, e-mailovou adresou a telefonním číslem. Pokud požadujete písemnou odpověď nebo chcete něco zaslat, zadejte poštovní adresu.

Zde je návod, jak nastavit podpis vašeho e-mailu.

Kontrola pravopisu a pravopisu. Když se představujete, je důležité před odesláním provést opravu a kontrolu pravopisu. Máte jen jednu šanci udělat dobrý dojem a překlep můžete dostat své e-mailové zprávy trashed.

Odeslání zkušební zprávy. Chcete-li se ujistit, že vaše zpráva je dokonalá, pošlete ji nejdříve, abyste mohli dvakrát zkontrolovat, jak to přečte, a dát jí finální pohled, abyste se ujistili, že to je to, co chcete poslat.

Bcc: Vy sami. Vždy je dobré poskládat skrytou kopii (Bcc) na zprávu. Budete mít záznam o jeho odeslání a budete se mu moci snadno obrátit zpět k následné komunikaci.

Příklady e-mailových úvodů

Formální úvod

Vážená paní Smithová,

Jmenuji se Marcus Anderson a píšu a požádal o pomoc.

Velice bych ocenil vaši pomoc a radu.

Příležitostný úvod

Ahoj Křestní jméno,

Jmenuji se Cynthia a pracuji pro technickou náborovou firmu nazvanou ABCD recruiting. Doufám, že se máš dobře! Raději vám řeknu víc o události, kterou zahajujeme.

Úvod S Referral

Milá paní Smithová,

Jsem přítelkyní Alisy Markersové a ona mě povzbudila, abych vám předal svůj životopis. S Alisou jsme spolu pracovali na několika projektech a myslela si, že byste mi mohl pomoci při hledání práce.

E-mail Představujeme někoho jiného

Vážení Jonas,

Doufám, že tě to najde dobře! Dotýkám se dnes, abych představila kolegyni Samanthu Billingsovou, která se nedávno připojila ke společnosti a přebírá komunikaci pro společnost DBC.

Doporučené čtení: Pokyny pro psaní profesionální e-mailové zprávy Jak formátovat e-mailovou zprávu

Jak se představit v e-mailu