Vyjednávání v nákupním procesu

Vyjednávání v nákupním procesu se vztahuje na dobu od prvního sdělení mezi kupujícím kupujícím a dodavatelem až do konečného podpisu smlouvy. Vyjednávání může být stejně snadné jako snaha získat slevu na případ bezpečnostních rukavic až po složitost hlavních nákupů kapitálu.

Nákupní profesionál musí usilovat o úspěšné vyjednávání s dodavateli, aby získal nejlepší cenu za nejlepší podmínky pro každou zakoupenou položku.

Menší dodavatelský základ a dlouhodobé smlouvy

Proces jednání se stala důležitějším odvětvím v procesu dodavatelského řetězce, neboť společnosti chtějí snížit své výdaje a zároveň zvýšit svou kupní sílu. To znamená, že odborníci v oblasti nákupu musí s dodavateli vyjednávat stále zvýšenou sazbu, při zachování nebo zvyšování kvality a služeb.

Společnost měla v minulosti dlouhý seznam dodavatelů, kteří by kupovali různé položky, z nichž požadovaly nákupní prostředky, aby vynaložily omezený čas na vyjednávání o nejnižších cenách. Nejlepším řešením bylo porovnání cen z katalogů a výběr dodavatele na základě těchto informací. Trendem za poslední desetiletí je racionalizace dodavatelské základny a uzavírání dlouhodobých smluv s jediným zdrojem. To nabízí společnostem možnost vyjednávat výrazně nižší ceny za zboží, které nakupují od několika samostatných prodejců.

Prodejci jsou partneři

Důraz při vyjednávání vyústil z scénáře s nejlevnějšími cenami až po vyjednávání s méně dodavateli za účelem získání nejnižší ceny za nejlepší službu, kvalitu a podmínky. Cílem pro společnosti bylo snížit celkové výdaje spíše než vyjednat nejnižší cenu s velkým počtem prodejců, které nedávají nejlepší celkový výsledek.

Dohodnuté dlouhodobé smlouvy s menšími dodavatelskými základnami vedly k většímu partnerskému vztahu mezi kupujícím a dodavatelem. Vztah se může stát méně protivníkem, který má prospěch kupujícímu a prodejci. V partnerském typu nebo vztahu kupující povzbudí prodejce ke zvýšení kvality a servisu a prodejce ví, že tím bude partnerství pokračovat s obnovenou smlouvou se zaručeným prodejem.

Vyjednávání nebo RFQ

Nevládní oddělení nákupu nadále nabízejí řadě předkvalifikovaných dodavatelů požadavek na nabídku (RFQ) pro položky nebo služby, které si přeje koupit. Proces výběrového řízení může poskytnout řadu nabídek a podmínek, které oddělení nákupu vyhodnotí a poté udělí podnik. To může nebo nemusí zahrnovat nějakou formu vyjednávání.

Většina vyjednávaných obchodů bude zahrnovat položky nebo služby, které nemusí RFQ definovat. Oddělení nákupu a prodejce vyjednají více než cenu. Vyjednávání bude obvykle zahrnovat to, co má být vyrobeno, nebo rozsah poskytované služby, záruka, dopravní služby, technická pomoc, alternativní balení, platební plány apod.

Nákup položek nebo služeb s významnými náklady bude vyžadovat prodloužení jednání s cílem dospět k závěrečné smlouvě.

Odborníci v oblasti nákupu se musí účastnit těchto forem jednání s cílem zajistit, aby jejich firmy získaly nejlepší cenu za nejvýhodnějších podmínek a že zaměstnanci mohou být vyškoleni v metodách vyjednávání, neboť se stávají běžnějšími v obtížné ekonomické situaci.

Cíle jednání

Nákupní pracovníci by měli vstoupit do všech jednání s jasně stanovenými cíli. Bez cílů je významně zvýšena možnost nákupního odborníka na cenu, kvalitu nebo službu. Vyjednavač by měl jednat s dodavatelem s přesnými cíli, které chtějí dosáhnout pro svou společnost.

Cíl by neměl být absolutní a měl by umožňovat určitou flexibilitu.

Vyjednavač by však měl také zajistit, aby se neodchyloval od cílů a nechal se vyjednávat o oblastech, které nebyly součástí diskuse. Například vyjednávač může spolupracovat s dodavatelem na svých cílech týkajících se ceny a služby, nikoliv však kvality. Když prodejce začne diskutovat o kvalitě, vyjednavač by se měl zdržet jakékoliv dohody, kde jsou bez stanoveného cíle.

Vyjednávání je důležitou součástí role profesionálního nákupu. Je to dovednost, která se naučí a školení může pomoci nákupu pracovníků při pochopení toho, co je potřeba při jednání s dodavateli.

Aktualizováno Garym Marionem, odborníkem na logistiku a dodavatelský řetězec.