Je čas na sledování zásob?

U mnoha nových nebo rychle se rozvíjejících podniků může hodnota inventáře často představovat významný podíl jejich celkových aktiv. Pro ostatní náklady na inventář jsou triviální částky. Pokud vaše firma neprodává nebo neukládá předměty, které podléhají právnímu dohledu, jako jsou některé nebezpečné látky nebo léčivé přípravky, neexistují žádné zákony, které by vyžadovaly zavedení nebo udržování systému sledování inventáře.

Většina firem však zjistila, že výhody plynoucí z efektivního řízení zásob činí jejich úsilí prospěšné, ale je také pravda, že ne každý podnik potřebuje sledovat inventář.

Jelikož neexistují žádná konkrétní pravidla týkající se toho, zda je zapotřebí sledování zásob, rozhodování o tom, zda má vaše podnik sledovat inventář, musí vycházet z faktorů, které jsou specifické pro každou firmu. Odpovězte na následující otázky vám pomohou rozhodnout, zda je na čase začít systém řízení zásob.

1. Nakupujete pouze množství potřebná k vyplnění objednávek, jakmile je obdržíte? Pokud například prodáváte šaty družiček, které jsou k dispozici v různých velikostech a barvách, máte na skladě všechny možné varianty v násobcích nebo si kupujete přesné velikosti v požadované barvě, když zákazník objednáte? Pokud druhý, pravděpodobně nemusíte sledovat inventář.

2. Je hodnota vašeho inventáře více než 25 procent vašich měsíčních příjmů?

Pokud ano, mnoho účetních doporučuje, abyste vytvořili plán řízení zásob.

3. Jak často vám chybí prodejní příležitost kvůli neaktualizovaným položkám? Ztracené příležitosti mohou být obtížně identifikovatelné, ale zákazníci mohli volat nebo navštívit váš obchod, aby zjistili, zda máte určitou položku.

Možná si také všimnete, že poloha je prázdná; možná zákazníci prohlíží prázdnou polici namísto položky, kterou chtějí koupit a pak opustí bez prodeje. Jeden nebo dva zboží mimo sklad v průběhu roku pravděpodobně neovlivní váš prodej, ale častější příklady by mohly. Dobře řízený systém sledování inventáře vám může pomoci zabránit tomu, aby byly položky mimo sklad.

4. Jak často obdržíte více objednávek na položky, než můžete včas vyplnit? Toto se nazývá overselling a přestože se podobá položkám, které nejsou skladem, termín je častěji používán v elektronickém obchodování. Overselling může být obzvláště škodlivé, pokud inzerujete příští den dodávky nebo podobné sliby, jako je například záruka, že objednávka přijde na dovolenou. Overselling je dobrý indikátor toho, že potřebujete sledovat svůj inventář.

5. Jak jste si jisti, že nedochází ke srážce inventáře? Mizerný inventář může být známkou krádeže kupujícími nebo zaměstnanci.Může také znamenat neohlášené poškození. Možná si všimnete, že určitá položka prostě zmizela, ale také si všimnete, že poměr mezi vašimi prodejními a nákupními účty je nepříznivý. Sledování inventáře vám může pomoci identifikovat zmenšení, abyste mohli provést nápravná opatření.

6. Dodáváte suroviny nebo komponenty, které používáte k výrobě hotových výrobků k prodeji? Pokud ano, může být zapotřebí sledování inventáře, které vám pomůže zajistit, že máte k dispozici dostatečné množství materiálu, abyste mohli vyrobit položky, které budete potřebovat pro splnění požadavků vašich zákazníků.

Zavedení systému sledování inventáře

Hlavní výrobní a maloobchodní provozy mají obvykle komplexní systémy sledování zásob, které spojují svou logistiku, zadávání objednávek, nákup, plánování výroby, zařízení v místě prodeje, nákladové účetnictví a další oddělení. Menší podniky však obvykle nepotřebují tento komplikovaný způsob sledování zásob, přinejmenším nejdříve. Systém může být stejně jednoduchý jako soubor obsahující indexové karty nebo pojivo, které drží list papíru pro každou položku ve vašem inventáři.

Existuje také několik off-the-shelf softwarových programů pro správu zásob a některé z více rudimentárních programů si můžete stáhnout zdarma.

Váš systém správy zásob musí přirozeně odrážet povahu vašeho podnikání a vaše specifické potřeby. Většina dobrých inventarizačních systémů však obsahuje následující informace.

1. Umístění: Přiřaďte jednoduchý kód místa pro každé místo použité pro uložení inventáře. Máte-li například tři regálové jednotky, můžete použít písmena A, B a C k reprezentaci jednotek, po nichž následuje číslo, které reprezentuje konkrétní regál, například A-2 nebo C-4.

2. Položka: Pro každou položku, kterou chcete inventarizovat, budete muset vytvořit číslo položky nebo popis. Složitost čísla položky se liší. Pokud například prodáte širokou škálu ženských šatů, můžete vytvořit systém číslování, který určuje styl, barvu a velikost každého prodaného šatů. Na druhou stranu byste mohli jednoduše zahrnout všechny šaty pod jedno číslo, vytvořit samostatná čísla pro každou velikost nebo zvolit jinou metodu. Pokud se prodáte s předměty, které jste si zakoupili od velkoobchodu, můžete jednoduše použít skladové číslo velkoobchodníka. To také způsobí, že se změní uspořádání poměrně jednoduché.

3. Náklady: Budete muset znát jednotkové náklady každé položky pro ocenění inventáře. Tyto náklady se mohou měnit při každé nové objednávce. Sledování kolísavých nákladů přímo ovlivní vaše hrubé ziskové rozpětí a náklady na prodané zboží, takže mít přesné číslo bude klíčovým faktorem pro udržení přesné hodnoty P & L.

4. Zdroj: Uveďte jméno dodavatele, od kterého jste zakoupili. Tento záznam vám umožní rychle změnit pořadí objednávek nebo sledovat změny prodejců vedle variability kvality nebo nákladů.

5. Datum: Zaznamenejte datum, kdy jste obdrželi zboží.

6. Množství: Zadejte počet jednotek, které jste obdrželi nebo máte v současné době k dispozici.

7. Změna uspořádání: Na základě předpokládaných prodejů a doby trvání prodejce byste měli určit bod, ve kterém je třeba produkt znovu uspořádat.

8. Činnost: Jak dochází k prodeji, zaznamenávejte datum a množství, pak odečtěte jednotky prodávané z pohotovostního množství. Budete také muset zaznamenat položky, které byly v obchodě poškozeny nebo jinak vykázány jako neprodávané.

Ať už si zvolíte ruční systém nebo softwarové řešení, klíčem k efektivnímu sledování inventáře je pravidelné a rutinní vedení záznamů. V závislosti na vaší firmě budete možná muset aktualizovat manuální záznamy denně, týdně nebo měsíčně. Počítačové řešení může eliminovat řadu ručních úloh, ale i automatizovaný systém bude vyžadovat údržbu, například zadávání nových čísel položek nebo aktualizaci kódů umístění. To znamená vytvořit standardizovaný proces a vzdělávat každého, kdo se ho bude dotýkat, jak ho nejlépe spravovat a udržovat.

Rozhodnutí o tom, zda provést sledování inventáře a nejlepším způsobem použití, musí být konečně u každého vlastníka firmy. Pouze vy můžete určit, zda povaha vašeho podnikání, vašeho objemu a vaše konkrétní problémy mohou mít prospěch z formálních politik správy zásob.