Tipy pro zajištění efektivních setkání, které produkují výsledky

Lidé tráví na setkáních tolik času, že pro úspěšné organizace je prioritou to, že se setkávají s trvalými výsledky. Akce, které uspíší schůzky, vyžadují vedení vedoucí schůzky před, během a po schůzce.

Pokud zanedbáte některý z těchto příležitostí pro schůzky, vaše setkání a týmy nenesou ovoce, které chcete od doby, kdy investujete. Vezměte si těchto dvanáct tipů pro vedení setkání, které vám přivádí účastníky k dosažení očekávaných, pozitivních a konstruktivních výsledků.

Co dělat před zasedáním k zajištění efektivních schůzek

Akce před zasedáním vytvářejí základy pro dosažení výsledků schůzek. Můžete provést všechny potřebné následné kroky, ale bez efektivního plánu schůzky k zahájení, vaše výsledky vás zklamou. Tyto tipy vám pomohou plánovat a realizovat schůzku.

Naplánujte schůzku

Účinná setkání, která produkují výsledky, začínají plánováním schůzek. Nejprve zjistěte, zda jsou potřební jiní zaměstnanci, kteří vám pomohou naplánovat schůzku. Poté se rozhodněte, co se vám bude hodit, když uskutečníte schůzku. Stanovte uskutečnitelné cíle pro vaše setkání.

Stanovené cíle stanoví rámec pro efektivní plán schůzky. Jak říká Stephen Covey v "Sedmi návycích vysoce efektivních lidí" , "Začněte s koncem v mysli." Váš schůzkový cíl určuje zaměření na schůzku, program jednání a účastníky schůzky, které potřebujete k dosažení tohoto cíle.

Ujistěte se, že potřebujete schůzku

Jakmile vytvoříte plán schůzky, ujistěte se, že schůzka je vhodným prostředkem k dosažení stanovených cílů. Naplánování a uspořádání schůzky je drahé, když účtujete dobu návštěvnosti lidí, a proto se snažte zjistit, že schůzka je nejlepší příležitostí k vyřešení problému, ke zlepšení procesu nebo ke zpracování plánu.

Možná zjistíte, že můžete splnit cíle setkání pomocí e-mailové diskuse nebo distribuce a vyžádání informací prostřednictvím informačního bulletinu společnosti. Ujistěte se, že schůzka je potřebná a nejen pohodlnější - získáte lepší výsledky od účastníků schůzky, když jste opravdu zhodnotili své potřeby.

Zajistěte vhodnou účast na schůzce

Pokud je schůzka vhodným prostředkem k dosažení vašich cílů, zeptejte se účastníků, kteří se musí zúčastnit schůzky, aby uspěli. Na schůzi musí být k dispozici potřební účastníci.

Odložte schůzku spíše než uspořádat schůzku bez kritických zaměstnanců. Pokud delegát navštěvuje místo rozhodujícího rozhodovacího orgánu, ujistěte se, že určený zaměstnanec má pravomoc rozhodovat - nebo odložit schůzku.

Distribuujte a přezkoumejte předběžnou práci před zasedáním

Kolik schůzek jste navštívili, které začínaly s facilitátorem schůzky a rozdávaly rozvržení letáků nebo promítli diskuse aplikace Microsoft PowerPoint? Frustrující? To se vsaď. Schůzka se stává skupinovým čtením, což je těžko produktivní pro dosažení cíle.

Když jsou pro účely setkání rozhodnuty rozhodování a odpovědi na otázky, skupinové čtení je hanebný odpad času lidí.

Můžete uspořádat schůzky nejproduktivnější a zajistit výsledky tím, že před samotnou schůzkou budete potřebovat předem připravenou práci. Poskytování předběžných prací, grafů, grafů a materiálů ke čtení 48 hodin před zasedáním ovlivňuje setkání. Čím více času na přípravu udělíte, tím lépe připraveným lidem bude vaše setkání.

Dokumentace, která vám pomůže dosáhnout cílů setkání, může zahrnovat přehledy; údaje, grafy a odkazy na konkurenční informace, prodejní data a plány výroby; Prezentace Microsoft PowerPoint, které ilustrují klíčové body diskuse; a zápisy z jednání, poznámky a následná opatření z dřívějších nebo souvisejících schůzek a projektů.

Pre-work, dokonce i odkazy na sledování informací, distribuované včas, s vážným očekáváním, že účastníci přečtou práci před zahájením schůzky, pomůže zajistit, že vaše schůzka uspěje.

Během setkání s cílem zajistit efektivní schůzky

Efektivní využití času setkání nadšuje téma. Vytváří od účastníků odhodlání a pocit úspěchu. Lidé se cítí součástí něčeho většího než jejich každodenní výzvy. Z tohoto důvodu bude dobře uspofiádané a aktivní setkání, které vytvoří místo pro následné kroky, výsledkem setkání.

Efektivní facilita schůzky

Vedoucí setkání stanoví pozitivní a produktivní tón pro interakci mezi účastníky setkání. Efektivní usnadnění schůzek začíná přehledem cílů, očekávaných výsledků a programu. Facilitátor pomáhá členům skupiny zůstat soustředěni a produktivní.

Návrh setkání a agenda stanovily rámec schůzky. Efektivní facilitátor, který udržuje účastníky na trati, zajišťuje dosažení očekávaných a žádaných výsledků z tohoto setkání.

Použití přípravné práce v schůzce

Používejte nebo odkazujte na informace před zahájením práce a další informace, které jste před setkáním přednesli během schůzky. Zesilujete potřebu, aby účastníci strávili čas potřebný k tomu, aby si prohlíželi materiál, který je nedílnou součástí dosažení požadovaných výsledků.

Vaši účastníci se připravují před účastí na vašich schůzkách a vaše výsledky budou svědkem pevné přípravy a vedení. Nikdo nechce vypadat nepřipravený, nezaujatý nebo nepodporující v očích spoluhráče.

Zapojte každého účastníka do akcí

Každá pracovní skupina má různé osobnosti, které se při setkáních účastní. Máte tiché spolupracovníky a lidi, kteří se snaží ovládnout každou platformu. Ať už se jedná o usnadnění nebo účast na schůzce, musíte zapojit každého účastníka do plnění cílů setkání.

Tím je zajištěno, že každý účastník bude investován do tématu schůzky a následných kroků. Získáte více výsledků s celým týmem, než s jedním dominantním personálem, který se pokouší vytlačit všechny ostatní do kopce.

Vytvořte plán sledování efektivní schůzky

Během schůzky proveďte následný plán s položkami akce. Mezi efektivní plány patří následující.

Specifická akční položka,

• jméno osoby, která se zavázala k "vlastnictví" realizace položky akce,
• datum splatnosti položky akce a
• dohodu o tom, co představuje dokončení položky akce.
• Diskutujte o skutečných scénářích a překážkách úspěchu, které mohou členové týmu zažít, když se pokusí splnit položky, které budou produkovat požadované výsledky. Nastavte čas na další schůzku, pokud je to nutné, zatímco účastníci jsou přítomni.

Po schůzce k zajištění efektivních schůzek

Akce a plánování před a během setkání hrají velkou roli v pomoci vám dosáhnout očekávaných, pozitivních a konstruktivních výsledků. Vaše akce po setkání jsou stejně důležité. Následné kroky na příštím plánovaném setkání nikdy nestačí na to, aby se zajistily výsledky.

Publikujte minuty zasedání

Začněte publikováním zápisů a akčního plánu do 24 hodin. Lidé nejúčinněji přispějí k výsledkům, pokud hned začnou hrát na akci. Mají stále novou vzpomínku na schůzku, diskusi a zdůvodnění zvoleného směru.

Zůstanou nadšeni a připraveni začít. Zpoždění při rozdělování minut ublíží vašim výsledkům, protože většina lidí čeká na to, aby se příště dostavily předtím, než začnou řešit své závazky.

Efektivní následná schůzka

Respektování a dodržování lhůt a následných kroků vám pomůže dosáhnout výsledků z vašich schůzek. Termín byl stanoven na schůzi. Po schůzce by měla každá osoba s předmětem akce také vypracovat plán pro své osobní plnění svého závazku.

Ať už zapisují kroky v plánovači, delegují úkoly na jiné pracovníky nebo dokončí úkol, je odpovědný za následné kroky.

Takže je plánovač schůzek. Výsledky schůzek můžete zlepšit sledováním každé osoby, která má mezi akcemi akční položku v polovině cesty. Vaším úkolem je kontrolovat pokrok a zajistit, že úlohy probíhají. Pamatujte, že to, o co se ptáte, je dosaženo.

Zodpovědnost za následné jednání během příští schůzky

Už jste někdy seděli na následném setkání, které sestávalo z toho, že každý účastník řekl skupině, proč nemohli splnit svůj závazek? Výsledkem je politováníhodné. Stanovení normy nebo zvyku odpovědnosti za výsledky začíná počátkem cyklu schůzky.

Následná pomoc moderátora v polovině cesty mezi schůzemi pomáhá, ale skupina musí učinit neúspěšné zachování závazků nepřijatelných. Zpráva o pokroku a výsledcích na příštím zasedání a očekávání, že vše bude dosaženo.Případně zkontrolujte pokrok na příští schůzce a jestliže existuje skutečný překážkový postup, postupujte podle toho, jak postupovat.

Vypracujte proces schvalování pro neustálé zlepšování

Praxe debriefing každé schůzky je mocný nástroj pro neustálé zlepšování. Účastníci střídavě diskutují o tom, co bylo u aktuálního schůzky účinné nebo neúčinné. Rovněž diskutují o pokroku, který se domnívají, že skupina dělá na tématu, na kterém se setkání konalo.

Při neustálém zlepšování na jinou úroveň, úspěšné týmy oznamují celý svůj projekt, stejně jako proces určující, jak efektivně se jim podařilo vytvořit výsledky. Budoucí setkání odrážejí hodnocení. Schůzky se vyvíjejí jako ještě účinnější nástroj pro vytváření výsledků organizace.

Závěr

Výsledky jsou dosažitelné a předvídatelné z dobře plánovaných a uskutečněných schůzek. Postupujte podle těchto dvanácti doporučení, abyste zajistili, že účastníci setkání dosáhnou očekávaných, pozitivních a konstruktivních výsledků od doby, kdy investují do schůzek. Vaše organizace odmění vaše úspěchy a vaši spolupracovníci vás budou milovat, když použijete tyto efektivní tipy na schůzky.