Jak uspořádat systém podávání

Je důležité věnovat čas organizaci vašeho systému podávání. Zatímco každý by rád měl bezpapírovou kancelář, skutečnost spočívá v tom, že mnoho malých podniků stále potřebuje ukládat papírové dokumenty, jako jsou faktury, potvrzení atd., A kdy je to možné, je je možné snadno načíst.

Zvláštní důraz je kladen na správné podání. neexistující nebo špinavý archivační systém může přidávat dny zvýšeného úsilí v oblasti daně z příjmů, protože nechcete nechat ujít daňové odpočty z důvodu chybějících příjmů.

A pokud vaše podnikání podléhá auditu a nemůžete předložit požadované doklady na podporu vašich výdajů, Vaše nároky budou s největší pravděpodobností odmítnuty a Vaše daňové přiznání znovu posouzeno.

Jako majitel malé firmy musíte být schopni pracovat na svém pracovišti rychle a snadno. Přestože nastavení systému archivace papíru zní obtížně, je to poměrně snadný úkol, který lze usnadnit několika tipy a triky.

Jak uspořádat systém podávání

(1) Sedněte si u stolu několik minut a zjistěte, kde budete instinktivně hledat věci.

Mám zásuvku napravo od mé pracovní stanice. Když jsem poprvé nastavil svůj systém podávání, neměl jsem v něm nic. Když se podívám na pera, papírové svinky nebo sešívačku, bylo to první místo, na které bych vypadal, i když jsem věděl, že je prázdná. Takže přirozeně jsem do té zásuvky položil tužky, papírové sponky a sešívačku. Pro mě to byl přirozený domov pro tyto věci.

Každý se k tomu bude chovat jinak a to, co funguje pro jednu osobu, nemusí pracovat pro jiné. Několik minut si můžete posedět na svém primárním pracovním prostoru a dosáhnout vybavení, zásob a souborů. To vám pomůže vytvořit ideální místo pro podání těchto položek osobně.

(2) Nyní, když víte, kde budete přirozeně hledat informace, musíte zjistit, zda nejlépe pro vás bude fungovat abecední, číselný nebo předmětový systém.

Jak uspořádáte své papírování do kategorií (tj. Výdaje, finanční, marketing)?

Jak zjistíte, že obchodní výdaje související s papírem, jako jsou bankovní výpisy, účty za služby, výdaje na kancelářské výdaje, záznamy o kilometrech vozidel atd.? A co informace o zákaznících - hledáte věci podle jména klienta? Podle referenčního čísla? Jedná se o kritický krok, jelikož určuje, jakým způsobem vyložíte systém podávání. Jakmile určíte, jaké kategorie použijete, rozhodněte se, jestli potřebujete jít dál a vytvořit podkategorie. Proveďte toto před , abyste si koupili cokoliv pro svůj systém podání.

(3) Dále zhruba určete potřeby vašeho úložiště.

Máte velký počet souborů, ke kterým přistupujete denně?Máte přístup k vašim souborům pouze jednou za týden? Odpovědi určí, zda potřebujete držák na pracovní plochu, dvousložkovou skříňku v blízkosti pracovního stolu nebo čtyři zásuvkové příložné skříně v místnosti.

Zvolte pečlivě. Umožněte růst, když se podíváte na archivy - kupte si něco, co by vyhovovalo dvakrát souborům, které si myslíte, že nyní budete mít. Tím bude omezeno množství, kolikrát budete muset uchýlit se a reorganizovat svůj systém podávání.

(4) Investujte do dobrého systému označování, aby byl zajištěn přehled a snadný přístup.

Možnost čtení štítků souborů je zřejmá, ale jasnost v označení vám ušetří více času, než si dokážete představit.

Většina společností, které vytvářejí štítky, poskytuje šablony, které se integrují s nejoblíbenějším softwarem pro zpracování textu. Možná budete chtít zvážit jeden z malých systémů pro vytváření štítků, které nyní mohou také vytisknout jednotlivé poštovní štítky. Položky, které provádějí dvojí práci, jsou obvykle moudré investice.

(5) Nyní jste připraveni zakoupit složky souborů.

Nejlepší investicí je koupit barevné závěsné složky (ujistěte se, že plastové štítky jsou součástí balení) a obyčejné složené soubory manilů. Barevné závěsné složky jsou nejlepší ze dvou důvodů:

jsou snadno dostupné
usnadňují rozpoznání kategorií

Například pokud dáte všechny klientské soubory do žlutých visící složky, finanční informace v modrých složkách a vše, co souvisí s marketingem v červených složkách, můžete snadno vidět zhruba tam, kde byste měli hledat konkrétní soubor.

Jednoduchý je nejlepší

Princip KISS se týká nastavení systému pro ukládání dat, který je snadný a snadno se rozvíjí. Mějte to jednoduché miláčku! Široké předmětové kategorie vám umožní snadno přidávat nové soubory v průběhu růstu a eliminuje nutnost pravidelného upgradu nebo reorganizace systému podávání.

Udržování jednoduchosti také usnadňuje integraci vašich papírových a digitálních souborů jako součásti celého systému správy dokumentů.

Jít bez papíru Kde je to možné

Pokud se snažíte zelenou svou firmu a přesunem do "Bezpapírového úřadu", můžete skenovat výpisy nákladů a ukládat je s dalšími digitálními účetními informacemi. Některé z novějších softwarových aplikací založených na aplikaci Cloud usnadňují toto používání mobilních aplikací, které vám umožňují zachytit výpis o výdajích z mobilního telefonu a nahrát ho za běhu (viz Nejlepší účetní software pro kanadské malé firmy).

Mějte na paměti, že papírové kopie nebo digitální obrázky výdajů jsou obecně přijatelné pro Canadian Revenue Agency (CRA) za předpokladu, že jsou jasně čitelné. V opačném případě může CRA požadovat, aby se během auditů nebo rutinních žádostí o dokumentaci objevily originály papírových dokumentů, takže originály by měly být vždy uchovávány po předepsanou dobu. (Další informace naleznete v článku Jak dlouho mám zachovat své obchodní záznamy?)