Jedna chyba, kterou musíte znát o výukových lekcích

Zasedání na základě získaných zkušeností jsou důležitou součástí řízení projektů. Pokud nevíte, co funguje a co ne. Nemůžete zefektivnit své procesy, pokud se nikdy nestaráte o to, abyste kriticky posoudili, zda pracují tak, jak měli.

Vytváříte knihovnu vědomostí o tom, co funguje a co neznamená tím, že budete mít čas na přezkoumání vašich postupů. A poté jednat na výstupu z těchto recenzí s cílem zlepšit projekty vpřed.

V tomto modelu je však chyba.

Pozorovali jste ho?

Ano, je to, že na konci projektu dochází k přezkumu získaných zkušeností. To je jako říkat: "Jak vám mohu pomoci, když je pozdě? "

Proč čekání na konec není dobrá

Čekání, dokud projekt neudělá, znamená, že budou jen budoucí projekty, které těží z moudrosti získané během tohoto konkrétního díla. Pro vaše zákazníky a zúčastněné strany je frustrující být požádáni o to, co by mohlo být lepší, když s tím nemůžeme dělat nic. Projekt skončil. Dokončeno. Strávili s vámi čas s tebou a mluvili o lekcích a zlepšování procesů, protože chtějí pomáhat jiným lidem, ne proto, že v té době osobně uvidí návrat.

To je tak snadné napravit, že to znamená, že neexistuje žádná výmluva, kdy byste čekali až do konce projektu, abyste získali přehled o výuce.

Jak naplánovat setkání s využitím lekcí

Řešením je naplánovat schůzky načtených zasedání tak často, jak jen můžete.

Měli by být přinejmenším na konci každé sprintu nebo projektové fáze a někdy je dělám tak často, jako jednou za měsíc.

Výhodou častých recenzí je, že jsou mnohem kratší. Zkontrolujete menší časový rámec, takže je pravděpodobné, že budete mít méně hodin, než začleníte. Dokonce se můžete podívat do konce běžného setkání týmového týmu.

Stejně jako při úplném přezkoumání projektu je i nadále důležitá příprava na vaše setkání. Přemýšlejte o tom, co chcete požádat a co chcete vynechat z času s vaším týmem a zúčastněnými stranami. Pak se můžete ujistit, že zachycujete, co vám poskytne největší zlepšení ve výkonu týmu.

Účinky na lekce jsou nezbytné

Nevýhodou - pokud si to chcete říci, že - častým hodnocením je to, že se vaše zainteresované strany znudě nebudou muset neustále poskytovat zpětnou vazbu, pokud nevidí, že se něco děje. To je opravdu důležité. Nikdo z nich není požádán, aby se vyjádřili, pokud vědí, že na něm budete podnikat kroky a ulehčíte jim život.

Je to také skvělý způsob, jak nadále vytvářet dobrý dojem pro vaše zákazníky a klienty.

Vytvořte plán sledování

Nejjednodušší způsob, jak se ujistit, že jednáte na zpětnou vazbu a poučení, které jste odhalili ve vašich pravidelných přehledech se zúčastněnými stranami, je vytvořit plán následných kroků. Jedná se jednoduše o záznamy všech akcí a úkolů, které spadají z vašich diskusí. Vytvořte základní tabulku v tabulce nebo použijte standardní seznam úkolů, který chcete zaznamenávat a sledovat.

[Přečtěte si více o sledování projektu.

]

Výhodou tohoto postupu - kromě dobré praxe řízení projektů - je, že příště budete mít recenzi, můžete se vrátit k osobě, která tuto otázku vznesla a říct jim, že jste udělali něco o tom . Takto vytváříte skvělé vztahy i s obtížnými zúčastněnými stranami: někdo vám dal zpětnou vazbu, udělal jste něco jako výsledek, vrátil jste se a řekl jim, že jste podnikli kroky. Měli by být schopni snadno vidět zlepšení.

Je tu však výzva, a to přijde, když nemůžete zlepšit proces nebo jednat o jejich zpětné vazbě. To se stane: není možné realizovat vše, co si zainteresované strany kladou, zejména proto, že někdy budou žádat o zcela nerealistické věci, jako je například vyřazení procesu řízení změn. Vraťte se k nim a vysvětlete, proč nemůžete provádět zpětnou reakci.

To není tak dobré, jak to dokáže (z jejich pohledu), ale ukazuje integritu a schopnost následovat. Stále si vybudujete solidní pověst projektového manažera, který vám poskytne informace, pokud budete informovat zúčastněné strany, a to i v případě, že výsledkem je, že nemohou mít to, co chtějí.