Zmatené Cloud? Tipy pro výběr poskytovatele

Dokonce i právníci, kteří se chtějí vzdát spoléhání se na servery na bázi kancelářských počítačů, aby poskytli "v éteru" úložiště, mohou být snahy o dobrou víru snadno překonat rozmanitými službami pro ukládání cloud. Jelikož ukládají poslední místo na plochu nebo dokonce do přenosného počítače, právníci čelí řadě možností pro ukládání dat v cloudu. Stejně jako někteří z nás jsou v pokušení zvolit si prvního poskytovatele, který slibuje, že bude fungovat a že bude bezpečný, jiní by mohli upřednostňovat důkladněji odůvodněný přístup, než se vzdávají svých dat velkému počítači na obloze.

Tento autor hovořil s zakladatelem a pracovním ředitelem právního pracoviště v oblasti Dallasu, Joe Kelly, o tom, jak mohou právníci a ostatní v právní oblasti přistupovat k posunu ze serveru na cloud a co by při tom mohli hledat. Naše diskuse následuje.

Lori Tripoli: Existuje stále ještě hodně odporu právníků k uložení jejich dokumentů do oblaku?

Joe Kelly:

Je trochu. Existuje však nová generace právníků, kteří oceňují, že nejsou vázáni na server ve své kanceláři, takže mohou bezpečně pracovat kdekoli. Někteří respondenti si myslí, že data jsou bezpečnější ve své kanceláři nebo v jejich serverovně, ale skutečnost spočívá v tom, že jsou-li připojeni k internetu, jejich data jsou mnohem bezpečnější s někým jako my s našimi firewally, zálohami napájení, systémy detekce narušení a prevence a všechny tyto věci, které přicházejí s datovými centry.

LT: Jak se právníci rozhodují, která cloud-založená společnost pro ukládání dat bude používat? Existují další faktory kromě ceny, snadnosti používání a bezpečnosti?

Joe Kelly:

Existuje spousta možností pro spotřebitele, které jsou dobrá, ale nenabízejí specializované aplikace a služby pro právníky. Kde jsme opravdu jiní, najali jsme podporu lidí, kteří pracovali v advokátních kancelářích, a získáváme jim certifikaci všech aplikací, které podporujeme, což je velmi užitečné pro otázky migrace či exportu. Co činí váš produkt lepší než, řekněme, Dropbox?

Joe Kelly:

Dropbox je jen souborové úložiště bez mnoha funkcí a záruk, které většina advokátních kanceláří považuje za nezbytné. Některé elektronicky uložené záznamy jsou například chráněny podle zákona o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (HIPAA) a vyžadují, aby subjekty, které se zabývají, jako jsou lékaři a poskytovatelé pojištění, dodržovali přísné bezpečnostní normy pro důvěrné informace. Pokud advokátní kancelář pracuje pro krytou entitu, může být předmětem požadavků HIPAA. Máme nabídku vyhovující standardu HIPAA, která splňuje ty standardy, které nemusí nabízet dostupné řešení. Jakou technickou podporu nabízíte?

Joe Kelly:

Zahrnujeme neomezenou podporu od 8 a. m. na 5 p. m. v časové zóně našich klientů, takže nemusíte kupovat bloky času pro technické služby. Jsme k dispozici nepřetržitě, ale za technickou podporu se platí mimo stanovené hodiny. Poskytujete školení?

Joe Kelly:

Můžeme poskytnout jakékoli přizpůsobení a školení, které naši klienti vyžadují, s nominálními poplatky za čas a veškeré materiály. Co se stane s informacemi v cloudu, pokud se právní kancelář rozpadne?

Joe Kelly:

Pokud se právníci přestanou začít založit novou firmu a nechtějí učinit obrovské kapitálové výdaje, mohou nás kontaktovat, abychom se ujistili, že jsme připraveni jim pomoci a pracujeme se všemi stranami, aby se ujistil, že správná data jsou přenesena do nové firmy. Tento proces obvykle trvá méně než týden. Jedna věc, kterou je třeba zvážit, je, která firma bude udržovat název domény staré firmy a předávat všechny e-maily, které by mohly přijít.

Jak víte, jestli jste byli napadeni?

Joe Kelly:

První linie obrany jsou firewally a preventivní systém detekce vniknutí (IDPS). Navíc zaznamenáváme veškerý uživatelský přístup k souborům a složkám. Naši správci zabezpečení pravidelně procházejí protokoly a hledají podivné vzory, například když se uživatel pokusí přistupovat k velkému procentu firemních souborů. Jsme před jakýmikoli problémy s naší IDPS. IDPS automaticky blokuje adresy IP (Internt Protocol), pokud je detekován podivný provoz. Vlastně monitorujeme protokoly IDPS a protokoly zabezpečení. Pokud zákazník ukončí smlouvu, jsou jeho údaje zničeny?

Joe Kelly:

Pošleme kopii všech dat zpět zákazníkovi ve šifrované podobě. Data uchováváme pouze 14 dní. Pokud někdy odvezeme servery z komisionu, použijeme software oddělení obrany úrovně 7, abychom tyto disky zcela vymazali, takže nedochází k úniku dat.

Jak jste se zapojil do tohoto podnikání?

Joe Kelly:

Vyštudoval jsem manažerské informační systémy ve škole a pak jsem zahájil Business Network Consulting, společnost informačních technologií a služeb, s kancelářemi zpočátku v Denveru. Tato společnost se stala lídrem v outsourcingu informačních technologií a poradenství pro středně velké podniky. Vzhledem k tomu, že jsme se dále rozvíjeli, stále jsme se snažili o to, aby advokátní kanceláře nabízeli řešení cloud a přidali mnoho klientů, a vzhledem k vývoji rychlosti internetu a vylepšené technologie jsme mohli vytvořit šablonu a nabídnout soubor aplikací, podniků.