Základy budování rozpočtu události

Jako plánovač událostí je klíčové zůstat v rozpočtu vašeho klienta. Chcete-li to udělat, potřebujete podrobný rozpočet události, se kterým se vy a váš klient dohodnete.

Ať už jste noví při plánování událostí nebo zkušení profesionálové, udržet rozpočet na události vám pomůže zůstat organizovaní a připraveni na jakýkoli dotaz klientů - a pomůže vám vyhnout se překročení rozpočtu.

Pro základní události, jako je seminář nebo večeře, mohou být užitečné Excel nebo jiné tabulkové programy.

Uveďte následující čtyři kategorie:

• Item
• Projected Expense
• Actual Expense
• Details

Správa rozpočtu události

1. Sledovat náklady na pronájem webu. Jak plánujete samotnou událost a jak se setkáváte se správcem prodejního místa, sledujte všechny plánované nájemné za událost a funkční prostor, úklid, manipulaci se zavazadly a související výdaje.

2. Odhadněte náklady na stravování. Zahrnuje veškeré poplatky za jídlo a nápoje, včetně tipů a odměn, které mohou činit až 30%.

3. Poplatky za přepravu dokladů. Zahrnuje kyvadlové dopravy, autobusy, převody událostí a veškeré související náklady.

4. Přidejte náklady na výzdobu. Většina událostí zahrnuje výdaje na výzdobu, jako jsou výzdoby, květiny, pronájem stanů apod. Zde jsou uvedeny tyto náklady.

5. Poplatky za zábavu a vybavení dokumentů. Běžné výdaje v této kategorii zahrnují zařízení A / V, ale je také dobrým místem pro zařazení honorári do řečníků nebo pokud jste najímali zábavné filmy.

6. Shrnutí poplatků za tisk. Několik malých poplatků za položky se ve skutečnosti skládá za vytvoření větší řádkové položky. Patří sem pozvánky, jmenovky, programové brožury, událostní značky a bannery.

7. Řádková položka pro dárky. Jedním z častých událostí je nikdy nechat hosta nechat prázdnou ruku. Takže, jakýkoli dárek nebo dary, které poskytnete, sledujte náklady samostatně; budete ohromeni, kolik by tyto položky mohly stát.

8. Určete výdaje na činnosti. Pokud vaše akce zahrnuje aktivity jako golf, tenis, lázně, rafting, jízda na kole nebo jiné aktivity, budete si chtít zaznamenat náklady na tyto poplatky zvlášť. Zvažte shrnutí celkových nákladů v tabulce a přiložení členění.

9. Uveďte další výdaje. Pokud nějaký výdaj nespadá do žádné z výše uvedených kategorií, zadejte je zde jako položku s různými náklady.

10. Dejte si kategorii rezervních fondů. V závislosti na velikosti nebo složitosti události si možná budete chtít dát zde až 20% rozpočtu na událost. Navzdory nejlepším plánováním budou poplatky překračovat plánované plány s výdaji, které nikdy neuvažujete. Tímto způsobem nebudete mít nadále žádný rozpočet.

11. Shrňte plánované výdaje. Při sestavování programu událostí budete mít dobrý výhled na celkové výdaje. Toto jsou informace, které budete sdílet s klientem události, abyste se ujistili, že jsou si vědomi rozpočtu na události, aby nebyly později žádné překvapení.

12. Shrňte skutečné výdaje. K tomu dojde po ukončení události. Dílčí součet faktur do výše uvedených 10 kategorií a dokumentovat skutečný rozpočet. Pokud jsou mimořádně příznivé, zjistěte úspory ve skutečném rozpočtu oproti plánovanému rozpočtu a ukažte hodnotu, kterou jste uvedli do role.