Jak může pravidlo 80/20 zlepšit vaši produktivitu

V roce 1906 vytvořil italský ekonom Vilfredo Pareto matematický vzorec popisující nerovné rozdělení bohatství ve své zemi. Pareto poznamenal, že dvacet procent lidí vlastní osmdesát procent bohatství. V pozdních čtyřicátých létech, kvalitní guru, Dr. Joseph M. Juran, přisuzoval pravidlo 80/20 Paretovi a nazval ho Paretovým principem. Paretoův princip nebo Paretoův zákon jsou užitečným nástrojem, který vám pomůže upřednostnit a řídit práci ve vašem životě.

Tento článek poskytuje přehled o pravidlech a příkladech, jak vám může pomoci zlepšit svou osobní a profesionální produktivitu a efektivitu.

Co to znamená

Pravidlo 80/20 znamená, že v každé situaci odpovídá 20 procent vstupů nebo aktivit za 80 procent výsledků nebo výsledků. V případě Pareta to znamenalo, že 20 procent lidí vlastnilo 80 procent bohatství. V Juranově počáteční práci, která uplatňuje pravidlo 80/20 na studie kvality, zjistil, že 20 procent vad způsobuje 80 procent problémů. Vedoucí projektů vědí, že 20 procent práce (prvních 10 procent a posledních 10 procent) spotřebuje 80 procent času a prostředků.

Další příklady, ke kterým jste se možná setkali:

• 80% našich tržeb generuje 20% našich zákazníků.
• 80% našich stížností pochází od 20% našich zákazníků.
• 80% našich problémů s kvalitou se vyskytuje u 20% našich výrobků.

Nebo:

• 20% našich přispěvatelů poskytuje 80% našich finančních prostředků.
• 20% našich zaměstnanců odpovídá za 80% nemocných dnů.
• 20% svých myšlenek generuje 80% mé návštěvnosti na mém blogu.

Existuje téměř neomezený počet příkladů, proč uplatňujeme pravidlo 80/20 v našem osobním a pracovním životě. Většinu času odkazujeme na Paretoovo pravidlo, aniž bychom se na tuto situaci věnovali přísné matematické analýzy.

Zobecňujeme tuto metrickou hodnotu 80/20, ale i při této nedbalé matematice je tento poměr v našem světě nepřirozeně běžný.

7 Oblasti, které pravidlo 80/20 může napomoci vaší produktivitě:

1. Pokud zkoumáte položky na vašem seznamu "To Do", je pravděpodobné, že jen několik položek je spojeno s důležitými problémy. Zatímco můžeme uspokojit překročení velkého množství menších problémů z našich seznamů úkolů, pravidlo 80/20 naznačuje, že bychom se měli zaměřit na několik větších položek, které budou generovat nejvýznamnější výsledky. Seznam nemusí růst mnohem kratší, ale budete praktikovat efektivní stanovení priorit.
2. Při hodnocení rizik pro nadcházející projekt nesoudí všechna rizika stejný význam. Zvolte nejvyšší rizika, která představují největší potenciál poškození (s ohledem na pravděpodobnost výskytu) a zaměřte své činnosti monitorování a plánování rizik na tyto položky.Nezapomínejte na ostatní, ale přiměřeně rozdělujte své zaměření.
3. Jako obchodní zástupce, tvrdě pracovat, aby pochopili atributy 20 procent vašich zákazníků, které tvoří převážnou část svých výnosů a investovat svůj čas při geologickém průzkumu o identifikaci a kvalifikaci podobné zákazníky.
4. Pravidelně vyhodnocujte 80 procent vašich zákazníků, kteří generují přibližně 20 procent vaší firmy, a zjistěte možnosti, jak tyto zákazníky zbavit těch, kteří mají lepší výsledky . Někteří manažeři a firmy aktivně vybírají své zákaznické výpisy každých několik let a účinně odpalují zákazníky se spodním výkonem.
5. Pokud pracujete v zákaznické podpoře nebo call centru, podívejte se na distribuci 80/20, kde 80 procent vašich zákaznických volání nebo podpůrných problémů lze připsat buď 20 procent vašich nabídek, nebo 20 procent z celkového počtu zákazníků. U nabídek generujících všechny hovory se zaměřte na analýzu kořenových příčin, abyste identifikovali problémy s kvalitou nebo dokumentací a poté provedli nápravná opatření. Pro zákazníky s vysokým voláním se zákazníci snaží pochopit důvody jejich volání a nabízejí alternativní metody získávání odpovědí.
6. Podnikatelé, sólisty a nezávislí odborníci by měli zhodnotit své pracovní vytížení a posoudit, zda je hrubá většinu svého času tráví honí aktivity malé hodnoty , včetně administrativní práce, který je snadno a levně externě.
7. Při vyhodnocování vašeho cíle v polovině roku se zaměřuje na několik cílů nebo aktivit, které jsou nejdůležitější pro váš rozvoj nebo úspěch. Podobně jako seznam úkolů nejsou všechny povinnosti a cíle vytvořeny stejně.

Praktické limity k pravidlu 80/20:

Jak jsme zkoumali, pravidlo 80/20 má mnoho aplikací v našem pracovním a osobním životě. Existují však příležitosti zneužít tento nástroj a udělat kritické chyby.

• Neměli byste se soustředit pouze na 20 procent nejlepších umělců ve vašem týmu na úkor ostatních 80 procent. Jste zodpovědní za zvýšení počtu nejlepších umělců, stejně jako s hodnocením a potenciálně s vyloučením těch, kteří jsou trvale špatnými umělci.
• Pravidlo 80/20 by mohlo naznačovat snížení úrovně diverzifikace, s níž se snažíte investovat. Je třeba věnovat pozornost celkovému portfoliovému mixu a úpravám, pokud pouze 20 procent vašich investic vede 80 procent výsledků .
• Zatímco 20 procent času investovaných do projektu prostřednictvím plánování a provádění může vygenerovat většinu výsledků nebo pokroku, si nemůžete dovolit ignorovat detaily této iniciativy.

Začlenění dole:

Paretoův princip nebo pravidlo 80/20 je užitečným konstruktem při analýze našeho úsilí a výsledků. Je neocenitelná při použití na úkolových nebo cílových seznamech a poskytuje užitečný analytický rámec pro mnoho problémových situací. Využijte to svobodně, ale nepřijměte ho jako absolutní, nebo se pravděpodobně ztratíte.

-

Aktualizováno Art Petty