Snadné systémy pro domácí podnikání

I v tomto digitálním světě je překvapující, kolik papíru se může domácnost podnikat. Dále je tolik, co je možné sledovat v domácím obchodě, z vašich finančních účtů, marketingových strategií, projektů, zákazníků a dalších. Je důležité rozvíjet organizační systémy brzy ve vaší firmě, abyste se ujistili, že jste schopni najít to, co potřebujete, když ji potřebujete.

Co musíte uložit a organizovat

Do jisté míry budou položky, které budete potřebovat k vytvoření systému podání, velmi závislé na vaší firmě.

Pokud například prodáte hmotný produkt, potřebujete něco, co sleduje svůj inventář. Zde je však obecný seznam položek, které budete potřebovat pro sledování vašeho domácího podnikání:

• Obchodní a marketingové plány.
• Právní doklady (např. LLC papírování, obchodní licence a registrace duševního vlastnictví, smlouvy)
• Kontakty (odborníci, účty splatné / pohledávky)
• Daně
• Obchodní výdaje (příjmy)
• Projekty
• Kromě tohoto seznamu budete chtít přidat položky, které jsou specifické pro vaši firmu.

Systémy pro organizaci vašeho domácího podnikání

Kurzům budete používat různé metody pro ukládání a zpracování vašich dokumentů a dalších důležitých informací. Klíčovým faktorem je vybrat způsob, který vám nejlépe vyhovuje. Každý má jiný způsob myšlení a uspořádání. Například pro některé lidi má větší smysl uspořádat soubory abecedně, ale pro druhé, je snazší organizovat podle data.

Pokud si nejste jisti, co vám bude nejlépe fungovat, zkuste to, a pokud se to snažíte udržet, přijměte jiný systém.

Zde jsou tři způsoby uspořádání vašich souborů a informací:

Jednoduchý systém podávání pořadačů:

Pro malé podniky, které nevytvářejí příliš mnoho papírování, je systém pojistek dobrou volbou.

Je také ideální pro lidi, kteří chtějí mít všechno na jednom místě nebo potřebují informace, aby byli mobilní. Spojovací systém používá velké tři kroužkové pojivo, chrániče archů a dělící úseky. Pomocí rozdělovačů sekce můžete uspořádat kategorie vaší firmy, jako jsou nevyřízené objednávky, dokončené objednávky, hlavní kopie různých formulářů … atd. Odtud začnete shromažďovat soubory v chráničích archů.

Po zaplnění pojiva - na konci týdne, měsíce nebo tří měsíců - bude čas vyčistit. Prostě přenesete soubory zákaznické objednávky a další historické záznamy do tradičního archivačního systému, který přesně odpovídá vaší organizaci.

Tradiční systém archivace:

Tradiční systémy archivace používají skříň, archivované soubory a manilové složky. Téměř každý podnik bude nakonec potřebovat tento typ podání, protože jejich podnikání roste.V průběhu času je příliš mnoho papírů, které by neměly mít. A protože daňové záznamy musí být uchovány po dobu sedmi let, potřebujete místo pro uložení všech těchto záznamů. Tradiční systémy archivování jsou ideální pro položky, které je třeba uchovávat, ale nejsou pravidelně přístupné, jako jsou daně za předchozí rok a obchodní licence. Zde je několik tipů, jak získat tradiční systém podávání a úspěšné:

Přemýšlejte o tom, jaký typ systému skutečně využijete. Můžete jít nakupovat chladné kancelářské potřeby a vymýšlet nejpraktičtější a barevnější systém archivace na světě, ale pokud nebude vyhovovat vašemu pracovnímu stylu, bude to ztrátou nastavení času a peněz.

• Vytvořte systém pro správu papíru, který umožňuje nejmenší množství "dotyků". Chcete se vyhnout stavbě hromady papíru a řešit každý kus několikrát. Místo toho pracujte na rozhodování o tom, kde musí být papír potřeba poprvé, když se ho dotknete.
• Uložení času pro podání. Je snadné se tomuto úkolu vyhnout, jako je epidemie, ale je to nutné a pomůže vaše podnikání běžet mnohem hladceji. Zejména příjmy a další položky používané v daňové době, udržování těchto věcí organizované dělá podání daní to mnohem jednodušší.

Elektronický systém archivace:

Digitální svět zcela nevylučuje potřebu ukládání papíru, nicméně ulehčuje ukládání informací. Digitální systémy mohou vytvářet, odesílat a spravovat faktury a mohou sledovat vaše finanční prostředky v domácnosti a následně být dovezeny do daňového softwaru pro elektronické podání. Můžete skenovat příjmy a nechat je ukládat do souboru na vašem počítači (i když byste měli pravděpodobně uchovat i verzi papíru). Elektronické systémy mohou ukládat své klienty, zákazníky a výhledové informace do systému řízení vztahů se zákazníky pro snadný přístup, zasílání e-mailů, fakturaci a další. Online systémy mohou být použity k ukládání vašich nápadů, pomoci při řízení projektů, organizování informací nebo výzkumu.

Podobně jako systémy s papírovými soubory musí mít váš systém digitálního archivace organizační strukturu, pomocí složek a souborů uložených v počítači nebo v cloudu. Pro nejjednodušší správu použijte ve svém digitálním systému stejnou strukturu a názvy souborů jako ve vašem papírovém systému.

Chcete-li chránit své digitální soubory, zálohujte je na samostatný pevný disk nebo na online úložný systém.

Kombinace všech výše uvedených položek

Je pravděpodobné, že budete muset použít více než jeden systém pro správu všech dat a materiálů, které potřebujete k uložení ve vaší firmě. Nejprve se musíte rozhodnout, co vám nejlépe vyhovuje, a poté je implementovat. Například můžete mít systém pojiva, který vám pomůže organizovat každodenní správu vaší firmy, například plán, marketing a kopie vašich formulářů. Váš tradiční systém může obsahovat všechny vaše dlouhodobé dokumenty, jako jsou daně z předchozích let, povolení a obchodní licence a registrace duševního vlastnictví. Můžete použít digitální systém pro ukládání vašich nápadů, jako je Evernote, a sledování projektů.

Na druhou stranu byste chtěli být co nejvíce digitální, pomocí seznamu úkolů a kalendáře online, skenováním všech příjmů do počítače a pomocí softwaru nebo online služeb pro všechny ostatní potřebné obchodní řízení. Přesto budete stále chtít, aby systém spravoval papír, který se generuje. Klíčem je najít systém, pro který je snadné se držet, a najít potřebné informace, když je potřebujete.

Aktualizováno v září 2016 Leslie Truex