Nástin výdajů na plánování událostí

Je těžké naplánovat rozpočet události, pokud nemáte dobrou představu o tom, jaké výdaje budete mít. To se zdá být dost jasné, ale náklady spojené s plánováním událostí mohou pocházet z mnoha různých míst. Právě když si myslíte, že jste identifikovali všechny své kategorie výdajů, objeví se další, který vás pošle zpět na kreslicí desku. Abyste tomu zabránili, sestavil jsem tento přehled výdajů na plánování událostí, abyste měli na paměti při vytváření rozpočtu.

Výdaje na místě

Zde jsou zahrnuty náklady a poplatky zpravidla účtované místem akce. Jedná se často o nejdražší kategorii, ale je také nejjednodušší předvídat, jelikož obdržíte předem formální odhad nákladů. S tím, co bylo řečeno, nezapomeňte ovlivnit variabilní náklady, které se mění s počtem účastníků. Stravování je dobrým příkladem toho, protože vaše náklady na stravu se zvýší s každým přírůstkem do vašeho seznamu.

- 9 ->

Náklady

• Půjčovna pokojů
• Pojištění
• Pojistné krytí
• Parkování

Stravování

• Poplatky
• Daňové a servisní poplatky / poplatky za neplatnost
• Audio / vizuální
• Mikrofony

Obrazovky a projektory

• Internetový přístup
• Ostatní specializované zařízení
• Prodejci třetích stran

Tato kategorie představuje všechny položky a služby poskytované prodejci mimo hostitelské místo. Každý z vás vás bude účtovat nezávisle, takže je důležité, abyste si všichni, s nimiž pracujete, měli blízko.

Použití tabulky vám pomůže uspořádat kontakty prodejce spolu s náklady spojené s jejich službami.

Půjčovny událostí

Linens, stolové lišty a stoly

Stany, staging a zábavní atrakce

• Fyzické předměty neposkytuje místo
• Work and Delivery for Setup / Teardown
• Akcentní osvětlení

Květiny a středy

• Balóny
• Zábava
• Hudebníci nebo DJ

Produkce zahrnuje veškerý personál a zdroje potřebné pro plánování a realizaci události. Tyto výdaje začínají okamžikem, kdy je událost vysněná a pokračují v papírování po události. Stručně řečeno, tato kategorie představuje náklady na organizaci akce, přilákání účastníků a správu administrativních prvků.

• Marketing a registrace
• Tiskové a designové práce
• s

Pozvánky

Registrace

Plánování a organizace

• Kancelářské potřeby
• Náklady na komunikaci
• Cestovní výdaje
• Administrativní výdaje

Ocenění zaměstnanců

• Účetní náklady
• Právní poplatky
• Poplatky za konzultanty
• není kouzelným číslem toho, co byste měli vyčlenit na neplánované výdaje, ale určitě musíte očekávat neočekávané.Někteří plánovači událostí navrhují rozpočet o pět až deset procent nad očekávanými výdaji, zatímco jiní si vyberou kulaté číslo, s nímž bude pracovat. Větší události by samozřejmě měly přidělit více, protože dohled, který je účtován na osobu, by mohl narazit na tisíce dolarů.
• Účelem tohoto obrysu je upozornit na různé typy výdajů na plánování událostí, ke kterým může dojít. Každá událost je jedinečná, takže vaše může obsahovat více či méně položek, které jsou zde uvedeny. Důležité je vědět, odkud budou vaše náklady přicházet. S výhledem na výdaje spojené s konkrétním dodavatelem nebo kategorií může dojít ke zničení rozpočtu, ale nejhorší scénář zcela zapomíná na výdaje až do příjezdu.