10 Návyků úspěšných projektových manažerů

Proč se zdá, že někteří projektoví manažeři vždy přinášejí své projekty včas, rozpočtu a spokojených zákazníků a dalších … dobře … ne?

Slyšeli jste o knize Stephen Covey, 7 návyků vysoce účinných lidí . Dnes se podíváme na 10 zvyklostí, které sdílí vysoce úspěšní projektoví manažeři.

Viděl jsem, že se tyto návyky stále častěji zmínějí v hodnocení výkonnosti a v recenzích na konci projektu, kde klient, tým nebo sponzor nabízí manažerovi projektu zpětnou vazbu.

Nemusíte mít deset let zkušeností, abyste mohli pokaždé úspěšně dodat. Tím, že změníte své návyky a vyčistíte své dovednosti, můžete drasticky zlepšit šance, že váš projekt bude úspěšný (a dát si také méně stresující práci).

A v žádném zvláštním pořadí (kromě čísla 10) začneme!

1. Používání správného týmu

Nejúspěšnější a nejúspěšnější projektoví manažeři znají schopnosti svých členů týmu. To znamená, že mohou správné lidi přidělit správnou práci.

Použití špatného prostředku na úkolu může vést k tomu, že trvá déle nebo je špatně provedeno. Opravdu pomáhá poznat silné a slabé stránky osob pracujících s vámi, abyste je mohli nejlépe přidělit k projektovým úkolům.

Zjistěte, jak vám může ušetřit čas i správa zdrojů.

2. Správa projektových záležitostí

Všechny projekty se čas od času dotýkají otázek. Úspěšní projektoví manažeři je nenechávejte znepokojovat.

Znávají procesy správy problémů a také, jak nejlépe vyřešit problémy, které nastanou.

Můžete to také udělat. Jakmile zjistíte, jak posoudit problém s projektem, zjistíte, že správa problémů se stává snadným zvykem, jak začlenit do své týdenní rutiny. Dejte čas nějaký čas na to, abyste mohli každý týden projít záznamem o problémech, a brzy zjistíte, že je snadná práce, abyste zůstali na vrcholu řešení problémů.

3. Řešení změn

Projekty jsou navrženy tak, aby změnily věci, ale takové změny se dějí jiným lidem! Je obtížnější řídit změny, které jsou zaměřeny přímo na projektový tým, narušovat podrobný plán projektu a vytvářet nové práce a celou hromadu aktualizací dokumentace.

Úspěšní projektoví manažeři mají proces řízení změn, který sledují. Podle definovaných kroků je snadnější přeměnit jakoukoli akci na zvyk, protože je strukturovaná a opakovaná.

Proces řízení změn vypadá takto:

• Přijměte informace o změně
• Posuňte změnu
• Zjistěte, kolik práce by bylo provedení změny
• Připravte si doporučení o tom, pokračovat.

Pak dostanete od vašeho sponzora rozhodnutí o tom, zda byste změnu měli zapracovat nebo ne.

Poznámka: Sami můžete schválit některé malé změny, pokud jsou ve vašich pravomocích a pravomocích.

Úspěšní projektoví manažeři vědí, že zvládnutí změn je součástí práce a mají plán, jak s nimi vypořádat, jak a kdy vzniknou.

4. Správa nákladů projektu

Je velmi pravděpodobné, že váš projekt způsobí náklady, a to i v případě, že sami nemáte plnou kontrolu nad peněžními řetězci. Být schopen řídit finanční prvky ve vaší kontrole, musí být zvykem, protože pokud se k němu pravidelně a pravidelně nedotýkáte, zjistíte, že práce se stává tak obrovským, že je nemožné dělat dobře.

Fantastickí projektoví manažeři zůstávají na vrcholu výdajů se systémy archivace, které pracují na fakturách, uvozovkách a odhadech. Získejte zvyk používat svůj rozpočtový software (i když je to jen tabulka).

Nemůžete spravovat náklady na projekt, dokud nezískáte plán toho, co chcete utrácet. Přečtěte si o tom, jak vytvořit rozpočet projektu, abyste mohli začít.

5. Teambuilding

Projektový tým s největší pravděpodobností nebude pracovat pro vás, takže proč je teambuilding součástí návyků úspěšných projektových manažerů?

Je to proto, že je potřeba, abyste spolu účinně spolupracovali a potřebujete, aby se jednotlivci, kteří se na projektu podíleli, rychle dostali do místa, kde si vzájemně důvěřují. Získáte to tím, že stavíte tým.

Dejte si pozor na situace, kdy se váš tým rozpadá. Nejčastěji je obtěžování vůči šikanování nepřijatelné.

Zjistěte, co mohou projektoví manažeři udělat ohledně šikany.

6. Porozumění procesům

Šestý zvyk velmi úspěšných projektových manažerů spočívá v tom, že chápou procesy, které existují v jejich sféře kontroly.

To znamená, že vědí, jaké pracovní postupy je třeba dodržovat. Neztrácejí čas tím, že se snaží vyřešit, jak napsat obchodní případ, protože vědí, že existuje postup a mohou postupovat podle kroků.

Jak říkáme, nejúspěšnější projektoví manažeři nejsou otrokem, který je třeba zpracovat. Vědí, kdy je správné dělat proces. Vědí, kdy je lepší je trochu upravovat, aby úkoly byly pro každého jednodušší. Příkladem toho by bylo odstranění byrokracie z malého projektu tím, že se procesy přizpůsobí.

7. Aktualizace rozvrhu plánu programu

by neměla být ponechána na náhodě a nejúspěšnější projektoví manažeři zvyknou pravidelně kontrolovat jejich přesnost a aktualizovat jejich plány.

Existuje spousta způsobů, jak sledovat vývoj vašeho projektu, ale nejdůležitější je to, že to uděláte! Pokud se snažíte zvyknout na tento zvyk, pak si jednou vezměte krátkou schůzku ve svém deníku s sebou a plánem jednou týdně. Používejte stejný čas každý týden a trváte 30 minut, abyste zjistili, kde jste a kde musíte být. Proveďte potřebné změny, řekněte týmu a pokračujte v projektu.

Poznámka: Pokud změna vašeho plánu má vliv na datum ukončení projektu nebo na datum dodání hlavních milníků, promluvte s vaším sponzorem.Neměli byste změnit základy vašeho základního plánu bez toho, abyste prošli formálním schvalovacím procesem.

8. Řízení rizika projektu

Vědět, co se má zahrnout do vašeho registru rizik, je jedna věc, ale jeho obvyklá kontrola a reakce na vznikající rizika jsou něco jiného.

Nestačí, abyste na začátku svého projektu použili identifikaci rizik a nepomysleli na ně znovu. Řízení rizik musí být součástí vašich projektových návyků, protože bez nich zjistíte, že rizika se mění na problémy a vytvářejí pro vás problémy.

Toto je další oblast, kde mohou standardní procesy a rezervace pravidelných slotů provést kontrolu rizik. Můžete jej zahrnout jako součást vašich týmových setkání. Proveďte zvyk, jak s vaším týmem přezkoumáte rizika, uzavřete všechny, které již nejsou hrozbou, a naplánujte akce pro ty, které chcete zmírnit.

9. Čas sledování

Projektoví manažeři vědí hodně o řízení času projektu, ale to je v oblasti plánování a plánování. O tom, co zde mluvíme, je sledování času na pravidelnější denní bázi. Mluvíme o časových rozdílech.

Projektové týmy často nejsme ochotny používat časové rozvrhy, pokud tak neučinily dříve. Mnoho softwarových nástrojů pro správu projektů má produkt sledování času. To vám může usnadnit zavedení přepínače do časového sledování jako tým.

Ať už sledujete čas vašeho týmu (což je doporučeno), je důležité, abyste věděli, kde vaše denní čas jde. Měli byste si zvyk, abyste si všimli, jak trávíte svůj čas. To vám pomůže pochopit, zda trávíte čas na úkoly projektu s nejvyšší prioritou. Možná si myslíte, že jste, ale opravdu? Časové rozvrhy nebo časové nahrávání nějakého formuláře vám pomohou, i když je to pouze hodinový záznam na poznámkový blok.

10. Dosažení obchodní změny

Konečně zvyk, který dělá projektové manažery nejúspěšnější, je jejich schopnost přizpůsobit výstupy projektů podnikatelským výsledkům. Váš projekt byl navržen tak, aby společnost dosáhl něčeho úžasného a vy jste to udělal. Skvělý.

Ale pokud uživatelé nepoužívají váš produkt nebo software rychle padne mimo data nebo zákazníci nejsou tak ohromeni, jaký jste … pak váš projekt byl ztrátou času.

Nejúspěšnější projektové týmy se ujistěte, že vědí, na jaké obchodní výsledky směřují. Vytvářejí řešení, které přináší udržitelnou změnu v podnikání. To, co dodají, když projekt končí, je plně využíván a zcela přijat zákazníkem. Je to úspěch, protože byl postaven jako úspěšný od začátku.

Pochopení obchodních cílů je klíčovým kritériem pro každého manažera projektů, který chce ovlivnit zákazníky a zúčastněné strany. Pokud můžete ukázat, že jste získali něco hodnotného, ​​pak je snadné prokázat, jaký vliv máte a jakou hodnotu přinesete společnosti.

Zvykte se zeptat vaše zúčastněné strany, jakou obchodní hodnotu očekávají a jakým způsobem chtějí využít všech svých projektů.Porozprávaj se s nimi o tom, jak definují úspěch. Tuto možnost můžete sestavit na opakovatelný proces na začátku každého projektu.

Kolik návyků pro úspěch máte?

Po přečtení seznamu, kolik z těchto zvyků už máte? Pravděpodobně je tu něco, co děláte dnes a ostatním, o kterých víte, že byste měli dělat více úsilí dělat pravidelně. Dobrou zprávou je, že vytvoření nového návyku je relativně snadné, pokud se k tomu zavážete. Brzy budou tyto věci druhou povahou a budete na cestě k tomu, že jste jedním z nejúspěšnějších projektových manažerů ve vaší společnosti.

Které z nich začnete pracovat a stavět na své týdenní rutině?

Další čtení

Doporučuji čtení Výkon zvyku Charles Duhig.