Co musíte vědět o struktuře správy projektů

Víte, jaká je správa projektů a jak vypadá? Nebo co dělat, když pracujete v prostředí, kde neexistuje? Začněme definicí.

Řízení projektů: Definice

"Řízení" v oblasti řízení projektů se týká politik, procesů, standardů, postupů a pokynů, které určují, jakým způsobem jsou projekty vedeny, řízeny a řízeny ve vaší organizaci.

Správa může být rozsáhlá a "těžká" se spoustou byrokracie nebo skrytá a "lehká" (v tomto případě je pravděpodobně neúčinná).

Manažeři by měli usilovat o správnou úroveň řízení pro své životní prostředí a kulturu. Ujistěte se, že vaše politiky řízení jsou vhodné pro daný účel, je klíčovým faktorem pro zajištění jejich efektivnosti.

Správa začíná v horní části. Správní rada společnosti by se měla zavázat k myšlence dobré správy a skutečnosti, že by projekty měly být řádně spravovány v rámci stanovených pokynů. Tento přístup a standardy, které se očekávají, budou filtrovány na projektové desky a vedoucí projektů (a programové týmy, kde existují).

Proč projektové řízení záleží

Sponzor projektu a další klíčové zainteresované strany chtějí vědět, že rozpočet projektu vynakládáte správně. Chtějí vidět, že sledujete efektivní průběh projektu a v případě potřeby posílíte riziko projektu.

Ale zdůvodnění dobrého řízení projektů jde dál.

Řízení vyžaduje klienti, zejména ti ve veřejném sektoru.

Vlády a regulační orgány požadují (a v některých případech prosazují) určité normy pro určité projekty. Správa není jen vnitřní záležitostí: mnoho společností působících na regulovaných trzích bude muset řídit vnějšími právními předpisy, jako je Sarbanes-Oxley. Řízení projektů tvoří malou část schopnosti dokázat, že vaše společnost funguje efektivně a v rámci stanovených pokynů a předpisů pro vaše odvětví.

Správa projektů vám také pomáhá:

• Zvyšte návratnost investic a efektivně sledujte tyto investice
• Získejte buy-in pro projekty
• Vyhněte se běžným důvodům, proč projekty selhávají
• Zavést standardizaci napříč projekty, což usnadňuje porovnávání výkonů
• Minimalizovat riziko
• Rozvíjet a motivovat zaměstnance ve strukturovaném prostředí
• Jak vypadá správa projektu

Takže teď víme, jaký je řízení projektů, co to dělá vypadat jako na projektu? Zde jsou druhy činností, které demonstrují řízení v projektovém prostředí:

Existuje disciplinovaný životní cyklus řízení projektů, který zahrnuje definované body pro schválení.Jedná se o body, v nichž se diskutuje o životaschopnosti projektu a rozhoduje se o tom, zda pokračovat v práci nebo ne.

• Projekty mají jasný obchodní případ a obchodní případy mají dostatek informací, aby manažerské týmy mohly přijímat správná rozhodnutí.
• Tato rozhodnutí jsou adekvátně zdokumentována a sdělena.
• Lidé pracující na projektech mají definované role a odpovědnosti.
• Existuje kultura kontinuálního učení, která projektovým týmům umožňuje průběžně zlepšovat a diskutovat o ponaučeních získaných v prostředí bez viny.
• Existují procesy a postupy, které umožňují projektovým týmům přezkoumat jejich projekt a požádat o nezávislou podporu v případě potřeby.
• Zúčastněné strany se zabývají a důvěřují procesu.
• Projektové týmy jsou tvořeny jednotlivci, kteří jsou zkušení a kvalifikovaní v příslušných úlohách.
• Správa projektů je spojena se strukturami řízení v organizaci celkově. Pokud si myslíte, že hlavním cílem správy projektů je zajistit, aby projekty byly prováděny správným způsobem, můžete vidět, jak se to vztahuje k finančnímu řízení na podnikové úrovni, podnikovému řízení rizik a dalším.

Správa projektů by měla bez problémů odpovídat vašim současným organizačním procesům. Jinými slovy, nevytvářejte zbrusu nový proces finančního řízení, pokud již máte takový, který funguje v jiných oblastech! Použijte, co v současné době existuje, a vyladit firemní procesy, aby byly vhodné pro použití v prostředí projektu.

5 Oblasti zájmu pro řízení projektů

Když se na to podíváte, uvědomíte si, že správa projektů je všudypřítomná prostřednictvím všech prvků řízení projektů.

Existují však některé klíčové oblasti, kde je řízení zvláště důležité.

Metodologie a postupy: Pomáhají vám spolehlivě a udržitelně pracovat.

1. Řízení znalostí: Je to důležité pro získané zkušenosti a zajištění toho, aby se organizace učil z projektových zkušeností. Řízení znalostí je nezbytné, pokud chcete přestat dělat stejné chyby několikrát.
2. Správa projektů Splatnost: Jak se zrychluje splatnost vašeho organizačního řízení projektů, tak i vaše schopnost úspěšně dodat.
3. Nákup seniorů na úrovni seniorů: Závazek řízení projektů začíná na vrcholu. Máte-li podporu pro správu, bude to kaskádovitě dolů na všech úrovních podnikání a přístup k řízení bude udržitelnější.
4. Podpůrná kultura: Kultura podpory, ne vinou, zajistí projektovým manažerům, že mají správné prostředí, v němž se daří. Podpůrná kultura, vedená vedením projektu nebo projektovým ředitelem, pomůže projektovým manažerům dosáhnout cílů a cílů projektu.
5. Co dělat, pokud neexistuje podniková norma

Mnoho projektových manažerů v menších organizacích zjistí, že běží projekty v prostředí, které podporuje, a kde existuje koncept řízení projektů, ale bez formálního organizační struktury, ze kterých se budou moci živit.

V této situaci - a to není výhradně pro malé organizace - budete projektovat svůj model řízení projektů od začátku. Pokud neexistuje přístup k řízení projektu, který byste mohli sundat z police a přizpůsobit se vašemu projektu, budete muset vytvořit vlastní.

To není tak těžké, jak by se mohlo zdát!

Začněte nastavením základů:

Vytvořte dokument o rolích a zodpovědnostech

• Ujistěte se, že máte sponzora projektu
• Ujistěte se, že máte projektovou radu nebo řídící skupinu a zajistíte pravidelné schůzky, a rozdělte minuty
• Nastavte proces řízení rizik
• Nastavte proces řízení změn
• Vytvářejte body do plánu projektu, kde kontrolujete životaschopnost projektu proti původním cílům obchodního případu (konec každá fáze fáze je přirozeným bodem, aby byly tyto kontroly provedeny).
• Nakonec je odpovědností zadavatele projektu zajistit, aby bylo zajištěno přiměřené řízení, ale projektoví manažeři mohou také v této věci aktivně hrát.

Správa může být jedním z nejsuchších subjektů v řízení projektů, ale je to jedna z nejdůležitějších. Je to způsob, jakým vedoucí týmy vědí, že děláte dobrou práci, a ujišťuje je, že projekt se rozvíjí tak, jak by měl. Poskytuje také kontroly a bilance nezbytné pro to, aby manažeři věděli, že peníze jsou vynakládány způsobem, který je vhodný a přizpůsobený obchodnímu případu.