Provozní karta

Karta nákupu nebo karta P je forma kreditní karty společnosti, která je vydávána zaměstnancům, kteří pak mohou získat zboží a služby, aniž by museli zpracovávat transakci prostřednictvím tradičního nákupního postupu, as pomocí požadavků na nákup nebo objednávek.

Existuje celá řada různých programů nákupních karet, někteří zahrnují pouze použití společností schválených dodavatelů, zatímco jiní umožňují použití jakéhokoli dodavatele.

Nákupy uskutečněné zaměstnancem na kartě pro nákup jsou obecně malé a nízké hodnoty. Mnoho negativních reakcí na programy karet v oblasti zakázek je specificky zaměřeno na zneužití karty zaměstnanci. Výhody veřejných zakázek jsou však mnohem větší než rizika a náklady spojené s provozem programu.

Příjmy z nákupních karet

Vláda Spojených států zjistila, že nákupy nižší než 2500 dolarů tvoří pouze 2% celkových vládních výdajů, ale 85% všech nákupů. Vzhledem k tomu, že administrativní náklady těchto malých nákupů často překračují skutečné výdaje v dolaru, využívání karet na zadávání zakázek se zvýšilo v mnoha vládních útvarech. Jedna vládní agentura, Ministerstvo obchodu, odhaduje, že používání karet pro nákupy je ušetřilo více než 22 milionů dolarů ročně na administrativní náklady a na snížení doby zpracování.

Použití karet umožnilo nákupním oddělením soustředit své úsilí na 15% celkových výdajů na veřejné zakázky, které představují 98% celkových výdajů.

Zavádění vnitřních kontrol

Zneužívání karet na zadávání zakázek jsou hlavní novinky, ale často tyto zneužívání, zejména ve vládních úřadech, obvykle vykazují vysokou hodnotu v dolaru, ale často jsou méně než polovina jednoho procenta celkových výdajů.

Nicméně dochází k zneužívání, ale může být kontrolováno zavedením správných vnitřních kontrol ke snížení odpadů a zneužívání.

Silný směr řízení je klíčový pro úspěšný program karetních karet. Vedení by mělo jasně definovat, jaké povolené způsoby použití karty jsou a definovat a uložit sankce za platobní delikvenci, podvody a zneužití. Samozřejmě musí být zavedeny postupy a zdroje pro back-office, aby bylo možné provádět kontroly. Pokud nejsou k dispozici dostatečné zdroje pro sledování a řešení zneužívání karet na základě nákupu, zneužívání bude pokračovat a bude se zvyšovat, jelikož je nedostatek odhodlání v programu vidět jeho uživatelé.

Kdo dostane kartu?

Dalším negativním přínosem v programech karetních zakázek je to, že firmy si myslí, že potřebují předávat karty všem svým zaměstnancům, kteří nakupují. Toto není ten případ; je vydána karta pro získání důvěry.Společnost musí být schopna důvěřovat uživateli karty, protože ve skutečnosti utrácí peníze společnosti. Mělo by existovat schvalovací proces, kdy musí být zaměstnanci vybráni, přezkoumáni a schvalováni. Pokud má zaměstnanec špatný úvěr, měl by mu být poskytnut podnikatelský průkaz?

Uložení limitů výdajů

Jako každá kreditní karta by uživatel měl mít limit kreditu.

Společnosti poskytující kreditní karty dávají držitelům karet limit založený na schopnosti platit. U držitelů karet na zadávání zakázek by společnosti měly dát držitelům karet limit výdajů, který odpovídá jejich pozici a pravděpodobným výdajům. Například osoba, která je zaměstnána jako analytik IT, může požadovat pouze nákup tiskařské inkousty a malých počítačových periferií, které mohou činit pouze několik set dolarů ročně. Limit výdajů pro tohoto zaměstnance by měl odrážet tuto skutečnost a nebyl by poskytnut celkový limit výdajů ve výši 2500 USD, který by mohl být poskytnut všem zaměstnancům IT. Omezení výdajů by mělo být pravidelně přezkoumáváno tak, aby byla zaměstnancům poskytnuta odpovídající úroveň na základě jejich skutečných výdajů.