Rozdíly mezi plánováním událostí a koordinací

Existuje několik volně definovaných výrazů v odvětví událostí. To znamená slova, která lze interpretovat různými způsoby. Slovo "událost" samo o sobě může znamenat něco od narozeninové oslavy k prospěchu koncertu. Použití různých termínů může vést k nejasnostem a nedorozuměním, konkrétně k názvům pracovních míst. Jedna z největších oblastí zmatku je kolem plánovačů událostí versus koordinátorů událostí.

Plánovače událostí vs. koordinátoři událostí

Mimo průmyslu mnoho lidí nerozumí rozdílu mezi plánovačem událostí a koordinátoří událostí. Obecně řečeno, plánovač rozhoduje kriticky o tom, co, kdy, kdo a jak. Koordinátor události, na druhé straně, je zodpovědný za to, aby se ujistil, že všechny podrobnosti jsou provedeny a že každý dodavatel se zobrazí včas a správně provádí.

Povinnosti plánovače událostí

Plánovač událostí pracuje přímo s klientem, aby určil vizi, potřeby a rozpočet zákazníka. Například pokud je to svatba, plánovač událostí může diskutovat o zamýšleném tónu, stupni formality a velikosti seznamu hostů.

Odtud plánovač událostí navrhne událost, která má klienta zaplatit. Vybírá místo, typ zábavy a pracuje s klientem a určí nabídku. Zaměřují se na položky s velkým obrazem, které dělají událost nezapomenutelnou.

Stát se plánovač událostí trvá několik let zkušeností. Plánovač nese spoustu odpovědnosti za to, že je klient spokojen a navrhuje událost, která vyhovuje potřebám a očekáváním zákazníka.

Předtím, než se stane plánovač, je často potřeba několik let práce jako koordinátor události. Je to důležitý odrazový můstek ke kariéře událostí.

Povinnosti koordinátora události

Koordinátor události se sám nezapojuje do návrhu události. Místo toho jsou zodpovědní za správu jednotlivých komponent, aby zajistily hladký průběh události.

Jakmile plánovač určil vizi události, koordinátor napomůže plánovači, aby to realitu. Mohou se podívat na dodavatele, organizovat termíny dodání a řešit logistické úkoly.

Větší organizace mohou mít pro každého plánovače dva koordinátory, zatímco menší operace mohou mít pouze jednoho koordinátora, který bude sloužit potřebám všech rozhodovacích činitelů. V každém případě existuje obvykle přímá linka dohledu nad postavením koordinátora. Nyní to neznamená, že koordinátoři událostí to mají snadné. Většina z nich má obtížný úkol organizovat vše na místě jen několik hodin před zahájením akce. To samozřejmě je, když nastane většina problémů, a proto je dobrý koordinátor zaměřen, organizován a vynalézavý.

Jedná se o skvělou pozici pro ty, kteří chtějí zahájit kariéru v plánování událostí. Pracovat jako koordinátor vám dává pevný základ pro přesun na roli plánovače událostí později ve vaší kariéře. Silný koordinátor stojí za to, že je v drahocenné zlaté hodnotě pro jakéhokoli plánovače, a jistota práce (pokud jste dobrá ve své práci) je prakticky zaručena.

Chcete-li proniknout do kariéry v koordinaci událostí, může být výhodné získat stáž nebo dobrovolnictví s neziskovým subjektem, které jim pomohou naplánovat své fundraisingové akce. Získáte praktické zkušenosti s koordinací skutečné události a budováním profesionální sítě současně.