Vyplnění formuláře I-9, ověření způsobilosti práce

Formulář I-9 se používá k ověření způsobilosti zaměstnanců pracovat v USA. Zákon o reformě a kontrole přistěhovalectví (1986) požaduje, aby zaměstnavatelé ověřili způsobilost všech zaměstnanců na práci. Ověření zahrnuje identitu i způsobilost k práci. Zaměstnanec potvrzuje platnost informací poskytnutím dokumentů a zaměstnavatel potvrdí, že přezkoumal dokumenty. Zaměstnavatelé jsou povinni uchovávat formulář v případě kontroly.

Formulář I-9 je také základem pro další ověření zaměstnavatele pomocí systému E-Verify.

Než začnete Vyplňovat formulář I-9

Než začnete najat svého prvního zaměstnance, pořiďte si kopie formuláře I-9. Ujistěte se, že máte nejnovější verzi formuláře I-9. Současný formulář s datem vypršení 31.3.2016, musí zaměstnavatelé použít k ověření zaměstnání po 7. květnu 2013.

Kópie formuláře I-9 (ve formátu PDF) jsou k dispozici na webových stránkách amerických celních a imigračních služeb (USCIS). Tento formulář lze vyplnit online, poté vytisknout pro podpisy.

Formulář I-9 musí být dokončen v době pronájmu a vy (zaměstnavatel) musíte uchovat všechny formy I-9 pro všechny zaměstnance. Pokud je formulář úplně vyplněn a jste přijali dokumenty předložené zaměstnancem, můžete požádat zaměstnance, pokud zjistíte, že zaměstnanec nesprávně uvedl svůj status způsobilosti k práci, nebo pokud jsou formuláře předložené zaměstnancem neplatné .

Dokončení Oddíl 1 - Informace a osvědčení zaměstnanců

Oddíl 1 doplňuje zaměstnanec. Zaměstnanec musí obsahovat jméno, rodné jméno, adresu a datum narození. Zaměstnanec by měl zahrnovat číslo sociálního pojištění, ale toto číslo je volitelné, pokud vaše společnost nepoužívá systém E-Verify.

Zaměstnanec pak potvrzuje jeho status - jeden z následujících:

občan Spojených států

cizinec Spojených států

zákonný trvalý pobyt (včetně Alien #) > Cizinec oprávněný k práci (včetně cizinců # nebo Admission #) do (včetně data vypršení platnosti, je-li to vhodné)

Někdo může zaměstnance pomoci při dokončení oddílu 1 formuláře I-9. Sekce

Preparer a / nebo Translator Certification by měla být doplněna pomocníkem. Nezapomeňte vytisknout jméno a adresu pomocníka. Dokončení oddílu 2: Přezkum a ověření zaměstnavatele

Oddíl 2

je vyplněn zaměstnavatelem. Musíte přezkoumat dokumenty potřebné k ověření (a) totožnosti a (b) pracovní způsobilosti zaměstnance. Všimněte si, že dokumenty v seznamu A, jako je pas USA, ověřují BOTH identitu a pracovní způsobilost. Dokumenty v seznamu B ověřují totožnost a dokumenty v seznamu C ověřují způsobilost k práci.Musíte mít jeden dokument z KAŽDÉHO ze seznamu B a seznamu C, pokud nemáte dokument ze seznamu A. Přijatelné dokumenty

A

seznam přijatelných dokumentů je součástí I- 9 formulář. Další informace o přijatelných dokumentech, včetně příkladů dokumentů, najdete v příručce USCIS pro zaměstnavatele. Poznámka k kartám sociálního zabezpečení: Nemůžete přijmout laminovanou kartu sociálního zabezpečení nebo kartu sociálního zabezpečení, která uvádí, že "není platná pro účely zaměstnání". Výtisky od Správy sociálního zabezpečení, které zobrazují informace o sociálním zabezpečení pro zaměstnance, nejsou přijatelné náhrady za kartu sociálního zabezpečení.

Dokumenty, které vám byly předloženy k ověření, musí odpovídat stavu způsobilosti, který potvrzuje zaměstnanec. Pokud vám předložené dokumenty nejsou v souladu s postavením, které potvrzuje zaměstnanec, nemůžete je přijmout. Například pokud zaměstnanec prokáže, že je občanem USA, ale ukáže vám zelenou kartu, nemůžete jej přijmout.

Termíny vypršení platnosti dokumentů

Některé dokumenty, jako pas nebo oprávnění k práci, mají datum vypršení platnosti. Dokončené dokumenty nejsou pro ověření přijatelné. Pokud vyprší platnost dokumentu, musíte jej přijmout, ale uvědomte si datum vypršení platnosti ve vašem systému vedení záznamů zaměstnanců. Pokud vyprší platnost dokumentu a zaměstnanec neposkytne nový doklad o budoucím datu vypršení platnosti, tento zaměstnanec již nemůže pracovat v USA. Pokud je vaše společnost kontrolována, můžete být pokuty a pokuty za to, .

Pouze originální dokumenty

Všechny předložené dokumenty musí být originály. Fotokopie nejsou přijatelné. Pokud máte otázku, zda je dokument kopií, podívejte se na razítko nebo pečeť od vládní agentury Spojeného království nebo od státu, kraje nebo obce.

Pokud má dokument jiný název než jméno dané zaměstnancem na I-9, položte otázky. Mírné změny pravopisu jmen jsou přijatelné, dokud se dokument jeví jako pravý a vztahuje se k osobě.
Po přezkoumání dokumentů a přiměřeném odhodlání, že jsou obě (a) pravé (ne kopírovací nebo jinak sporné) a (b) vztahují se k jmenovanému zaměstnanci, musíte potvrdit za trest za to, podle vašich znalostí je zaměstnanec oprávněn pracovat v USA. Zahrnout datum, kdy zaměstnanec začal pracovat pro vaši společnost. Podepište, datum, vytiskněte své jméno a název a uveďte adresu společnosti.

Část 3 Aktualizace a opětovná ověření

Část 3 se používá k aktualizaci informací o vypršených dokumentech, které umožňují přidat do formuláře nový datum vypršení platnosti dokumentu.

Uchovávání kopií dokumentů

Pokud vaše společnost používá systém E-Verify, uchovávejte fotokopie všech dokumentů. Pokud nepoužíváte funkci E-Verify, nemusíte uchovávat kopie dokumentů. Pokud uchováváte kopie, udělejte to všem zaměstnancům.

Po dokončení formuláře I-9 - co dělat

Vy jako zaměstnavatel musíte uchovávat kopii vyplněného formuláře I-9 pro všechny zaměstnance. Tento dokument nepotřebujete předkládat žádné vládní agentuře USA.

Podrobné informace v tomto článku vám poskytnou, abyste jako zaměstnavateli pomohli pochopit požadavky na vyplnění formuláře I-9. Nejsou zamýšleny jako inkluzivní. Ujistěte se, že jste přečetli celý dokument I-9, abyste se ujistili, že tento dokument dokončujete úplně a správně.

Opravovat chyby

Správné chyby ve formuláři I-9 byly stejné jako u jiných důležitých dokumentů. Nepoužívejte blesk nebo zkuste vymazat chybu. Standardní postup pro opravu chyb v důležitých dokumentech je:

Linka přes nesprávné informace (ujistěte se, že informace mohou být stále čteny)

Proveďte změnu
Datum a iniciujte změnu.
Tipy pro vyplnění formuláře I-9

Vy jako zaměstnavatel můžete určit zaměstnance nebo někoho jiného, abyste vyplnili zaměstnavatele v části formuláře I-9. INS však říká: "Pokud někdo jiný vyplní formulář I-9 pro vaše jménem, musí mít plné povinnosti v rámci I-9."

Zaměstnanec může získat pomoc dokončení oddílu 1. Ujistěte se, že pomocník dokončí "Zabezpečení pro překladatele a / nebo překladatele" a nechte zaměstnance podepsat.
Další informace - odpovědi na otázky týkající se formuláře I-9
Tento článek obsahuje odpovědi na časté otázky týkající se formuláře I-9 a ověření způsobilosti k zaměstnání
Požadujete ochranu soukromých informací poskytovaných zaměstnanci I-9 a na podpůrných dokumentech. Použijte tyto informace pouze pro účely I-9 a ukládejte dokumenty na bezpečném místě, jako je například uzamčená schránka souborů, ke které má klíč jen pár důvěryhodných osob.
Některé státní agentury USA mohou ověřit způsobilost k zaměstnání a osvědčit zaměstnance, které vám zašlou. Ujistěte se, že v tomto případě získáte a uchováte kopii certifikace od vašeho státu.