Jak zajistit přesnost dat v kalkulaci nákladů

Mnoho menších a středně velkých podniků učinilo chybu, že nepoužívá plán kalkulace nákladů nebo nevytváří takový, který je vystaven nesprávným datům nebo nedostatečnosti dat. S pevným plánem práce, je snadnější analyzovat průběh celého projektu, podívat se na každý krok a identifikovat všechny oblasti, které potřebují zlepšení. Zásadní časové úskalí a vykolejení lze snadno zabránit dobrým plánem. Také, mít dobrý plán práce s opatřeními pro zlepšení přesnosti dat, dává společnosti přednost proti konkurenci.

Při správném provedení plánu výdělku práce jsou uvedeny následující výhody:

• Přesné vykazování včas.
• Vědět, kde a jak vzniknou náklady.
• Schopnost sledovat náklady a porovnávat je s rozpočty a projekcemi pracovních míst.
• Schopnost provést změny okamžitě, jakmile to bude nutné.
• Databáze informací z minulých projektů, která se používá pro zvýšení přesnosti v budoucích projektech.
• Možnost sledovat na vysoké úrovni stav úkolů zapojených do projektu a celkového projektu.

Aktivní plánování pro výpočet výdajů

Ačkoli rozpočet je finančním páteřím nějakého projektu, ne vždy dostává odpovídající plánování a monitorování. Mnoho menších společností nastavilo pouze dolarovou částku nebo rozsah pro celý projekt. Úkoly nemusí být řádně zkoumány, aby se zohlednily případné rozdíly v nákladech ve vztahu k odhadům.

Také rozpočty jsou zpravidla zanedbávány v průběhu projektu.

Je důležité sledovat rozpočet a provádět pravidelné úpravy. Plánujte to a udělejte úvodní i závěrečný rozpočet.

Je-li rozpočet nastaven, je načase podniknout nezbytné kroky k zajištění přesnosti dat. Jedná se o několik nejlepších postupů pro realizaci plánu spolehlivého pracovního postupu, který zachrání chyby a zajistí správné nahrávání dat.

1. Údaje o trati Důkladně

Jedna z největších chyb ze strany mnoha menších společností není důkladné sledování údajů. Přidejte to k plánu, který není vybudován pevně a existuje recept na katastrofu. Představte si, že jste uzavřeli práci a poté obdrželi účet od dodavatele se strmým pozdním poplatkem. Pozdní poplatek je dodáván s dodatečným peněžitým poplatkem a celková částka za nevypočitatelnou chybu stačí k tomu, aby se zřetelně zhoršila celková ziskovost projektu.

Vytvořte systém pro protokolování plánovaných nákladů a nezapomeňte je sledovat po celou fázi projektu. Mělo by existovat systém s údaji a nákladovými kontrolami pro každou fázi velkého projektu. Vždy vystavujte a sledujte objednávky na nákup, abyste získali jasný obraz nákladů.

2. Vyvinout proces objednávky změny

Když se úkoly začnou překrývat a čas je omezen, může dojít ke změnám rozpočtu, nikoli však k dokumentaci.To může ovlivnit výsledek projektu a jeho předpokládaný zisk. Pokud dojde k jakýmkoli změnám rozpočtu během celého procesu, okamžitě je dokumentujte.

To pomáhá všem zúčastněným stranám pochopit skutečné náklady na práci a zajišťuje platbu pro firmu, která plánuje projekt. Vytvořit systém pro dokumentování a monitorování příkazů ke změně pro všechny zúčastněné strany.

3. Použijte denní časové listy

Pracovní hodiny, které jsou dokumentovány nesprávně, pozdě nebo vůbec neumí, mohou dojít k dosažení rozpočtu po dokončení projektu. Představte si, že jste si přečetli pracovní dobu a všimli si, že několik pracovníků se přihlásilo na úkoly, ale pro tento den nezaznamenalo hodiny a tento vzorek se děje několikrát během celého projektu.

Lidé mohou být ihned zaneprázdněni v projektu a zapomenout si na dokumentaci svého času. Ujistěte se, že každá osoba používá denní časový list a má hlavní seznam, který může správce nebo nadřízený používat k ověřování odesílání časových listů každý den. Je mnohem lepší zdokumentovat čas na denní bázi než na týdenní bázi kvůli přesnosti a zabránění finančním ztrátám později.

4. Porovnejte odhady s aktuálními náklady

Mnoho malých firem dělá chybu, pokud jde o získání odhadů pouze na začátku projektu.

Jak postupuje projekt, mohou nastat potíže, které vyžadují úpravu nákladů.

Náklady na dodávky některých položek se mohou zvýšit a některé projekty mohou vyžadovat větší dodávky než původní odhad. Tyto změny vedou k vyšším celkovým nákladům a mohou to být hlavní škodou, pokud je překvapením na konci projektu. Vytvořte odhady odhadů po celou dobu trvání projektu, abyste se ujistili, že plánované náklady jsou v souladu se skutečnými náklady.

5. Náklady na monitorování v průběhu projektu

Při vývoji projektu lze snadno přehlédnout změny nákladů, dodatečné výdaje a chyby. Existují aplikace a softwarové programy, které vydávají výstrahy, pokud ještě nebyly účtovány určité úlohy nebo pokud projekce nákladů začnou klesat pod skutečné náklady. Představte si dokončení projektu a pak si uvědomte, že hlavní zaměstnání nebylo účtováno. To je jen jeden z mnoha možných způsobů, jak ztratit peníze.

Program sledování je cenným přínosem pro jakýkoli velký projekt a může pomoci profesionálům provádět úpravy, aby zůstal v rozpočtu a držel krok s fakturací. Pokud má program také mobilní aplikaci, usnadňuje sledování a aktualizaci nákladů nebo zasílání účtů odkudkoli. Vždy je lepší dokončit úkoly, které jim přicházejí na paměti, místo aby je odložili, dokud se nevrátí do kanceláře.

6. Minimalizovat riziko chyby kódování

Mnoho společností používá účetní software pro zadávání všech výdajů. Použití externí účetní služby pro zpracování výkazů o výdajích a všech podrobných úloh účetnictví je velkým přínosem a nejpřesnějším způsobem sledování financí. Profesionálové, kteří tyto služby provozují, však musí mít přesná data pro optimální finanční výsledky.

V mnoha případech pracovníci projektů zadávají nesprávné kódy do interních systémů hlášení.Když jsou tyto nesprávné kódy přeneseny do externích účetních oddělení, zaznamenávají se nesprávně a mohou způsobit problémy. Totéž platí pro interní účetní útvary, ale může společnost také stát více času a peněz na nalezení chyb.

Pokud systém kódování způsobuje problémy, je čas znovu provést jeho hodnocení a přijít s jednodušším nebo jasnějším systémem. Alternativně můžete použít elektronické kódování s ověřovacím řádkem pro libovolný vstupní kód, který podrobně popisuje, co kód znamená, a dává uživateli uznání této informace před odesláním.

7. Vědět, kdo provádí změny

Každý odborník chápe důležitost odpovědnosti. Nicméně i profesionálové nemusí vlastnit své chyby, pokud je to možné. Pokud na projektu pracuje několik stran, je důležité zdokumentovat, kdo dokončí úkoly, kdo provádí změny dat, kdo mění finanční projekce a kdo nakupuje. To usnadňuje všem stranám, aby věděli, na koho se mohou obrátit na různé problémy, a rovněž identifikuje, kdo může dělat kritické chyby.

Ačkoli chyby mohou stále ovlivnit výsledek projektu, lidé, kteří je vytvářejí, musí být identifikováni, aby jim pomohli pochopit jejich chyby a provést nezbytné změny, aby předešly stejným problémům v budoucnu. Použití softwarových programů, které vyžadují, aby se uživatelé přihlásili k provedení těchto zásadních změn, je dobrý začátek.

Přesnost dat a náklady na práci je týmovým úsilím

Nejdůležitějším doporučením, které si musíte pamatovat při používání těchto akčních tipů, je udržet projekt v týmu. Každý musí přispět k přesnosti dat pro optimální výsledek projektu. Definujte povinnosti jednotlivých oddělení nebo pracovních týmů a určit, jak se tyto povinnosti a přesnost údajů týkají celkového finančního úspěchu projektu.

Vytvořte prezentaci, která popisuje, jak funguje každá část týmu. Setkat se se všemi předtím, než projekt začne přecházet nad těmito body a zajistit, aby každý pochopil jejich roli a roli ostatních.

Důležitou součástí budování silného týmu a pomáhá jim, aby se zavázali k přesnosti dat v oblasti nákladů, požaduje jejich pomoc. Jednoduše informovat týmy o svých povinnostech a finančních projekcích je pouze informuje. Cítí se cenit, lépe porozumět jejich rolí a aktivně se chtějí účastnit, musí být zapojeni.

Při setkání se všemi členy týmu nastavte brainstorming session. Požádejte o jejich vstup a sestavte plán akcí založený na náhledu a podnětech každého. Vzhledem k tomu, že ne všechny týmy zapojené do projektu plně chápou úkoly nebo úkoly jiných týmů, toto cvičení může zažít dlouhou cestu k řešení možných překážek, skrytých nákladů a dalších otázek.

Všechny tyto pečlivé kroky zlepšují přesnost dat, vytvářejí solidní plán nákladů a přispívají k úspěšnému celkovému projektu.