Jak najít správné místo konání

Rozhodování o tom, že nejlepší místo nebo místo akce je rozhodující pro váš celkový úspěch. Zatímco plánování konání trvá nějakou dobu, nemusí se cítit ohromující. Pro mnoho profesionálních plánovačů akcí a amatérů může být skutečně zábavná výzva.

Za předpokladu, že jste již určit typ události, kterou plánujete, a jeho účel, je třeba uvažovat o mnoha dalších faktorech, jakmile začnete proces výběru místa konání.

Následující přehled vám pomůže při výběru perfektního prostoru pro události.

Identifikujte své cílové publikum a znáte své hosty

Když plánujete konání akce, jednou z nejdůležitějších informací, kterou musíte vědět, je, kdo budou vaši hosté a kolik byste očekávali. Zatímco typ události určitě informuje výběr místa, jeden z největších omezujících faktorů pro prostor události je jeho kapacita. Ujistěte se, že znáte alespoň přesný odhad (může to být rozsah) počtu hostů, protože to okamžitě omezí vaše možnosti konání. Měli byste také zvážit vaše publikum. Ujistěte se, že místo konání odráží nejen samotnou událost, ale také chutě a očekávání hostů.

Určit data události

Zkontrolujte kalendář, protože načasování ovlivní mnoho rozhodnutí, včetně místa, které si vyberete. Po vašem seznamu hostů bude dalším dnem vašeho události další omezující faktor.

V závislosti na typu akce, kterou plánujete, můžete zjistit, že buď budete muset být flexibilní s datem vašeho konání, abyste získali místo, které chcete, nebo budete muset být flexibilní s výběrem místa konání, abyste získali datum ty chceš. Měli byste začít plánovat, abyste věděli, kde jste vy nebo klienti flexibilní.

Zde je několik otázek, které je třeba zvážit:

• Kdy jsou s největší pravděpodobností vaši hosté k dispozici na základě svých plánů?
• Jaká místa mají pro tyto časy vhodný a dostupný prostor?
• Kdy je nejlepší čas, aby váš manažerský tým udržela událost?

Vypočítejte rozpočet

S rozpočtem s otevřeným rozpočtem si každý může naplánovat skvělou událost a mít nekonečný výběr možností. Ale víc než pravděpodobné, vaše finanční prostředky jsou omezené a měli byste si od začátku uvědomovat, jaké jsou vaše finanční omezení - a to i v případě, že váš rozpočet na události je jednoduchý odhad nebo rozmezí. Plánovač událostí může vždy naplánovat skvělou akci v rámci rozumného rozpočtu.

• Spadají se vaše prostory v rámci vašich rozpočtových parametrů pro náklady na prostor, techniku ​​a stravování?
• Vyjednali jste příznivou sazbu za služby a prokázali jste hodnotu vaší role?
• Povolili jste flexibilitu v rozpočtu, pokud náklady na řádkové položky přesahují plán?

Vynechte různá místa

Jakmile jsou počet seznamů hostů a možné data události zúžené, je důležité určit místa, kde by událost mohla být zadržena. Hotely a akce nebo konferenční centra jsou některé z nejoblíbenějších míst pro firemní akce a svatební hostiny, ale nejsou to jediné možnosti.

Toto je čas být tvůrčí ve svém myšlení. Zvažte následující:

• Na základě tématu vašeho setkání, jaké tři nejvhodnější místa vám připomínají?
• Kde by se vaši hosté radši zúčastnili tohoto setkání?
• Co bude pro hosty nejvhodnější?
• Jinak než hotel, jaké neočekávané lokality by mohly zvýšit míru RSVP?

Najděte správný typ prostoru události

Místo, které vyberete, musí mít vhodný prostor pro typ události, kterou plánujete. Vaše akce bude vyžadovat taneční parket? Potřebujete systém PA? Co je to na pódiu reproduktoru nebo na obrazovce projektoru? Jaké nastavení tabulky potřebujete? Kromě zvážení těchto druhů otázek, zde jsou některé z nejlepších plánovacích míst, které si můžete položit sami sebe:

• Splňuje místo konání zvláštní kritéria vašeho programu nebo události?
• Může se jednat o vaši produkci, zábavu, A / V, zvuk a další technické potřeby?
• Podmínka zařízení odráží vysoké standardy vaší organizace?

Zvažte služby a omezení v místě konání

Kromě nalezení správného typu prostoru pro události se budete chtít podívat na typy dalších služeb nabízených místem a rozhodnout o jejich hodnotě pro vaši událost. Některá místa budou mít také preferovaný seznam prodejců, z něhož musíte pracovat, abyste našli dodavatele nebo dodavatele pro další služby. Jiné prostory mají omezení na výzdobu nebo jiné aspekty události samotné. Některé otázky, které se vás mohou zeptat, zahrnují:

• Má toto místo dobré možnosti parkování nebo komorník?
• Poskytuje toto místo jistotu?
• Poskytuje toto místo doplňkové služby, jako je catering, květinové uspořádání, pronájem ložního prádla a stolu atd.?
• Má toto místo setkání a vyčistit posádku?
• Toto místo omezuje, s jakými dalšími dodavateli pracujete?
• Má toto místo místo pro potraviny a nápoje?

Zvažte reputaci místa

Reputace místa pro službu je kritická. To je často rozdíl mezi držením dobré události a produkcí skvělé události. Způsob, jakým se místo konání řídí jeho zařízení, zaměstnanci a klienti, bude vždycky zapamatováno. Chcete-li získat smysl pro reputační hodnotu místa konání, zvažte následující otázky:

• Jaká je doba trvání manažera konference, manažera stravování nebo výkonného kuchaře?
• Bude vedení považovat za VIP klienta nebo za jeden z více programů?
• Jak velkou flexibilitou je místo, které se chtějí rozšířit i na vás?
• Jsou k dispozici posudky nebo recenze?
• Umožňuje místo konání fotografií z událostí podobných vašim?

Naplánujte si návštěvu

Pokud logistika a čas absolutně neumožní, měl by každý plánovač událostí provést kontrolu místa před uzavřením jakéhokoli místa.Obrázky mohou být velmi užitečné, ale existuje mnoho aspektů, které lze hodnotit pouze osobně. Požádejte o prohlídku místa konání, včetně všeho od parkoviště až po vchod a prostor pro akce do koupelny. Budete rádi, že jste to udělali!

Zahrnout předvolby klientů

Na konci dne musí plánovači událostí předložit svým klientům doporučení týkající se místa konání (ať už se jedná o interního klienta, jako jsou vedoucí pracovníci společnosti nebo vedení nebo externí zákazník) a získat schválení. Jediná otázka, se kterou se septáte ohledně klienta během fáze plánování konání, bude klient schvalovat mé doporučení (doporučení)? Abyste mohli odpovědět na tuto otázku s určitou jistotou, musíte se ujistit, že jste od začátku chápali očekávání a preference klienta.