Jak napsat a odeslat profesionální e-mailové zprávy

Když posíláte profesionální e-mailové zprávy, je velmi důležité zajistit, aby zpráva byla dokonalá. Nechcete nechat příležitost vypálit tím, že uděláte nějaké chyby - ať už o tom, jak posíláte e-maily nebo o tom, jak sledovat vaše e-mailové zprávy.

Ať už posíláte zaměstnavateli doprovodný dopis, dopis s poděkováním, rezignační dopis, žádost o doporučení nebo psaní z jiných než osobních důvodů, vždy se ujistěte, že váš e-mail je organizovaný a profesionální.

Zde je, co do vašich zpráv zahrnout, co nezahrnovat a jak zavřít, podepsat a odeslat své e-mailové zprávy.

Pokyny pro profesionální e-mailové zprávy

Subject Line: Řádek předmětu by měl stručně vysvětlit váš účel pro psaní. Váš předmět může být stejně jednoduchý jako "Děkuji" nebo "Žádost o doporučení"

Pozdrav: I když píšete velmi krátký e-mail, zadejte pozdrav. Pokud znáte jméno osoby, uveďte ji. Pokud s osobou nemáte jméno, zavolejte je podle jejich názvu.

Délka: Udržujte svůj email co nejpodrobněji. Lidé mají tendenci zkrátit dlouhé e-maily, takže obsahují pouze důležité informace.

Styl písma: Vyhněte se ozdobným, hravým nebo barevným písmům; tyto jednoduše odvádějí příjemce od skutečné zprávy. Nepoužívejte přehnané tučné a kurzíva, které způsobují, že email vypadá přeplněný. Nepište ani všemi velkými písmeny; to se objevuje jako šílené nebo přehnané v e-mailu.

Emoticons: Nezahrnujte emotikony do profesionálního e-mailu; uložte je pro osobní korespondenci.

Pravopis a gramatika: Právě proto, že píšete e-mail, neznamená, že byste měli být neopatrní ohledně pravopisu a gramatiky. Upravte svůj e-mail před jeho odesláním. Bezchybná zpráva sděluje příjemci, že váš e-mail by měl být brát vážně.

Uzavření: Odhlaste se krátkým "Děkuji", "Nejlepšímu" nebo jinému jednoduchému odeslání a poté své jméno. Většina e-mailových účtů vám umožňuje vkládat do každého e-mailu podpis s vaším jménem, ​​názvem a kontaktními informacemi. Je to úžasný způsob, jak zajistit, aby každá korespondence byla profesionálnější.

Odeslání profesionálních e-mailových zpráv

Ujistěte se, že zpráva byla dokončena

Než kliknete na tlačítko Poslat , zkontrolujte, zda je řádek Předmět e-mailu vyplněn, podpisu odesíláte zprávu správné kontaktní osobě a do pole Skrytá kopie jste odeslali kopii, abyste měli záznam o e-mailové zprávě.

Důkaz o e-mailové zprávě

Než zasáhnete odeslání, ujistěte se také, že kontrolu pravopisu a kontrolu gramatiky a kapitalizace.Jsou stejně důležité v korespondenci v hledání e-mailové práce, když jsou v papíře.

Odeslání zprávy o testovacím e-mailu

Než skutečně pošlete svůj e-mail, odešlete zprávu nejdříve, abyste otestovali, zda formátování funguje. Pokud vše vypadá dobře, přejděte společnosti nebo jednotlivci, kterým píšete.

Odeslat kopii e-mailové zprávy pro sebe

Použijte pole Bcc k odeslání kopie e-mailové zprávy, abyste měli záznam o odeslané zprávě a o tom, kdo jste poslali to, aby.

Zkopírujte své kopie

S mnoha e-mailovými programy můžete odesílat složky. Nastavte složku pro všechny e-maily pro hledání práce a zašlete kopie e-mailové zprávy, kterou pošlete do složky pro hledání úloh.

Kontrola e-mailu pravidelně

Čas je podstatný při hledání práce. Je důležité pravidelně a častěji kontrolovat e-mail, abyste nechyběli žádné důležité příležitosti. Přinejmenším zkontrolujte e-mailovou adresu ráno a časně odpoledne, takže budete mít čas reagovat včas na odpovědi na zprávy, které obdržíte.

Etiketa pro hledání práce
etiketa pro hledání práce, včetně toho, co psát ve vašich e-mailech pro hledání práce, jak formátovat e-mail, jak se ujistit, že je vaše e-mailová zpráva přečtena a vzorové e-mailové zprávy pro hledání práce.

Příklady zpráv elektronické pošty:

• Příklady zpráv elektronické pošty
• Jak formátovat e-mailové zprávy
• Vzorový e-mailový podpis