Vytvořit profesionální mimo kancelář hlasovou zprávu

Je to léto! Je čas na strávení kvalitního času s rodinou a přáteli a pro dovolenou. To znamená, že hlasové zprávy a e-maily musí být upraveny tak, aby odrážely stav mimo kancelář. Je důležité, aby byla vytvořena profesionální hlasová zpráva a automatická odpověď z e-mailu mimo kancelář, která upozorní zákazníky a spolupracovníky, že podnikáme přestávku od firmy.

Důležité je, že je třeba poskytnout informace o tom, jak kontaktovat někoho v podnikání, když je pryč.

Bylo by velmi frustrující, aby se zákazník odvrátil a nevěděl, jak vás kontaktovat. Nezáleží na tom, jestli máte svou pozici v oblasti prodeje, služeb nebo dokonce vývoje produktů. Všechna volání od zákazníků jsou důležitá a musí se jim věnovat profesionální práci.

Obsah e-mailu upozorňujícího na zákazníky a spolupracovníky, kteří se s vámi snaží komunikovat prostřednictvím e-mailu, by měl být v souladu s obsahem hlasové zprávy, která pozdraví volající. Pokud používáte aplikaci Outlook 2010 a jste připojeni pomocí serveru Microsoft Exchange, nejprve klepněte na kartu Soubor a poté klepněte na ikonu Automatické odpovědi.

Tím začne proces vytváření dočasného e-mailu, který je odeslán všem, kteří poslali e-mail, když jste mimo kancelář. Automatická odpověď je odeslána, protože jste tuto dočasnou zprávu aktivovali. Pokyny k vytvoření tohoto e-mailu naleznete krok za krokem: E-mail mimo kancelář pro Exchange

Pokud nejste připojeni přes server Microsoft Exchange, proces se mírně liší, protože neexistuje žádná položka "Automatické odpovědi" na těchto typech e-mailových účtů. Pokyny k vytvoření stejného typu e-mailu pro uživatele bez serveru Exchange naleznete krok za krokem: Out of Office pro všechny ostatní

Dalším krokem je vytvoření obsahu e-mailu, který bude zaslán všem, kteří vám posílají e-maily, když jste mimo kancelář. Tento e-mail by měl informovat o tom, jak dlouho budete mimo kancelář, jak můžete být během Vaší nepřítomnosti dosaženo (pokud je to vhodné) a kdo v podnikání kontaktovat namísto vás, pokud nechcete, aby jste se dostali během vašeho pobytu mimo kancelář.

Příklad:

Dobrý den,

Děkujeme za váš e-mail. V současné době jsem mimo kancelář a vrátím se v pondělí 1. prosince. Během této doby budeme mít omezený přístup k e-mailu, takže můj reakce se možná mírně zpozdí. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, zašlete prosím e-mail mému asistenti Barbary Colsonovi. Její e-mailová adresa je bcolson @ xyz. com.

Šťastné svátky!

Shahira

Společnost Microsoft nabízí šablony a další příklady, které lze nalézt zde: Šablony a příklady mimo kancelář.Nezapomeňte tuto dočasnou zprávu vypnout, když se vrátíte do kanceláře, jinak vám bude kdokoli, kdo vám po návratu do kanceláře pošle emailem, i nadále přijímat stejnou zprávu.

Nyní, když jste vytvořili odchozí poštu, je snadné vytvořit podobnou a konzistentní odchozí hlasovou zprávu, která pozdraví všechny volající. Použijte stejné slova z e-mailu, odkaz na koho byste měli kontaktovat ve vaší nepřítomnosti a uveďte, kdy se vrátíte.

Pro hlasovou zprávu je nutné zadat telefonní číslo osoby namísto její e-mailové adresy.

Příklad:

Dobrý den,

Dosáhli jste stolu Shahiry Raineri. Prosím, poslouchejte celou tuto zprávu. Od pondělí 5. ledna budu mimo kancelář. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, volejte svého asistenta, Barb Colson. Její telefonní číslo je 212-555-xxxx.

Těším se, že s vámi mluvím, až se vrátím. Dík.