Plánování událostí

Každý plánovač událostí, který stojí za svou sůl, ví, že kontrolní seznam plánování událostí je možná nejcennějším nástrojem při plánování úspěšné akce. Jedná se o jeden nástroj plánování událostí, který vás uklidňuje, když se probudíte uprostřed noci v panickém potu přesvědčený, že jste zapomněli na důležitý detail při plánování vaší příští události. S rozsáhlým kontrolním seznamem plánování událostí na vaší straně se můžete k vaší události přiblížit s vědomím, že jste nic nepřehlédli.

Co když se domníváte, že jste velmi organizovaní a již používáte kontrolní seznam při plánování události, ale setkal jste se s situacemi, kdy jste si uvědomili (příliš pozdě), že jste neměli tendenci k nějakým důležitým detailům. Kde jste se pokazili?

Každá událost vyžaduje kontrolní seznam plánování událostí navržený s ohledem na danou událost a přizpůsobený jednotlivým specifikacím události. Takže každý seznam plánování událostí je jiný. Existuje však pět položek, které musíte mít na kontrolním seznamu plánování událostí, a to bez ohledu na to, zda plánujete malou oslavu narozenin nebo velkou firemní funkci.

Přihlaste se ke smlouvám o událostech

To může znít zřejmý, ale ujistěte se, že jste podepsali - a na oplátku obdrželi podepsané kopie - všechny smlouvy, které potřebujete pro vaši akci. To zahrnuje událostní smlouvy s klientem, místo konání, prodejci, hotel, zábavu apod. Pevný handshake je pěkný způsob podnikání, nikoliv způsob, jak zajistit nájem jakéhokoli dodavatele a ne způsob, jak se zavázat k práci pro klienta .

Získejte vše v písemné podobě a neprovádějte žádnou práci ani nepokládejte desetník při plánování akce, dokud nebude podepsána a doručena veškerá písemná práce. Pokud jste plánovač událostí, který potřebuje smlouvu na události pro vaše služby události, klikněte sem.

Potvrďte datum a čas události

Jste kolena hluboko ve fázi plánování této události.

Jak by někdo mohl dostat datum špatně? Dodavatelé mají často jiný obchod. Klienti mohou souhlasit s datem a časem pro událost a pak prostě nezapomeňte upozornit na změnu plánů. Než začnete plánovat svou událost, zkontrolujte datum a čas začátku a konce a zkontrolujte je v písemné podobě, aby se všichni účastnili stejné stránky.

Najděte další pomoc

Nepodceňujte hodnotu další pomoci v den vaší události. Tam je vždy něco, co potřebuje a většina plánovačů událostí je už příliš zaneprázdněný běh události věnovat jejich pozornost situacím, které vznikají. Nájem další pomoci je důležitým krokem, který je často přehlížen, dokud není možná příliš pozdě, než si najme nejlepší zaměstnance pro danou práci. Nezapomínejte na zbytky, pokud jde o pronájem zaměstnanců akce.Položte tuto položku na kontrolní seznam událostí a zajistěte nejlépe vyškolený personál se zkušenostmi, které potřebujete pro svůj rozpočet.

Procházka procházky

Nič se nedá srovnávat s tím, jak si představujete něco ve své mysli, jako kdybyste to zažívali z první ruky. Provádění procházení webu události s klientem a dodavateli je kritickým krokem v procesu plánování událostí.

Představuje příležitost k otázkám, řešení obav a uzavření dohody o uspořádání místnosti, dekoraci, umístění registrace a celkovém průběhu akce. Častokrát, i když si myslíme, že komunikujeme zřetelně, naše vize něčeho je v jasném kontrastu s tím, co si někdo představí na základě našeho popisu. Projděte si fyzický prostor během plánovacích etap, takže v den konání událostí nejsou žádné překvapení.

Zahrňte připomenutí na následné kroky

V ideálním světě by bylo natolik, že by někdo někdo řekl, že bude stačit, aby se práce stala. Bohužel, skutečný pracovní svět nefunguje tímto způsobem, nebo přinejmenším není podnikání plánování událostí. S tolika detaily, které můžete spravovat, a více hráčů zapojených do různých fází události, je snadné se něco ztratit.

Takže, když vytvoříte svůj kontrolní seznam plánování událostí, který vás udrží organizovaně a podle plánu, zahrnujte připomenutí pro některé následné kroky. Například, pokud jste mluvili s dodavatelem o nabídkách nápojů, uveďte položku na kontrolním seznamu plánování událostí, který zní: "Pokračujte s kuchařem na navrhované nabídce" a "Naplánujte si ochutnávku s kuchařem." Při plánování událostí neexistuje něco jako potvrzení něčeho příliš mnohokrát.