Jak zlepšit požadavek na informace (RFI)

Podáváte žádost o informace? Nebo vás někdo požádá o informace? Termín "žádost o informace" (RFI) lze použít buď v obou případech, avšak v každém případě existuje několik základních rozdílů. Podívejte se, jak zlepšit svůj RFI proces, ať už se ptáte, nebo chcete požádat o informace.

Část A. Jste požádáni o informace

Žádosti o informace jsou častým předběžným krokem při definování a provádění stavebních prací.

Často je to otázka velikosti: větší projekty mají více proměnných a více neznámých, které je třeba vyřešit nebo alespoň zúžit, než požádat o formální návrhy, takže RFI může pomoci.

1. Váš proces musí být dostatečně rychlý, aby pochopil a odpověděl bez zbytečného odkladu. RFI od potenciálního zákazníka je šancí, abyste se dostali dříve. To znamená, že je dostatečně organizovaný, aby rychle a správně reagoval.

2. Pokud RFI označuje práci, kterou nechcete provádět nebo která by vedla ke konfliktům zdrojů s projekty jiných zákazníků, můžete zdvořile odmítnout. Negativní, avšak včasná odpověď může přesto zanechat dobrý dojem a šanci být později kontaktován pro další projekty.

3. Ujistěte se, že RFI má dostatek podrobností, abyste mohli odpovědět správně. Zkontrolujte, zda máte dostatek informací, abyste odpověděli na následující:

   1. Můžete soutěžit? Máte dovednosti a zdroje, které vám poskytnou dobré řešení?

   2. Dokážete vyhrát takový projekt? Jste pro tyto stavební práce lepší než konkurenti?

   3. Chcete získat takový projekt? Před odpovědí na tuto otázku zkontrolujte záznam o stavu zákazníka pro platbu včas.

4. Pokud RFI zůstane příliš nejasná, váš proces může definovat následující volby.

   1. Můžete odmítnout a pokračovat v dalších projektech.

   2. Zákazníkovi můžete pomoci lépe definovat požadavky na stavbu.

   3. Můžete nabídnout placené poradenské služby pro sestavení nové RFI.

Každá možnost má své výhody a nevýhody. Vaše rozhodnutí, jakou možnost zvolit, bude podle projektu a dotyčného zákazníka.

Část B. Jste ten, který žádá o informace

Jakmile začne projekt stavby, není pro dodavatele nebo subdodavatele neobvyklé, aby vyžadovaly další informace, aby se ujistil, že práce probíhá správně.

1. Spusťte svůj RFI proces, pokud je zapotřebí:

   • Změna specifikace projektu, například nahrazení jednoho stavebního materiálu za jiný (možná nedosažitelný.)

   • Objasnění úkolu nebo způsob, jakým určitý materiál je třeba použít, tvarovat, aplikovat a tak dále.

   • Řešení nedostatku stavebních konstrukcí, u kterého nebyla část projektu provedena podle specifikací projektu.

   • Oprava specifikací, pokud existují dobré důvody k zpochybnění opomenutí, nesprávné aplikace nebo nedostatečné kvality týkající se specifikovaných materiálů nebo úkolů.

2. Zkontrolujte, zda má zákazník nebo generální dodavatel standardní RFI formulář, který má být použit. Dobré formuláře a šablony vám pomohou zahrnout správné informace, abyste získali rozumné a užitečné odpovědi na váš RFI. Nahrajte nově otevřenou RFI například do centralizované softwarové aplikace pro správu RFI.

3. Podívejte se na odpověď, kterou získáte, abyste se ujistili, že je jasná a realistická. Potvrďte nebo vyjasněte jakýkoli vliv na rozpočet a harmonogram projektu. Aktualizujte své vlastní plánování projektu vhodně.

4. Označte svůj RFI jako uzavřený nebo vyřešený, pokud se vám odpověď, kterou získáte, to opravňuje. Zkontrolujte seznam všech nevyřešených RFI. Chase zúčastněné strany za odpovědi!