Video: Import Excel tabulky do systému Pohoda 2024
Tento kontrolní seznam výběrového softwaru vám pomůže najít správný účetní software před zakoupením. Málokteré malé podniky investují značné množství času a zdrojů do dotazování správných otázek před výběrem programu účetního softwaru, aby zajistily, že nejlepší volba bude pro jejich podnikání. Místo toho je volba účetního softwaru zpravidla spěchá, vzhledem k malému, pokud vůbec nějakému, přemýšlel, zda existují lepší alternativy.
Pokud vybíráte účetní softwarovou aplikaci pro vaši malou firmu nebo uvažujete o aktualizaci nebo změně softwarových programů, můžete použít tento kontrolní seznam pro výběr výběrového softwaru jako prostředek, který bude následovat několika kroky uvedenými níže pomůže vám najít správný účetní program pro váš malý podnik.
Krok 1
Měli byste požadovat zpětnou vazbu od všech vašich zaměstnanců, kteří budou používat významný způsob účetního softwaru, aby vám pomohli poskytnout informace o tom, zda software splní své požadavky potřeby. Pokud je vaše malá firma dostatečně velká, s různými odděleními nebo divizemi, můžete vytvořit technologickou komisi, která má alespoň jednoho zástupce z každého významného oddělení nebo oddělení vyhodnotit softwarové programy, které uvažujete o nákupu.
Krok 2
Měli byste mít každého zaměstnance nebo zástupce ve technologické komisi připravit analýzu potřeb a vývojový diagram svých významných procesů.
Analýza potřeb by měla být seznamem požadavků, které musí každý zaměstnanec nebo oddělení vykonávat své každodenní úkoly. Analýza potřeb načrtne požadavky, které pro vás máte účetní software, který můžete poskytnout dodavateli, aby zjistil, zda software splňuje vaše požadavky.
Vývojové diagramy vám představí vnitřní procesy, které používají vaši zaměstnanci k plnění svých úkolů. Vývojové diagramy budou užitečné alespoň z několika důvodů: (1) zjistíte, že určité kroky mohou být odstraněny, aby se zefektivnila vaše činnost a ušetřila společnost čas a peníze; (2) budete moci zjistit, které kroky jsou prováděny ručně, abyste zjistili, zda účetní software, který uvažujete o nákupu, pomůže automatizaci těchto úkolů; a (3) tyto vývojové diagramy můžete použít jako základ pro vytváření nebo aktualizaci příruček o zásadách a procedurách vaší společnosti nebo pro pracovní postupy zaměstnanců v této době.
Krok 3
Měli byste vytvořit účet pro váš účetní software. Doporučuji sestavit rozpočet jako řadu cen, které budete považovat za nákup, protože byste mohli zjistit, že dražší účetní softwarová aplikace automatizuje více úkolů, takže její zvýšené náklady mohou být odůvodněny.
Krok 4
Vaše zaměstnanci nebo technologická komise mohou mít možnost identifikovat potenciální účetní softwarové programy, které vyhovují vašim potřebám, abyste se mohli těmto programům blíže podívat. Možná budete chtít zvážit konzultace s nezávislými odborníky, jako jsou například konzultanti v oblasti technologií a certifikovaní účetní, aby si mohli vyžádat názor na možné programy, které by vyhovovaly vašim potřebám.
Účetní bude mít znalosti a zkušenosti o tom, co používají ostatní malé firmy, a může mít zkušenosti s použitím různých programů účetního softwaru jako koncového uživatele. Technologický konzultant vám může poskytnout představu o jakýchkoli závažných technologických problémech, s nimiž byste se mohli setkat při implementaci nového účetního softwarového programu založeného na specifikacích, jako je to, zda je kompatibilní s jinými externími programy, které potřebujete pro vaši firmu nebo nový hardware může být potřeba zajistit, aby program fungoval správně, což může ovlivnit váš rozhodovací proces.
Krok 5
Měli byste provést demo jakéhokoli účetního softwarového programu, který je na vašem krátkém seznamu k nákupu, aby bylo zajištěno, že bude vyhovovat vašim potřebám. Můžete také požádat o bezplatnou zkušební verzi programu, pokud se obrátíte na dodavatele. Můžete mít své zaměstnance spouštět své každodenní úkoly na zkušební verzi, abyste získali ještě lepší představu o tom, jak se software staví proti svým konkurentům.
Pomocí těchto kroků vám pomohou správné volby programů účetního softwaru pro vaše malé firmy.