Jak externí finanční ředitelé outsourcovaných finančních služeb využívají služby externího účetnictví

Řešení online účetnictví využívají prostředí cloud computingu ke shromažďování a korelaci informací, které podnik potřebuje ke správě svých financí. Tyto softwarové platformy zjednodušují proces vedení účetnictví, minimalizují čas strávený při vkládání dat a zvyšují efektivitu celého systému. Mnoho majitelů firem a finančních ředitelů využívá těchto výhod tím, že provádí inteligentní implementační procesy a vytváří tak ideální prostředí pro zpracování denních financí.

Najděte nejlepší software

Prvním krokem při vytváření ideálního online účetního prostředí je určit, která softwarová platforma má pro firmu správné nástroje. Finanční ředitelé by se měli seznámit s nejužitečnějšími možnostmi a vytvořit seznam platforem, které nabízejí nejlepší funkce. Malé podniky se liší velikostí, rozsahem a potřebami, takže je důležité předem konzultovat s vedoucími pracovníky společnosti, abyste mohli přesně určit, jaké nástroje jsou potřebné pro zvládnutí neustálého výkyvu finančních údajů.

V této fázi jsou v úvahu mnohé aspekty, ale je třeba posoudit vše od vlastností a přínosů k podpůrným službám nabízeným účetní platformou. Mnoho společností potřebuje mnoho přizpůsobení nebo může potřebovat software pro škálování a nabídnout komplexnější reportování po silnici. Účty účetnictví pro dnešní i budoucí období by měly být analyzovány před podpisem na tečkované čáře.

Zjednodušte mzdové účty

Mzdy se stávají čím dál tím komplikovanějšími, jak se malé firmy rozšiřují a získávají další zaměstnance. Informace o sledování času musí být převedeny na oddělení mzdy, aby bylo možné generovat zprávy potřebné k tomu, aby zaměstnanci získali přesné odškodnění. Online účetní nástroje mohou převzít data vložená do měřicího a mzdového softwaru a přeložit je do formátu, který lze použít k přípravě kontrol přímo z programu.

Tím se zvyšuje přesnost a zajišťuje, aby všichni zaměstnanci byli placeni včas, a to vždy, aniž by útvary účetnictví musely týden týdně pracovat na výplatní listině.

Mnoho aplikací pro sledování času také zahrnuje širokou škálu možností a výhod dostupných prostřednictvím připojení k mobilnímu zařízení. K dispozici jsou programy pro sledování času, které uživatelům umožňují zadávat čas z pole, prostřednictvím mobilní aplikace a dokonce i prostřednictvím textových zpráv SMS. CFO mohou nastavit více schvalovacích postupů pro různé členy a podporovat zlepšování údajů a podrobností v předaných časových úsecích.

Správa údajů o prodeji

Malé firmy se zabývají neustálým přílivem prodeje dat. Příchozí a odchozí faktury, platby, objednávky, plnění objednávky a informace o přepravě obsahují důležité finanční údaje, které tvoří velkou část obrazu, pokud jde o peněžní tok.Nesplnění těchto čísel přesně a včas může vést k nejasnostem, které potlačují schopnost společnosti rozhodovat o budoucím růstu.

Online účetní software spravuje všechny tyto základní údaje, které přicházejí, aby vedoucí pracovníci společnosti vždy měli jasný přehled o tom, kolik peněz je v daném okamžiku k dispozici.

Poskytnutím rychlého a přesného způsobu určení stavu jednotlivých objednávek a faktur ušetří tyto platformy čas na každém kroku podél prodejní cesty. Některá softwarová řešení nabízejí možnost automaticky generovat faktury a zasílat je zákazníkům, aby ještě více uvolnily prodejní oddělení.

Monitorovat účty a pohledávky

Je možné, aby podnik vypadal ziskově na papíře, ale v praxi bojoval nebo selhal. Jedná se o běžný problém, kterým čelí společnosti s neúčinnými účetními procesy, které nevykazují pravdivý příběh o peněžním toku. Použití online nástroje ke sledování stavu obou splatných účtů a pohledávek odstraňuje zmatek a ukazuje, kde je třeba podniknout kroky ke zlepšení zdraví finančních prostředků společnosti.

Nastavení e-mailových upomínek a upozornění urychluje proces inkasa pohledávek a připomíná majitelům a správcům firem, kdy jsou splatné závazky.

To usnadňuje vytváření vyváženého plánu plateb, který udržuje firmu v červeném, než aby zničil svůj rozpočet.

Podporujte používání mobilních zařízení

Vzdálený přístup je velkou částí toho, co činí účetnictví online tak efektivní. Každý z CFO a mobilní pracovníci může přistupovat k softwaru a zadávat důležité údaje z jakéhokoli zařízení bez ohledu na jejich aktuální polohu. Když se všichni ve společnosti dostanou na palubu se záznamem prodeje a výdajů, jak se stávají, mělo by to znamenat velký nárůst přesnosti napříč celou branou. Zaměstnanci, kteří podnikají mimo kancelář, již nemusí čekat, až se vrátí do svých počítačů, aby zaznamenali data o transakcích. Místo toho mohou vkládat všechna čísla pomocí aplikace na svých mobilních zařízeních, která se integruje s hlavním účetním softwarem a přenášejí informace přímo do cloudu.

Synchronizace s bankami

Je velmi snadné zapomenout na zaplacení zálohy nebo zrušení v podnikové šekové knížce a získat nepříjemné překvapení při příchodu měsíčního výpisu. Tomuto problému lze předejít vytvořením online účetního softwaru, který automaticky přijímá finanční údaje v okamžiku, kdy dochází k bankovním transakcím. Přesné částky dolaru jsou okamžitě zaznamenávány a přístupné z palubní desky - metoda, která nejen zlepšuje přesnost, ale také zbytečně tráví čas tím, že každý měsíc třídí papírové výpisy, aby se ujistil, že kniha vyváží.

Udržujte komunikaci otevřenou

Spolehlivé řešení online účetnictví by mělo umožnit správcům vytvářet různá přihlašovací oprávnění, aby vedoucí oddělení, vedoucí pracovníci a zaměstnanci ve společnosti měli přístup a upravovali informace. Nástroje pro sledování umožňují finančním ředitelům kontrolovat, zda vše funguje hladce, a reagovat na jakékoli otázky pomocí možností spolupráce v rámci aplikace.To vede k tomu, že tok informací je zdarma mezi všemi stranami zapojenými do finančních rozhodnutí společnosti a odstraňuje překážky bránící efektivnímu fungování. Pokud se potřeby podnikání změní, finanční ředitel a poskytovatel služeb jsou vždy k dispozici, aby pomohli s vylepšeními.

Využijte výkaznictví

Vytváření sestav z finančních dat bez pomoci softwaru je náročný proces, který propojuje zaměstnance malých podniků, kteří by mohli být produktivnější jinde. Zpoždění mezi sběrem dat a sestavením těchto manuálních zpráv vytváří riziko, že informace mohou být zastaralé až do dokončení sestavy. Online účetní platformy zahrnují nástroje pro vytváření přehledů pro několik nejdůležitějších obchodních ukazatelů:

• Projektovaný prodej
• Výnosy a náklady
• Peněžní tok
• Zisk a ztráta

Protože jsou všechny údaje zadané do systému okamžitě korelovány , každá nová zpráva odráží nejnovější změny ve financích společnosti. Synchronizace mezi platformami je jednou z hlavních výhod online reportingových systémů, ale není to jediná. Komplexní řídicí panely mohou shromažďovat data, zlepšovat hlášení a umožňují CFO přístup k klíčovým ukazatelům výkonnosti společnosti bez nutnosti bootovat počítač. Mobilní připojení v účetních aplikacích je všudypřítomná a umožňuje uživatelům nejen prohlížet, ale také upravovat, manipulovat a analyzovat všechny důležité údaje kdekoli a kdykoli je to nutné.

Integrace všech programů

Online účetnictví je nejvýhodnější, když je propojen s dalšími aplikacemi, které podnik používá pro správu operací. Spojení sledování času, výplatní listiny, správy zásob a jiného softwaru pomocí zabezpečené integrační platformy zjednodušuje tok dat a zajišťuje, že informace dostupné prostřednictvím online účetního programu jsou vždy přesné.

Stejně jako v případě automatizace umožňuje integrace zvýšenou efektivitu a může ušetřit značnou část peněz tím, že zkracuje čas strávený lovem dolů, které byly dříve rozptýleny mezi odděleními. Integrace také vypíná velké množství opakujících se úkolů pro zadávání dat, snižuje míru chyb a umožňuje firmám optimalizovat zprávy tak, aby obsahovaly co nejvíce detailů.

Jednou z důležitých prvků integrace účetních platforem je pochopení toho, jaký je požadovaný výsledek před nastavením systémů. Vědět, jaké jsou účetní požadavky, mohou finanční ředitelé přesněji zhodnotit relevanci mnoha funkcí a výhod různých programů, aby zajistili, že skutečně splňují potřeby společnosti. Například, náklady na práci vyžadují více systémů, aby si vzájemně mluvili přes systémy výdělku, sledování času a hlavní knihy. Pokud je kalkulace nákladů hlavním principem hlášení, pak je specifická a důležitá otázka, zda aplikace pro sledování času synchronizuje své údaje se službami zpracování mezd.

Přizpůsobení pracovního prostředí

Firmy nabízející integrační řešení často zahrnují přizpůsobení jako součást svých služeb.Finanční ředitelé mohou využít této možnosti k vytvoření centrální platformy, která je přizpůsobena speciálně pro potřeby každé společnosti. Každá firma vyžaduje zvláštní nastavení z hlediska pracovního toku, formulářů pro zadávání dat a připojení mezi softwarovými aplikacemi. Samotná platforma by měla být dostatečně snadná pro použití bez nutnosti rozsáhlého výcviku. Online účetnictví lze bez problémů integrovat do tohoto prostředí tak, aby se stalo běžným nástrojem při správě toku dat.

Nezapomeňte, že přizpůsobení může vyžadovat zásah vyškolených služeb IT podle potřeby pro nastavení připojení, zajistí správnou synchronizaci dat a přesné zprávy. Tato podpora by měla být zahrnutá do rozpočtu, pokud uvážíme náklady na implementaci nových účetních řešení a on-line účetních služeb, protože bude nakonec nutné nejen během instalace, ale iv době změny, během růstu a kdy účetní tým vyžaduje nové informace a podávání zpráv. Společnosti se k tomu chovají různými způsoby.

Malé podniky s omezeným rozpočtem a zlomkovým finančním ředitelem na účtárně mohou preferovat udržování vztahu s jediným majitelem, který může být flexibilní a pohotovostní podle potřeby. Pokud nebudou potřeby rozsáhlé, vyúčtování za odpracované hodiny bude pravděpodobně přínosem pro rozpočty malých podniků, než je měsíční záloha. Naopak, větší podniky nebo podniky s komplikovanými účetními potřebami mohou mít prospěch více z toho, V omezených situacích jsou některé firmy nejvhodnější tím, že mají pracovníky interní IT podporu. To je obvykle nejvhodnější pro firmy, které již mají zaměstnance IT, kteří mohou převzít odpovědnost za další systémy.

Tím, že finanční ředitelé, majitelé podniků a zaměstnanci sdílejí prostředí, ve kterém lze sledovat a spravovat finance, online účetnictví řeší mnoho otázek přesnosti a komunikace, které mohou způsobit škodlivé chyby. Správná implementace vytváří platformu, která přeměňuje způsob, jakým podniká hospodaří s finančními prostředky a nabízí ideální prostředí pro produktivitu a růst.