Plánování pro náročné konverzace na pracovišti

Každý vůdce a manažer na každé úrovni má špinavé malé tajemství, které se aktivně schovávají. Zatímco nenávidím být spoilerem, je to pravda a já jsem povinen vyfouknout víčko tohoto tajemství.

Ano, neviditelná pravda je, že se všichni aktivně vyhýbají uskutečňování těžkého rozhovoru. To pravděpodobně zahrnuje vás. Vím, že jsem byl vinen zastavením a přetvářením těchto rozhovorů do nějaké neplánované a vhodnější doby v budoucnu.

Naučil jsem se tvrdě, že nikdo nevyhrává, když vůdce zpoždění v konfrontaci s tvrdým tématem.

Ať už jste vedoucím prvního řádku, který obdržel stížnosti (které jste ověřili), že by Bob chtěl změnit nebo použít deodorant, nebo jste generální ředitel, který zpožďuje skutečnost, že její hvězda je horko, je tu těžká konverzace pronajmutí místa někde v mysli. Je čas uvolnit tento prostor a snížit vaše předkonverzní úzkost s nějakou správnou přípravou.

Tipy na plánování produktivní náročné konverzace:

1. Začněte plánováním tím, že se zaměříte na přínosy z této pohotovostní konverzace . V nejzávažnějších situacích je váš tým, vaše firma a dokonce i vaše pověst nepříznivě ovlivňována vašimi stálými snahami. Tím, že budete čelit rozhovoru a budete jej řídit, budete účinně odstraňovat překážku, řešit dlouhodobý problém a / nebo umožňovat někomu nebo nějaké skupině posílit své úsilí o úspěch.

A ano, uvolníte prostor, který tato budoucí událost vyvolávající úzkost pronikla do vaší mysli.

2. Posoudit situaci a požadovaný směr diskuse. Zeptejte se sami sebe: s jakou situací se zde zabývám? Zamyslete se nad situací a zaměřte se na určení nejpravděpodobnějšího přístupu nebo výsledku.

Je užitečné, aby někteří manažeři kategorizovali situaci před zahájením diskuse. Zatímco neexistuje univerzální kategorizace, rámec: trenér, vlak, rada nebo posílení je užitečným výchozím bodem.

Některé situace zasluhují koučování, kde povzbuzujete, nabízejte zpětnou vazbu a vyzývejte jednotlivce, aby se přizpůsobil nebo přizpůsobil praxí.

Další situace jsou jasnými příklady toho, kde jsou dovednosti problém. V tomto případě je trénink životaschopným přístupem, po němž následuje pozorování a koučování.

V některých situacích je přizpůsobení chování nezbytné pro bezpečnost, přijatelný výkon nebo vyšší produktivitu. Chronicky pozdější zaměstnanec ohrožuje výkonnost skupiny. Kauzální zaměstnanec ohrožuje zdraví týmu. Tyto situace musí splňovat důsledky. Mluvím o těchto eufemisticky jako o "poradních rozhovorech"."

V situacích, kdy jednotlivec vykazuje kompetenci nebo zvládnutí, situace vyžaduje, aby jim bylo umožněno více. Zatímco pozitivní situace, mnozí jednotlivci jsou spokojeni s pohodlím a budete vyzváni, abyste je vedli do nových oblastí a úkolů.

3. Zaměřte se na identifikaci základního problému chování. Účelem diskuze o zpětné vazbě nebo koučování je podpořit změnu chování nebo posílení.

Attitude není chování. Jaké je hlavní chování, které jste vy a ostatní pozorovali, které ovlivňují výkon? Buď konkrétní.

Propojte chování s podnikáním, ne s osobou. Odmítněte upozornění chronicky pozdějšího člověka jako líného nebo nezodpovědného. Zaměřte se na dopadu na prodlevu na schopnost týmu nebo funkce nebo jednotlivce úspěšně dokončit svou práci. Stejně tak může být hvězdný nájemný ředitel nerozhodný o klíčových nadaných nebo strategických otázkách. Zaměřte se na dopad, který má nedostatek včasného rozhodnutí na výkonnost podniku.

Například:

John, za 3 týdny za dva týdny jste pozdě na svůj posun. Když jste pozdě, členové vašeho týmu musí pokrýt vaši oblast a svou vlastní zároveň. To zvyšuje stres skupiny, zvyšuje chyby a ohrožuje kvalitu našich služeb našim zákazníkům.

Cheryl, vy jste se drželi dvou klíčových rozhodnutí za poslední měsíc. Nedostatek rozhodnutí ohledně těchto otázek snižuje náš časový plán. Jak víte, hrajeme s našimi konkurenty v těchto oblastech a zpoždění z naší strany budou mít příští rok přímý dopad na naši nejvyšší a nejnižší výsledky.

4. Naplánujte a procvičejte svou úvodní větu. V desítkách workshopů, které pomáhají jednotlivcům naučit se úspěšně procházet složitými diskusemi, je činnost tvorby a procvičování úvodní věty důsledně označována jako jeden nejdůležitější krok v úspěšném procesu. Udělejte si čas na zapsání otázek a chování a formy a rámce a pak procvičejte úvodní větu. Existuje vysoký stupeň vzájemného propojení mezi zablokováním vaší konverzace a prováděním efektivního a konstruktivního konverzace.

Plánujte a procvičejte úvodní větu, dokud nebude pohodlná.

5. Plán pro konečné určení této počáteční konverzace. Vyhodnotili jste situaci (koučování, školení, poradenství, posilování). Vaším cílem je získat souhlas (ideální) nebo dodržování (v poradenských poměrech) na podporu posílení či změny chování. Zatímco vedení diskuse je jak umění, tak věda a téma pro následující příspěvek, měli byste plánovat, jak budete představit požadované další kroky. V některých případech se jedná o dialog a v jiných případech o mandát. Vědět, kde chcete ukončit konverzaci, než začnete konverzaci.

6. Plánujte na rozumný a správný časový horizont. Znají a buďte připraveni vyjasnit, zda je nutná změna chování okamžitě nebo zda je třeba ji sledovat v průběhu času, koučováním a pravidelnou zpětnou vazbou.Rozhovor není koncem procesu a ti, kteří zvládnou obtížné konverzace, mají jasnou představu o časovém horizontu správných změn.

Spodní linie pro nyní:

Účinní vůdci a skvělí manažeři chápou důležitost a naléhavost náročných konverzací. A přestože naše tendence může být úplné zastavení nebo úplné vyloučení, je tento přístup škodlivý pro všechny zúčastněné strany. Prvním krokem při řešení problémů, které jste vyřešili, jsou nejlépe vynaložené jako plánovací zasedání. Měří se dvakrát, řeže se jednou. A ano, všichni víme, že předběžné plánování brání zvláště špatnému výkonu.