5 Tipů pro setkání s projektem, které zanechávají každého cítit se

Setkání mohou být velmi hit-nebo-miss. Mohou být skvělým způsobem, jak se spojit s kolegy, nastavit cíle, seznamy úkolů a získat úkoly, ale mohou to být také obrovské ztráty času, pokud nebudou provedeny správně.

Neztrácejte čas nebo čas vašeho kolegu s nezměrnými nebo neúčinnými schůzkami, které zaberou jen prostor v průběhu dne. Následujte tyto pět tipů pro skvělé schůzky na projektech, díky nimž se každý bude cítit úspěšně.

1. Definujte svůj účel

Než dokonce oznámíte své schůzky, první krok, který byste měli udělat, je určit, proč chcete mít schůzku na prvním místě. Nepokládejte pravidelná schůzky jen proto, abyste je měli. Každé zasedání by mělo mít jednoznačný cíl a tento účel je třeba rozhodnout předem.

Například cílem vašeho setkání může být sdílení komplikovaných nebo důležitých informací se členy týmu rychle a efektivně, brainstorming potenciálních možností pro současné nebo budoucí projekty, vytvoření společného rozhodování jako tým, nebo rychle se přihlásit, aby viděli, jak každý dělá a co všechno musí udělat každý.

Když vaše schůzky začínají s jasným a definovaným účelem, končí nejen mnohem rychleji, ale mnohem víc se vám daří.

2. Vytvoření a distribuce agendy v předstihu

Jakmile víte, o čem bude vaší schůzky, je důležité, abyste všechny zúčastněné věděli také.

Nejlepší způsob, jak to udělat, je předem vytvořit a distribuovat program. Tímto způsobem můžete předem shromáždit důležité informace a otázky a všichni se mohou připravit na diskusi a jednání na daném tématu.

Přečtěte si 10 tipů pro dobrý program a získejte zdarma šablonu zde.

3. Dejte každému šanci promluvit

V úsilí šetřit čas a vrátit všechny do práce, může být lákavé, když jeden účastník představí schůzku, zatímco všichni ostatní poslouchají.

Resistujte tuto nutkání. Místo toho dáte každému šanci mluvit, že chce nebo potřebuje. Tímto způsobem zajistíte, že všechny obavy a námitky budou řešeny, a dokonce vám mohou poskytnout další nápady, které jste dříve nepomysleli.

4. Rychle zapisujte minuty

Pokud se vaše schůzka bude týkat jakéhokoli rozhodování nebo trvá více než pět minut, musíte se ujistit, že někdo v týmu projektu bere minuty. Váš koordinátor projektu by to mohl udělat. Nejen, že tato minuta pomůže lidem, kteří možná schází schůzku, aby dohonili, ale také slouží jako důležitá připomínka rozhodnutí a kroků rozhodnutých pro ty, kteří tam byli. Zajistěte je k dispozici co nejdříve.

Vzpomínky mohou být obtížné. Nedávejte sebe nebo vašemu kolegovi příležitost nesouhlasit s rozhodnutími nebo plány, které byly učiněny.Je-li téma vašeho setkání dostatečně důležité pro setkání, je to dost důležité, abyste se písemně seznámili.

5. Zrušit, pokud není zapotřebí

Zrušení naplánované schůzky může zanechat vašim kolegům pocit uvolnění nebo zhoršení - je to všechno v tom, jak se k němu přistupujete. Například, pokud jsou vaši kolegové v práci a mají hodinu mimo den, zrušení schůzky může být obrovskou úlevou.

Pokud jste kvůli schůzce, kterou jste naplánovali a poté zrušili, nezmeškali další důležité závazky, nenechte se překvapit, jestli jsou zhoršeny.

Necítí se povinen uspořádat schůzku jen proto, že jste ji naplánovali. Pokud schůzka již není nutná, informace lze získat jiným způsobem nebo pokud dojde k nouzové situaci, měli byste ji zrušit. Ujistěte se, že zrušíte co nejdříve, jak můžete, a že informujete lidi o tom, co se děje a proč. Tímto způsobem může každý využít svůj čas co nejúčinněji a nejúčinněji.

Jako profesionální projektový manažer je vaším úkolem zajistit, aby všechny úkoly byly splněny co nejúčinněji a nejúčinněji - včetně setkání. Použijte tyto pět tipů a vaše schůzky budou výhodou, nikoliv odpadem.