Jak připravit W-2 mzdové a daňové výkazy

Co je formulář W-2?

Formulář W-2 obsahuje informace o mzdách zaměstnanců vyplácených v předchozím kalendářním roce a odmítnutí těchto mezd, jakož i informace o výhodách a dalších odpočtech z mzdy.

Kdy jsou splatné formuláře W-2?

W-2 jsou splatné zaměstnancům do konce ledna za předchozí kalendářní rok. Pokud je 31. ledna víkend nebo prázdniny, zprávy se očekávají následující pracovní den. Zde jsou uvedeny údaje o termínu splatnosti na konci roku s datem splatnosti daně za běžný rok.

Formuláře W-2 jsou dány Správou sociálního zabezpečení

do 31. ledna. Poté, co jste zaměstnancům dali formuláře W-2, musíte také tyto formuláře předložit společně s formulářem W -3, administraci sociálního zabezpečení (SSA). Ledenová lhůta je pokusem o omezení daňových podvodů, ale to znamená, že byste měli zaměstnancům doručit formuláře W-2 dříve v lednu, takže mají možnost se je podívat předtím, než budou podány. Dřívější distribuce zaměstnancům sníží chyby ve formulářích W-2, takže nemusíte podávat opravu W-2.

Shromažďování informací k přípravě formulářů W-2

Informace pro tento formulář pocházejí z vašeho mzdového rejstříku, který zobrazuje meziroční součty pro každého zaměstnance za mzdy a zadržení spolu s odpočty pro léčebné plány, zdravotní spořitelní účty a další položky.

Zde jsou podrobnější informace o informacích, které budete potřebovat k přípravě těchto formulářů W-2.

Obtížnost:

Průměr - 9 ->

Požadovaný čas:

Závisí na počtu zaměstnanců a počtu odpočtů a dodatečných plateb Zde je návod na přípravu formuláře W-2

2 se připravujete, budete muset zahrnout informace o vaší firmě: číslo zaměstnavatele (EIN) a jméno zaměstnavatele a adresu.

Kontrolní číslo

Pokud zaplatíte mnoho zaměstnanců, můžete na každé W-2 přidat číslo interního řízení. Číslo můžete vygenerovat sami, nebo váš software pro zpracování mzdových účtů může generovat toto číslo.

Výdělky zaměstnanců

Budete také potřebovat Celkové mzdy, tipy a další kompenzace (rámeček 1). Jedná se o hrubé platy pro všechny hodinové a platové zaměstnance. Celková částka zadržení (rámeček 2)

• Celková mzda sociálního zabezpečení (do maximální výše sociálního zabezpečení) (rámeček 3). Některá mzda není zahrnutá v mzdách sociálního zabezpečení, takže budete muset snížit vstup o tyto částky.
• Celková daň z odškodnění v systému sociálního zabezpečení (box 4)
• Celkové mzdy Medicare a tipy (stejně jako celková mzda) (rámeček 5)
• Srážková daň Medicare (rámeček 6). Tato částka zahrnuje částku dodatečné daně z Medicare pro vyšší placené zaměstnance.
• Tipy na sociální zabezpečení (rámeček 7) a přidělené tipy (rámeček 8)
• Dále budete potřebovat informace o zaměstnancích a celkové mzdě a zadržení pro každého zaměstnance za loňský rok:
• Ostatní platby.

1. Možná jste zaplatili předem platby EIC (výnosový kredit) (rámeček 9) a dávky závislé na péči (rámeček 10) vyplácené zaměstnancům.

2. Informace o účasti na penzijním plánu, statutárních zaměstnancích Na každém W-2 je třeba zkontrolovat příslušné políčko, pokud se zaměstnanec podílí na důchodovém plánu (rámeček 13) nebo nekvalifikovaný plán (rámeček 11) zaměstnanec je statutárním zaměstnancem (kolonka 13), nebo pokud zaměstnanec obdržel nemocenské odměnu třetím osobám (kolonka 13

3. rámeček 12
   Kolonka č. 12 se týká částek pro jiné odškodnění nebo hlášení, Některé z nejběžnějších informací pro box 12:

4. Nevybrané sociální zabezpečení, RRTA (drážní železnice) nebo daň z Medicare, na tipy nebo skupinové životní pojištění
   Volitelné odklady do 401 (k), 403 (b) a jiné kvalifikované penzijní plány

   • Nezdanitelné nemocenské odměny
   • Zlaté padákové platby
   • Exkluzivně hrazené stěhové výdaje
   • Příspěvky na zdravotní spořicí účty nebo zdravotní spořitelní účty
   • Určené příspěvky společnosti Roth pod 401 (k) nebo 403 (b) plány
   • Náklady na zdravotní pojištění sponzorované zaměstnavatelem za použití kódu DD 99> podle zpravodajských požadavků zákona o cenově dostupné péči
   • Kolonka 14
   • Položky v kolonce 14 se týkají jiných odpočtů nebo odškodnění, které musí být zaměstnancům zveřejněny za jejich daňové přiznání. Například
   • Důchod po zdanění Auto úhrady

5. Zvláštní daně pro Kalifornii, New York, New Jersey a Washington
   Charitativní příspěvky odečtené z odměny za zaměstnance

   • > Jednotné srážky (náklady na uniformy)
   • Odpočty na odměny Unie
   • Nezdatelné výnosy
   • Výdaje na vozidlo zahrnuté v mzdách (100% leasingové hodnoty zařízeného zaměstnance a zahrnuté do mzdové tarify 1)
   • je také políčko pro položky "Ostatní - ne na seznamu", které jste odebrali od zaměstnanců
   • Státní a místní informace
   • V této části zadáte informace o státních a místních mzdách a zadržení. Zadejte:
   • Všimněte si, že ve formuláři je místo pro dva stavy a dvě lokality. Pokud někdo pracoval ve více než dvou státech nebo lokalitách během roku, použijte druhý W-2, aby obsahoval další informace. (Box 15)
   • Dvoumístný státní kód a státní daňové identifikační číslo vašeho podniku (zeptejte se oddělení vašeho státu na příjmy) (rámeček 15)
   • Státní mzda (box 16)

6. Místní mzdy, pokud existují (box 18)
   Místní daň z příjmů (Box 19)

   Název lokality (rámeček 20) ​​

   • Kontrola přesnosti
   • zaměstnancům (a nakonec i správě sociálního zabezpečení a IRS). Zkontrolujte celkový počet mzdových registrů za rok a spusťte W-3, abyste zajistili přesnost všech informací, které předkládáte.
   • Předtištěné formuláře
   • Pokud tisknete své vlastní formuláře W-2, můžete je získat z několika zdrojů:
   • W-2 je vícedílný formulář. Zde jsou stránky tohoto formuláře:
   • Webová stránka objednávky formuláře IRS (trvá 7-15 dní)

7. Internetový prodejce formulářů nebo kancelářský obchod.
   Kopie A přejde do správy sociálního zabezpečení. Kopie A je obvykle vytištěna v červené podobě.

8. Kopie 1 je pro město, stát nebo lokalitu
   Kopie B je pro podání s federálním daňovým přiznáním zaměstnance

   Kopie C je pro záznamy zaměstnance

   • Kopie 2 je další kopie pro jiné město, stát , nebo lokalita
   • Kopie D je pro záznamy zaměstnavatele.
   • Tisk W-2s
   • Vytiskněte formuláře a zkontrolujte, zda jsou zarovnány s předtištěným formátem, pokud máte jeden.
   • Distribuujte W-2s
   • Zaměstnanci: Kódy B, C, 1 a 2
   • Správa sociálního zabezpečení - Kopie A. SSA vyžaduje odeslat kopii A z každého zaměstnance W-2 , spolu s formulářem W-3, do konce února.
   • Uložte si kopii D pro své záznamy.

9. Stále zmatený formulář W-2?
   Odpovědi na vaše otázky O formuláři W-2 pro rok 2011

10. Tipy na přípravu formuláře W-2

    • DIČ vašeho podnikového daňového identifikačního čísla NENÍ vaše číslo státního daně z prodeje. Mnoho států používá federální daňové identifikační číslo (EIN) a přidá čísla na konec. Informujte se u svého státního oddělení o příjmech.
    • Příjmy z tipů.
    • Příjem důchodců je předmětem daní z oblasti sociálního zabezpečení a daní z Medicare, včetně dodatečné daně z Medicare.

11. Kolonka 12 - Více než 4 položky Pokud máte pro Box 12 více než 4 položky, budete muset položit další položky na druhou položku W-2. Nezahrnujte ale mzdu a odmítnutí zaměstnance na tomto doplňkovém W-2.

Formulář W-3,

1. společně s kopií A ze všech formulářů W-2 zaměstnanců je dlužen do Správy sociálního zabezpečení do 31. ledna. Když jste dokončili W-3 a máte všechny W-2 formulářů, co nejdříve je odešlete zaměstnancům, takže mají možnost posoudit formuláře. Pokud zjistí chyby, můžete je opravit před odesláním konsolidované zprávy do SSA do 31. ledna.
2. Odmítnutí odpovědnosti Informace v tomto "Jak na to" je pro obecné účely, které vám pomohou sbírat informace, které jste je třeba připravit a tisknout formuláře W-2. Není zamýšleno být daňovým poradenstvím a v žádném případě se tato informace nepokouší být úplná nebo vám řekne všechny informace, které musí být zahrnuty ve vašich formulářích W-2. O informace o konkrétní situaci se obraťte na svého daňového poradce.
3. Zpět na
   Výkazy o mzdách a daňových záznamech za rok