, Jak úspěšně Naplánujte si benefiční akce

Hosting hostování akce je skvělý způsob, jak získat peníze pro organizaci nebo příčinu. Akce o fundraisingu zvyšují povědomí, podporují zapojení komunity a poskytují zábavné shromáždění a zároveň získávají peníze pro dobrou věc. Plánování akce zaměřené na fundraising - stejně jako plánování jakékoli jiné akce - vyžaduje čas, organizaci a kreativitu.

Plánování události fundraisingu

Postupujte podle tohoto snadno použitelného průvodce pro úspěšné plánování akcí zaměřených na fundraising.

1. Co je to cíl?

Předtím, než začnete s konkrétním plánováním událostí, rozhodněte se nejprve, jaký je cíl vašeho fundraisingu. Většina akcí zaměřených na fundraising má více než jeden cíl. Cílem může být získání publicity, zvýšení povědomí, rozšíření stávající sítě nebo odměňování dobrovolníků za jejich úsilí, a to při získávání peněz na akci. Zjistěte, jaký je požadovaný výsledek, abyste mohli navrhnout událost, která splní tento cíl.

2. Kolik peněz očekáváte?

Jak víte, jestli je vaše akce zaměřená na získávání finančních prostředků úspěšná, pokud nemáte zájem o fundraising? Vytvořte jasný a měřitelný cíl získávání finančních prostředků. Cíl by měl být dosažitelný, ale také mírně mimo dosah. To vám poskytne další motivaci pro účastníky akce - a vaše cílové publikum - usilovat o splnění cíle fundraisingu.

Sledujte pokrok v získávání finančních prostředků pomocí ukazatelů a propagujte pokrok pomocí sociálních médií a dalších marketingových kanálů.

Požádejte svou sbírku finančních prostředků, aby vám pomohla dosáhnout cíle. Mějte na paměti, že tento cíl je částka, která zůstala po zaplacení všech výdajů na událost.

3. Vytvořte rozpočet události

S ohledem na cíl získávání finančních prostředků zřizujte svůj rozpočet na události. Uveďte úplný seznam všech výdajů spojených s pořádáním této akce na fundraising.

Patří sem:

• aut náklady na konání
• Catering
• Půjčovny vybavení
• Náklady na personální
• Pozvánky
• Zábava (hostující řečníci, hudebníci)
• dekorace
• Doprava
• Bezpečnostní pracovníci

Váš rozpočet by měl odrážet všechny známé náklady a zahrnout částku za nepředvídané výdaje. Chcete-li splnit svůj cíl při získávání finančních prostředků, musí být částka vynaložená na tuto událost vyšší než všechny výdaje.

4. Znát své cílové publikum

Chcete-li efektivně obchodovat na akci - ať už jde o fundraiser, schůzku nebo festival - musíte nejprve zjistit, kdo je vaším cílovým publikem. Snažíte se oslovit mladé profesionály, kteří přijmou vaši věc? Je vaše akce na fundraising něco pro veřejnost a může se zúčastnit někdo? Možná, že vaše cílové publikum je majitelé malých firem, kteří přispějí procento svého prodeje k vaší věci.Přemýšlejte o tom, s kým se snažíte dosáhnout, abyste mohli přizpůsobit své marketingové úsilí.

5. Oslovte komunitu

Při plánování akcí zaměřených na získávání finančních prostředků si přemýšlejte o své místní komunitní síti ve vašem úsilí o pomoc. Oslovte místní firmy a požádejte je o pomoc při poskytování některých součástí události za ne nebo za snížené ceny. Zvažte například žádost o dary pro následující položky:

• Pronájem křesel
• Pronájem stanů
• Dekorace
• Potraviny a catering
• Hudba nebo DJ
• Signage

Místní supermarkety mohou darovat balenou vodu pro hosty. Místní tiskárna může darovat značku. Na oplátku za určitou úroveň jejich účasti nabízejí obchodní nebo prodejní reklamu v podobě uvedení podniků do tiskových materiálů nebo značení na akci.

Výhody tohoto dosahu komunity jsou mnohé. Vaše organizace obdrží materiály nebo služby za ne nebo za snížené náklady, což snižuje náklady. Tyto místní firmy se stanou součástí vaší sítě a jejich podpora propaguje vaši událost svým zákazníkům.

Oslovte jiné charitativní skupiny za pomoc, jako jsou místní mládežnické organizace, skautské skupiny nebo komunitní kluby na místních školách. Mohou nabídnout pomoc při nastavení, vyčištění, distribuci položek na akci a další.

6. Vytvoření hostitelského výboru

Obvykle mají akce na fundraising hostitelský výbor. Tito členové komise by se měli zavázat k příčině a události a být velkými dárci, kteří povzbuzují ostatní k tomu, aby přispěli i svými prostředky. Vedoucí pracovníci a místní celebrity často působí v hostitelských výborech. Jejich úkolem není plánování událostí; místo toho je to práce, která vám pomůže dosáhnout vašich cílů pro získávání finančních prostředků.

7. Propagace události

Jakmile je datum události nastaveno a vybrané cílové publikum, je čas pracovat na propagační akci. Vypracujte plán public relations / marketingu pro fundraisingovou akci, která je oddělena od vašeho akčního plánu fundraisingu. Zahrnout časovou osu pro oznámení a zasílání materiálů, stejně jako dostupné metody distribuce. To může zahrnovat:

• Pozvánky na poštu do akce
• Marketingová kampaň pro přímé pošty
• Společenské setkání představitelů hostitelského výboru
• Online přítomnost (webové stránky organizace, Facebook, Twitter, dosah na organizační síť pro získávání finančních prostředků
• Rozpočet na místní komunitu
• Místní noviny a on-line publikace
• Hospodářská a sociální síť hostitelské komise
• Zajistěte, aby vaše reklamní kampaň byla prioritou. Bez efektivního marketingu, samotná událost - stejně jako charitativní příčina - zůstane bez povšimnutí a cíl fundraisingu nebude splněn.

8. Formát prodeje vstupenek

V rámci svého akčního plánu pro fundraising můžete zahrnout i způsob prodeje a distribuce jízdenek. Rozhodněte, jak budou lístky prodávány, kdy budou prodány, a zda budou distribuovány před událostí nebo zda budou k dispozici na vyzdvižení u dveří akce.Zjistěte, zda se jedná o jednorázový poplatek za akci nebo různé úrovně příspěvků, například jinou cenu za přístup do oblasti V. I. P. nebo speciální recepce.

Vytvořte také metodu pro organizaci prodeje jízdenek, stejně jako způsob, jakým budou osobní informace od těch nákupních lístků přidány do vašeho seznamu kontaktů pro získávání finančních prostředků. Tyto kontaktní informace jsou cennou součástí vašeho budoucího marketingového úsilí.

9. Nezapomeňte říkat "Děkuji"

Nedělejte nákladnou chybu v tom, že nebudete děkovat svým přispěvatelům, sponzorům událostí a dobrovolníkům. Udělejte si čas na zaslání osobních poznámek každému, kdo se účastní vaší akce na fundraising. Děkujeme kuchaři za jejich sponzorskou účast na akci a za zajištění hvězdného jídla. Děkujeme dobrovolníkům zvěda za jejich čas a energii při pomoci při sestavování stanů. Děkujeme prodejcům, kteří poskytovali potřebné nájemné za slevu. Získáte ten nápad.